Biên bản giao nhận hàng hóa là một nhu cầu phổ biến ở trong xã hội hiện đại. Để đảm bảo một cách tối đa lợi ích cho cả hai bên khi có biên bản bàn giao hàng hóa. Dưới đây 123job sẽ giúp bạn tìm hiểu kĩ hơn về vấn đề này.
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa là những mẫu biên bản mà bạn có thể sử dụng khi thực hiện các thủ tục giao hàng, nhập kho,… đối với những doanh nghiệp cá nhân. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa là một nhu cầu khá phổ biến trong xã hội hiện đại. Để đảm bảo được tối đa lợi ích cho cả hai bên khi làm biên bản giao nhận hàng hóa , và tránh được mọi sự cố sẽ có thể xảy ra khi giao hàng. Những biên bản giao nhận hàng hóa bạn có thể sử dụng khi thực hiện với những thủ tục giao hàng, nhập kho,... đối với doanh nghiệp cá nhân. Cùng 123job tìm hiểu về biên bản giao nhận hàng hóa là gì? Những thông tin bổ ích dành cho kế toán viên
I. Biên bản giao nhận hàng hóa được hiểu như thế nào?
Biên bản giao nhận hàng hóa là gì
Biên bản giao nhận hàng hóa được hiểu tương ứng với biên bản sẽ được lập và ký khi cả hai bên đã và đang thực hiện quy trình mua bán với một số lượng và chất lượng phù hợp, như đã có trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa. Để thực hiện những công việc giao hàng và nhận được hàng hóa, cần có một cơ sở pháp lý để so sánh các hoạt động sau này khi có vấn đề phát sinh liên quan. Do đó, bất kỳ sản phẩm nào bạn khi muốn giao phải có một biên bản để bàn giao hàng hóa và nhận hàng giữa các bên, dù lớn hay nhỏ. Hàng hóa của bạn cũng sẽ được sắp xếp, kiểm tra và xác minh nó dễ dàng và chặt chẽ hơn.
Sau khi kết thúc một hợp đồng mua bán hàng hóa thì những người bán sẽ giao chúng cho phía người mua trong thời gian và các chi phí được chỉ định và quy định nó trong các điều kiện của hợp đồng. Lúc này những biên bản bàn giao hàng hóa sẽ được ký kết bởi hai bên để có thể thực hiện hoàn tất tất cả những thủ tục cũng như các chứng từ có liên quan ở trong quá trình mua bán. Sau khi cả bên mua và bên bán xác nhận số lượng của sản phẩm được giao theo tiêu chuẩn và chất lượng đem lại những lợi ích cho cả người mua và người bán.
Hiện nay, thị trường kế toán đang càng ngày càng cạnh tranh khốc liệt cho nên để đáp ứng được những nhu cầu công việc thì bạn nên tiếp xúc với các mẫu biên bản bàn giao này. Đây là một trong những loại giấy tờ quan trọng mà khi làm công việc kế toán bạn sẽ thường xuyên tiếp xúc với nó. Vì vậy, nắm bắt kỹ các thông tin dưới đây cũng là một cách giúp bạn bớt bỡ ngỡ và dần làm quen với công việc trong tương lai. Đây sẽ là điểm cộng giúp bạn được phía nhà tuyển dụng đánh giá cao hơn so với các ứng viên khác, bạn sẽ có thể tìm việc nhanh và dễ dàng có được công việc,
Xem thêm: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất năm 2021 - hướng dẫn lập chi tiết
II. Những thông tin về biên bản giao nhận hàng hóa
Những thông tin về biên bản giao nhận hàng hóa
1. Những nội dung bắt buộc cần có
Hiện tại đã có nhiều loại biên bản giao nhận hàng hóa. Đây được coi là một tài liệu cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Được ví nó như một căn cước chứng minh khi bên bán đã giao hàng đầy đủ và nhằm đáp ứng đúng những yêu cầu của bên mua.
Biên bản này sẽ có thể giúp bạn phòng tránh sự kiện tụng hay nhầm lẫn trong quá trình sản xuất và giao hàng hóa làm ảnh hưởng đến người bán và người mua. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cũng sẽ được gọi ngắn gọn là giấy biên nhận.
Những báo cáo này thường được phân chia thành 02 bản, đồng thời mỗi bên sẽ giữ đồng thời 2 bản này với giá trị pháp lý ngang nhau. Để tạo ra những điều kiện thuận lợi cho công việc trao đổi, giao nhận cũng như vận chuyển hàng hóa, nhiều công ty/doanh nghiệp đã và đang áp dụng việc soạn các biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh để nhằm mở rộng thị trường và tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực kể cả ở trong nước lần ngoài nước.
Đối với các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh theo tiêu chuẩn, thường được áp dụng bởi rất nhiều công ty, bạn có thể tìm kiếm với các từ khóa: mẫu biên bản giao nhận hàng hóabằng tiếng Anh, biên bản giao hàng hóa tiếng Anh là gì,…. mẫu biên bản giao nhận hàng hóa hiện đang được chia thành các loại nhỏ với rất nhiều mẫu mã khác nhau. Hãy tìm một mẫu biên bản bàn giao hàng hóa để đáp ứng tiêu chuẩn không phải là một vấn đề quá khó khăn hiện nay. Bởi bạn có thể truy cập trực tuyến hay truy cập Google và nhập từ khóa thì nó đã cung cấp cho bạn hàng chục triệu các kết quả phù hợp. Một số những từ khóa phổ biến có thể được đề cập như: Biên bản giao hàng tiếng Anh là gì, mẫu biên bản giao hàng và nhận hàng bằng tiếng Anh, mẫu giao hàng hóa và hồ sơ vật tư, các biên bản giao nhận hàng hóa,…
Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa, các biên bản nhận hàng hóa, giấy nghiệm thu hàng hóa vật tư,... thường được gọi một cách đơn giản chính là giấy giao hàng và chúng sẽ thường phân thành nhiều loại mẫu khác nhau song đa số chúng đều sẽ có những thông tin chung là
Nội dung và các thông tin cơ bản về giao hàng, như: tên loại hàng hóa cần giao, số lượng của hàng hóa, đơn giá, giá trị thực của từng loại hàng hóa và xác nhận để nhận đủ số lượng hàng hóa
Cam kết của cả hai bên đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu như các bên liên quan không được tôn trọng chính xác và đầy đủ với các điều kiện giao hàng và việc tiếp nhận hàng hóa, ...
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa sẽ được lập ra thành 02 bản, mỗi bên liên quan sẽ giữ một bản, các bản sao đó có cùng giá trị pháp lý. Hiện nay, tất cả những biên bản về giao nhận hàng hóa sẽ đều được xây dựng nó theo một tiêu chuẩn chung. Tuy nhiên, khi đối với mỗi loại hàng hóa, mỗi lần, đối với mỗi một khách hàng,... sẽ có những sự khác biệt, một số công ty vận tải áp dụng nhiều ưu đãi cho các công ty, khách hàng dài hạn, vận chuyển hàng hóa với một số lượng lớn... Nếu bạn muốn tìm biên bản giao nhận hàng hóa hay là cơ sở dữ liệu chính xác nhất cho doanh nghiệp đó của bạn, hãy truy cập vào Internet và tìm kiếm đến các từ khóa liên quan tới những loại biên bản này. Loại biên bản này cũng khá tương tự như biên bản giao nhận tài sản đang được sử dụng rộng rãi hiện nay. Cả hai đó đều là những giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp
2. Lý do tại sao cần phải lập biên bản bàn giao hàng hóa
Đây được coi đó là một loại nhận dạng quan trọng,để chứng minh rằng bên A đã giao hàng đầy đủ cho bên B theo đúng thời gian đã thỏa thuận. Loại biên bản này thường chính là một cơ sở khá quan trọng xác định xem ai chịu trách nhiệm nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên. Vì lý do đó , tốt nhất bạn nên chuẩn bị sẵn cho chính mình một biên bản bàn giao hàng hóa thật hoàn chỉnh để có thể bảo vệ được mình hiệu quả trước những tình huống không mong muốn xảy ra
3. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa mới nhất hiện nay
Download mẫu biên bản giao hàng
Xem thêm: Biên bản đối chiếu công nợ là gì? Cách lập và những sai sót cần tránh
III. Lưu ý không thể bỏ qua khi lập biên bản bàn giao hàng hóa
Lưu ý không thể bỏ qua khi lập biên bản bàn giao hàng hóa
1. Mọi thông tin phải chính xác đầy đủ
Cần cung cấp và kê khai đầy đủ các thông tin trong biên bản giao nhận hàng hóa, đó là một lưu ý đầu tiên cần phải nhớ. Trước hết, hãy tập trung vào việc cần kê khai các thông tin cá nhân như tên họ, địa điểm và quan trọng và thông tin liên hệ của cả bên giao và bên nhận một cách chính xác nhất. Bên cạnh đó, biểu mẫu này cần phải bao gồm các thông tin có liên quan đến hàng hóa, sản phẩm, thiết bị, vật tư, tài sản,...
Trong trường hợp như đó là sản phẩm, hàng hóa thì phải kê khai giá thành theo những đơn giá rõ ràng, thời hạn giao hàng mà đã cam kết, thông số kỹ thuật của sản phẩm và điều quan trọng đó là số lượng sản phẩm, hàng hóa,... Trong trường hợp đó là tài sản, thì giá trị cụ thể của tài sản đó phải được ước tính một cách kỹ càng, trách nhiệm, quyền hạn cũng về như các điều kiện kèm theo gắn liền cho bên phía nhận hàng.
2. Thực hiện đồng thời với hợp đồng vận chuyển hoặc mua bán hàng hóa
Trên thực tế đó, biên bản giao nhận hàng hóa nên cần được soạn thảo và thực hiện một cách đồng thời, cùng lúc với những hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán, hợp động vận chuyển hay có thể là cam kết ban đầu đó về điều khoản giao nhận. Điều này có thể là để hỗ trợ bạn tối đa trong việc nắm bắt được được tình hình. Nếu như có đến tận thời điểm cuối tháng mới bắt đầu gấp rút soạn thảobiên bản giao nhận hàng hóa. Lúc này, vừa có thể dễ gặp sai sót, vừa có thể mặt khác lại không theo sát được và nắm bắt kỹ càng được tính hình giao nhận.
3. Nhất định phải có chữ tươi
Nhiều người khi không hiểu được chữ ký tươi là gì. Đó chính là dấu hiệu mang tính chất biểu tượng, được thể hiện sự đồng tình và có chấp thuận hài lòng của cả bên nhận hàng và cả bên giao hàng. Chính vì thế, ở cuối mỗi biên bản, thông thường bắt buộc cần phải có chữ ký tươi, không được thiếu chữ ký tươi đó của một bên nào cả. Trong trường hợp biên bản nếu không có chữ ký và tên, cũng như không đóng dấu hợp lệ và đầy đủ nhất thì về mặt pháp lý, biên bản đó sẽ không có giá trị gì.
4. Một số lưu ý khác
Tưởng chừng như khá đơn giản, tuy nhiên nếu như bạn không điều biết bản chất cũng như tầm quan trọng của mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thì bạn sẽ bỏ qua những “tình tiết” quan trọng mang tính quyết định. Chính vì thế, ngoài các thông tin được khuyến nghị về nội dung phải có ở trong biên bản, về việc lập đồng thời các loại tài liệu về biểu mẫu khác, về các chữ ký xác nhận và đóng dấu thì những người soạn thảo cũng như làm thực hiện các biên bản giao nhận hàng hóa cần phải lưu ý một số điểm sau đây: Biểu mẫu biên bản giao nhận hàng hoá cần phải được sao chép hoặc soạn thành hai bản.
Vì vậy, cá nhân người thực hiện soạn thảo biên bản đó cần tham khảo trước một vài mẫu đã được thực hiện trước đó. Vì tính chất pháp lý đó và cũng là tự bảo vệ quyền lợi của mỗi bên. Chính vì thế, không chỉ về phía nhận mà cả phía giao bán thì cũng nên chủ động trong việc bảo quản thật tốt mẫu biên bản giao nhận hàng hóa. Cuối cùng, trách nhiệm của mỗi bên đó là phải dùng biên bản này một cách thật cẩn thận, không sửa đổi, điều chỉnh nội dung hay về bất cứ hành vi nào vi phạm pháp luật.
Xem thêm: MOU là gì? Những thông tin cần biết về biên bản ghi nhớ trong kinh doanh
IV. Quy trình giao nhận hàng hóa an toàn và khoa học nhất
Quy trình biên bản giao nhận hàng hóa
Bước 1: Tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng
Quý khách hàng sẽ có nhu cầu vận chuyển hàng hóa tới địa điểm nào đó có thể liên hệ với bên đơn vị vận chuyển. Khi đó họ sẽ có nhân viên tư vấn hướng dẫn cho khách hàng lựa chọn dịch vụ và vận chuyển theo nhu cầu cũng như cử người xuống tận nơi để kiểm tra, hoặc xác minh nó qua điện thoại về trọng lượng, về kích thước, số lượng của hàng hóa, cung đường mà khách hàng yêu cầu vận chuyển đến.
Sau khi đã xác minh qua điện thoại hoặc cử người xuống để kiểm tra đơn vị vận chuyển sẽ trực tiếp tiến hành báo giá cho phía khách hàng đầy đủ và chi tiết nhất.
Bước 2: Lấy hàng tại địa chỉ khách hàng yêu cầu
Sau khi tiếp nhận các thông tin từ phía khách hàng và theo thỏa thuận xong giá cả, các công ty vận chuyển sẽ cử người và những phương tiện vận chuyển xuống tận nơi tập kết của hàng hóa để vận chuyển tới nơi nhận.
Quy trình nhận hàng này sẽ được giám sát bởi các khách hàng và thực hiện nó một cách cẩn thận để nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Nếu khách hàng không có thời gian để đóng gói hàng hóa, bên phía công ty đơn vị vận chuyển cũng sẽ có những dịch vụ đóng gói hàng hóa tùy vào nhu cầu như đóng gói loại hàng dễ vỡ, đóng gói máy móc hay các linh kiện điện tử …. để đảm bảo về quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ diễn ra thuận lợi nhất. Sau đó cả hai bên sẽ ký kết vào mẫu biên bản giao nhận hàng hóa.
Bước 3: Vận chuyển hàng tới nơi yêu cầu
Sau khi đã nhận hàng hóa và bốc xếp lên những phương tiện vận chuyển phù hợp và bên công ty vận chuyển tiến hành di chuyển các hàng hóa tới nơi nhận theo yêu cầu của khách.
Quá trình di chuyển của hàng hóa này sẽ được bên đơn vị vận chuyển đảm bảo an toàn cho các hàng hóa được vận chuyển, cam kết sẽ không xảy ra tình trạng các nhân viên lấy cắp, mất mát về hàng hóa của khách.
Thời gian vận chuyển của hàng hóa sẽ phụ thuộc vào những cung đường tới địa điểm tiếp nhận, tập kết mà bên khách hàng yêu cầu.
Tuy nhiên hầu hết những đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ trực tiếp cam kết vận chuyển các hàng hóa đúng thời gian như trong những bản hợp đồng đã thỏa thuận với các khách hàng trước đó. Trừ những trường hợp bất ngờ như thiên tai, lũ lụt…
Bước 4: Giao hàng đến nơi yêu cầu của khách hàng
Đây là chính bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa. Sau khi đã vận chuyển hàng đến đúng địa chỉ nhận theo yêu cầu của phía khách hàng, đơn vị vận chuyển sẽ phải cho công nhân bốc dỡ hàng hóa ở trên xe xuống và vận chuyển nó vào địa điểm tập kết theo như yêu cầu của khách hàng, đây là một dịch vụ đi kèm.
Tuy nhiên, so với các địa điểm tập kết hàng hóa xa, mất thêm nhiều thời gian, thì nhân lực khách hàng sẽ cần phải chi trả thêm chi phí.
Xem thêm: Biên bản thỏa thuận và những điều cần chú ý khi viết biên bản thỏa thuận
V. Kết luận
Trên đây là những thông tin, đính kèm các biểu mẫu về biên bản giao nhận hàng hóa muốn thông tin đến bạn kịp thời. Hiểu được đúng về tính chất và tầm quan trọng cũng như về cách viết mẫu biên bản giao nhận này đó là một cách bạn có thể thuận lợi hơn trong quá trình làm việc với những đối tác khách hàng!
Trang chủ 
Cover letter 
Mẫu CV 
Tài khoản 
Thêm