Biên bản giao hàng là gì? Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất

Hoạt động giao nhận hàng hóa chính là giai đoạn cuối của hoạt động mua bán, bên giao sẽ giao hàng đúng theo thỏa thuận và sau đó bên mua sẽ nhận hàng, kiểm tra lại. Lúc này, các bên sẽ có văn bản xác nhận với nhau, và sẽ sử dụng mẫu biên bản giao hàng.

Hoạt động mua bán hàng hóa chính là một trong những hoạt động phổ biến ở trong kinh doanh, và nó có liên quan trực tiếp đến hoạt động của các tổ chức, hoặc các doanh nghiệp nên mọi giai đoạn sẽ đều phải được làm thật cẩn thận để tránh những tranh chấp xảy ra sau này. Do đó họ sẽ cần đến các biên bản, và trong đó có biên bản giao hàng. Theo bạn biên bản giao hàng là gì? Những mẫu biên bản giao nhận hàng hóa? Lý do mà bạn cần phải viết biên bản giao nhận hàng hóa là gì? Vậy nên trong bài viết dưới đây 123job sẽ bật bí đến bạn đọc về biên bản giao hàng, mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và cách viết biên bản giao nhận hàng hóa nhé!

I. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Đầu tiên hãy cùng tìm hiểu về biên bản giao hàng là gì? Đây là văn bản thể hiện việc giao hàng, và nhận hàng đã xảy ra ở trên thực tế, theo đó mà bên bán đã giao hàng cho bên mua và cũng như là việc bên mua đã nhận được hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó.

Biên bản giao hàng là một loại giấy tờ hết sức quan trọng, kể cả khi mà chỉ giao nhận hàng hóa có giá trị nhỏ. Văn bản này sẽ đảm bảo được cho quyền lợi và cũng như là sự thỏa thuận của hai bên.

Biên bản giao nhận hàng hóa là gì

Thường thì biên bản giao hàng này sẽ được lập ngay sau khi mà hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Bên bán sẽ thực hiện giao đúng chủng loại, cũng như là số lượng hàng hóa mà bên mua đã đăng ký và sau khi bên mua nhận được đúng số hàng đó thì họ sẽ ký vào biên bản giao nhận để xác nhận.

Trong biên bản giao hàng phải ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa và cũng như thông tin liên lạc của hai bên mua bán hàng. Biên bản giao hàng cần phải được sao chép làm hai bản cho hai bên và nó có giá trị pháp lý như nhau.

Biên bản giao hàng sẽ thường do bên mua và bên bán thực hiện, biên bản này hiện nay thì không có văn bản pháp luật nào quy định cụ thể về nội dung này. Biên bản giao hàng hóa sẽ có những đặc điểm như sau:

– Biên bản này sẽ được lập ngay sau khi mà hợp đồng mua bán được ký kết.

– Khi bên bán đã thực hiện việc giao đủ số lượng hàng hóa, cũng như là sản phẩm cho bên mua và bên mua sẽ tiến hành kiểm tra lại và ký xác nhận vào biên bản.

– Biên bản giao hàng thì nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin của các bên tham gia (ví dụ như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, email và người đại diện) và cũ cũng như thông tin hàng hóa (bao gồm: tên loại hàng hóa, chủng loại, số lượng…)

Xem thêm: Biên bản giao nhận hàng hóa là gì? Thông tin bổ ích dành cho kế toán viên

II. Cách để viết biên bản giao nhận hàng hóa?

 Đối với một cách viết biên bản giao nhận hàng hóa thông thường, các bạn chú ý cần phải có những nội dung như sau:

+ Tên của đơn vị bán hàng

+  Ngày, tháng và năm thực hiện việc giao hàng

+ Bên nhận hàng cần có các thông tin bao gồm: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, và người đại diện – nêu rõ chức vụ

+ Bên giao hàng cần có các thông tin: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, và người đại diện – có nêu chức vụ

+ Nội dung của hàng hóa cần phải bàn giao, số lượng, đơn giá, và chủng loại,…

+ Ký tên và có xác nhận, đóng dấu của hai bên

Cách để viết biên bản giao nhận hàng hóa

Các bạn có thể viết biên bản giao nhận hàng hóa theo như hướng dẫn sau:

– Phía trên cùng của bên tay trái là ghi tên công ty, còn bên phải sẽ là quốc hiệu, và tiêu ngữ.

– Tên của văn bản là “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA”

– Căn cứ đơn hàng, và hợp đồng mua bán hàng hóa

– Ngày, tháng, và năm lập, viết biên bản giao nhận hàng hóa.

– Thông tin của các bên giao hàng và cũng như bên nhận hàng.

– Thông tin của hàng hóa được mua bán, và giao nhận: tên, chủng loại, đơn vị tính, số lượng và ghi chú.

– Chữ ký thể hiện xác nhận của các bên.

Biên bản giao hàng hóa chính là tài liệu quan trọng, nó có thể chứng minh bên đơn vị bán hàng có giao đúng số lượng hàng hóa và cũng như là thời hạn như đã thỏa thuận ở trong hợp đồng trước đó cho bên mua hay không. Bên cạnh đó, thì đây cũng là cơ sở pháp lý để giúp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền phân giải, và xác định đâu là bên có lỗi nếu như có xảy ra tranh chấp ở trong quá trình giao nhận hàng hóa. Chính vì thế mà ở trong hoạt động kinh doanh, và mua bán hàng hóa các bạn cần phải lập ra, viết biên bản giao nhận hàng hóa hoàn chỉnh để có thể bảo đảm chính quyền và cung như là các lợi ích của mình trong các tình huống xấu.

III. Những thông tin về biên bản giao nhận hàng hóa là gì? 

1. Những nội dung bắt buộc cần phải có trong biên bản giao nhận hàng hóa

Hiện tại có nhiều loại mẫu biên bản giao nhận hàng hóa. Nó được coi là một trong những tài liệu cực kỳ quan trọng. Và nó được ví như một căn cước chứng minh bên bán đã giao hàng đầy đủ và cũng đáp ứng đúng theo các yêu cầu của bên mua. Biên bản giao hàng này có thể giúp bạn phòng tránh kiện tụng hoặc là nhầm lẫn trong sản xuất và giao hàng hóa sẽ ảnh hưởng đến cả người bán và người mua. Biên bản giao hàng hóa cũng sẽ được gọi ngắn gọn là giấy biên nhận. Báo cáo này thì nó thường được chia thành 02 bản, đồng thời mỗi sẽ được giữ một bản và đồng thời 2 bản này sẽ có giá trị pháp lý ngang nhau. 

Để có ưtheer tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi, cũng như giao nhận và vận chuyển hàng hóa, nhiều công ty hoặc doanh nghiệp đã áp dụng việc soạn mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh để có thể mở rộng thị trường và cũng như để tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng ở trong các lĩnh vực kể cả trong nước lẫn ngoài nước. Đối với biên bản giao hàng bằng tiếng Anh theo tiêu chuẩn, thì nó thường được áp dụng bởi nhiều công ty, và bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm từ khóa: mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh là gì, hoặc là biên bản giao hàng hóa tiếng Anh,…. 

Những nội dung bắt buộc cần phải có trong biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản giao hàng hóa hiện sẽ được chia thành các loại nhỏ với nhiều mẫu mã khác nhau. Tìm một mẫu biên bản giao hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn thì nó cũng không phải là một trong những vấn đề quá khó khăn như hiện nay. Bạn hoàn toàn có thể truy cập trực tuyến, hoặc truy cập Google và nhập một vài từ khóa nó sẽ cung cấp cho bạn hàng chục triệu kết quả. Một số từ khóa phổ biến mà bạn có thể được đề cập như sau: Biên bản giao hàng hóa tiếng Anh là gì, hoặc biên bản giao hàng và nhận hàng bằng tiếng Anh, giao hàng hóa và hồ sơ vật tư, biên bản giao nhận hàng hóa tiếng Anh,… 

Biên bản giao nhận hàng hóa, hoặc là biên bản nhận hàng hóa và nghiệm thu hàng hóa vật tư,... và nó thường được gọi đơn giản chính là giấy giao hàng và chúng sẽ thường phân thành nhiều mẫu khác nhau nhưng song đa số chúng đều có những thông tin chung như là: 

Thông tin cá nhân và cả những thông tin liên hệ giữa người bán và người mua (nó thường được gọi là Phần A và Phần B)

Nội dung và những thông tin cơ bản về giao hàng như: tên hàng hóa cần phải giao, số lượng của hàng hóa, đơn giá, và giá trị của từng loại hàng hóa, xác nhận đã nhận đủ số lượng hàng hóa và cả Cam kết của cả hai bên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu như các bên liên quan không tôn trọng chính xác và cũng như là đầy đủ các điều kiện giao hàng và tiếp nhận hàng hóa, ... Biên bản giao hàng hóa thì nó sẽ được lập thành 02 bản, và mỗi bên sẽ giữ một bản, các bản sao cũng có cùng giá trị pháp lý. 

Hiện nay, tất cả các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa đều được xây dựng theo một tiêu chuẩn chung. Tuy nhiên, đối với từng loại hàng hóa thì mỗi lần, và đối với mỗi khách hàng,... thì nó sẽ có sự khác biệt, bởi vì một số công ty vận tải sẽ thường áp dụng nhiều ưu đãi cho các công ty, hoặc là khách hàng dài hạn, việc vận chuyển hàng hóa với số lượng lớn... 

Nếu như bạn muốn tìm một mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thì đây là cơ sở dữ liệu chính xác nhất cho doanh nghiệp của bạn, hãy thực hiện truy cập Internet và sau đó tìm kiếm các từ khóa liên quan tới loại biên bản này. Loại biên bản này  thì nó cũng tương tự như biên bản giao nhận tài sản mà đang được sử dụng rộng rãi. Cả hai văn bản này thì nó đều là những giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp.

2. Lý do cần phải lập biên bản giao nhận hàng hóa là gì? 

Bởi vì đây được coi là một loại nhận dạng quan trọng, chứng minh được rằng bên A đã giao hàng đầy đủ cho bên B theo đúng như thời gian  mà đã thỏa thuận 

Lý do cần phải lập biên bản giao nhận hàng hóa là gì

Loại biên bản này thì nó chính là một cơ sở quan trọng để xác định ai chịu trách nhiệm nếu như xảy ra tranh chấp giữa các bên. Vì lý do này mà tốt nhất chính là bạn cũng nên chuẩn bị sẵn cho chính mình một biên bản giao hàng hóa thật hoàn chỉnh để có thể bảo vệ mình một cách hiệu quả trước những tình huống không mong muốn xảy ra.

Xem thêm: Top 3 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chính xác nhất

IV. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung 

Đối với cách viết biên bản giao nhận hàng hóa hiện nay thì không có mẫu cố định. Tuy nhiên để có thể thuận tiện cho hoạt động mua bán, và sản xuất kinh doanh các bạn hoàn toàn có thể dựa vào hình thức giao nhận, và đối tượng giao nhận để có thể tự soạn cho bản thân mình một mẫu biên bản chung áp dụng được cho nhiều trường hợp khác nhau.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung  

V. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ thì thông thường sẽ là việc mà lãnh đạo công ty bàn giao hàng hóa, và sản phẩm cho một bộ phận nhất định hoặc là việc bàn giao các hàng hóa giữa các bộ phận ở trong cùng một đơn vị. Biên bản giao nhận này nhằm mục đích để xác nhận các bộ phận đã thực hiện giao nhận hàng hóa đúng theo chỉ thị của cấp trên.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ 

VI. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển

Bên đơn vị vận chuyển thì họ sẽ được cho là bên thứ ba ở trong hoạt động mua bán hàng hóa. Việc bên bán sẽ không trực tiếp giao hàng cho bên mua mà họ thông qua đơn vị vận chuyển và cũng cần phải được thực hiện một cách tỉ mỉ và có hợp đồng, giấy tờ ghi nhận để tránh trường hợp làm mất hàng hoặc là ở trong quá trình vận chuyển hàng hóa bị hư hỏng hoặc là thiếu sót dẫn đến việc bên mua sẽ nhận hàng bị giảm chất lượng hoặc là bị thiếu.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển

VII. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa theo thông tư 133

Theo như Thông tư 133/2016/TT-BTC, cách viết biên bản giao nhận hàng hóa sẽ được ghi nhận là về tài sản cố định. Văn bản này nhằm mục đích xác nhận được việc giao nhận tài sản cố định sau khi mà hoàn thành xây dựng, hoặc mua sắm, được cấp trên cấp, hay là được biếu tặng, viện trợ, hoặc nhận góp vốn, thuê ngoài… được đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc là tài sản của đơn vị bàn giao lại cho đơn vị khác đúng theo quyết định của cấp trên.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa theo thông tư 133

VIII. Kết luận

Qua những thông tin trên giúp cho các bạn biết được biên bản giao hàng là gì, cách viết biên bản giao nhận hàng hóa và những thông tin cần có khi viết biên bản giao nhận hàng hóa, các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa. Rất hy vọng những thông tin trên do 123job cung cấp về biên bản giao hàng, cách viết biên bản giao nhận hàng hóa và các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa sẽ thật sự hữu ích với bạn đọc!