Administration là gì? Sự khác nhau giữa khái niệm administration và management

Administration và management là hai khái niệm thường xuyên được sử dụng trong lĩnh vực kinh tế. Cả hai đều liên quan tới việc điều hành, quản lý tổ chức xong khác biệt rõ rệt về chức năng, phạm vi và vai trò.

Để hiểu rõ hơn sự khác nhau giữa hai khái niệm này, bài viết sau đây sẽ cung cấp những thông tin cốt lõi giúp bạn phân biệt administration và management. Đồng thời khai thác sâu hơn những vị trí, nghề nghiệp gắn liền với hoạt động administration.

1. Định nghĩa administration là gì? 

Administration đề cập tới quá trình quản lý, tổ chức các hoạt động, nguồn lực, phân bổ trách nhiệm trong một tổ chức hoặc hệ thống để đạt được mục tiêu và mục đích một cách có hiệu quả. Những nhà lãnh đạo làm công việc quản trị (administration) quản trị giữ vai trò thiết yếu trong quá trình thiết lập chính sách của tổ chức, phân bổ nguồn lực và điều hành hoạt động đơn vị liền mạch. 

Administration là gì?

2. Phân loại các nhóm quản lý (administration)

Hành chính công (Public Administration) 

Public Administration (hành chính công) tập trung vào việc thực thi chính sách của Chính phủ, cung cấp các dịch vụ công và điều chỉnh các vấn đề công. Hành chính công bao gồm nhiều khía cạnh như an ninh, chăm sức khỏe, giáo dục công, bảo vệ môi trường, hội chữ thập đỏ,... 

Một trách nhiệm quan trọng khác trong public administration là làm việc với nhiều bên khác nhau (các cấp lãnh đạo, các tổ chức lợi nhuận/phi lợi nhuận và nhân dân) để tạo nên một chính phủ thống nhất và thực hiện đúng chức năng, vai trò được giao. Để làm được điều đó, người làm hành chính công cần nghiên cứu và phát triển những nội dung cần thiết về nhân quyền, luật pháp, quy định quản lý nhà nước…

Private Administration

Private Administration là việc quản lý, đồng bộ hóa nguồn lực trong doanh nghiệp tư nhân (tập đoàn, tổ chức phi chính phủ). Nhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận, hoàn thành mục tiêu của tổ chức (phân bổ nguồn lực, thực thi chính sách, quản lý hoạt động của doanh nghiệp). 

Đặc điểm của quản trị tư nhân là tập trung vào tối đa hóa lợi nhuận (huy động tài chính, tăng cường doanh thu và lợi nhuận). Nó trái ngược hoàn toàn với mục tiêu của quản lý công (vốn tập trung vào cung cấp dịch vụ, chất lượng dịch vụ công phục vụ toàn dân). 

Nonprofit Administration (Quản lý phi lợi nhuận) 

Liên quan đến việc quản lý, điều phối nguồn lực trong các tổ chức phi lợi nhuận (hoạt động phục vụ mục tiêu xã hội, cộng đồng thay vì lợi nhuận). Tổ chức phi lợi nhuận bao gồm tổ chức từ thiện, tổ chức tôn giáo, quỹ, nhóm vận động… Nhóm này tham gia và có nhiều tác động khác nhau tới xã hội: từ cung cấp những dịch vụ, hỗ trợ cần thiết, đấu tranh cho xã hội phát triển, hoàn thiện hơn… 

Government Administration

Government Administration là hoạt động quản lý, điều phối tài nguyên của tất cả các cấp sở ban ngành và tổ chức chính quyền (trung ương đến địa phương). Hoạt động quản lý này bao gồm việc thực hiện các thủ tục, kiểm soát ngân sách, chi tiêu,... nhằm thúc đẩy phát triển chung của đất nước.

Các viên chức chính phủ phải linh động, cởi mở trong việc ra quyết định và chịu trách nhiệm với công việc của mình. Ngoài ra, họ cần bảo đảm mọi hoạt động, chương trình do chính phủ cung cấp được triển khai theo tiếp cận phù hợp, phục vụ lợi ích chung của cả nước. 

Government Administration là gì?

Educational Administration (Quản lý giáo dục) 

Quản lý giáo dục là hoạt động quản lý tài nguyên trong các cơ sở giáo dục (trung học, cao đẳng, đại học…) nhằm tạo ra một định hướng rõ ràng, phù hợp giúp gặt hái những mục tiêu quan trọng (mục tiêu giáo dục, kinh tế). Để làm được điều đó, mọi nhà quản lý giáo dục cần tuân thủ những nguyên tắc trong ngành, đưa ra những lựa chọn thông minh để cải thiện chất lượng giáo dục và hoàn thành sứ mệnh của nhà trường. 

Healthcare Administration 

Healthcare Administration là hoạt động điều hành, quản lý các cơ sở chăm sóc sức khỏe như bệnh viện, phòng khám… nhằm đảm bảo mục tiêu của tổ chức. Một trong những mối quan tâm chính đó là nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe người bệnh, cung cấp những dịch vụ tiên tiến hơn mỗi ngày. Qua đó đóng góp vào trách nhiệm chung trong lĩnh vực y học.

3. Chức năng của administration là gì?

• Hoạch định: Đây là một phần quan trọng của quản trị, bao gồm thiết lập mục tiêu, kế hoạch hành động phù hợp (tận dụng tối ưu nguồn lực và tối thiểu rủi ro phải đối mặt) với sứ mệnh và giá trị tổ chức theo đuổi. 
• Tổ chức: Thiết lập mọi yếu tố theo khuôn khổ phù hợp với mục tiêu đã đề ra (phân bổ nguồn lực, phân chia nhiệm vụ, cách sử dụng tài nguyên) nhằm đảo bảo mọi yếu tố cộng hưởng và mang tới thành công cho tổ chức. 
• Quản lý nguồn tài nguyên: Bao gồm phân bổ nguồn lực, phát triển hệ tài nguyên mình sở hữu (tài chính, con người, công nghệ, hay tài nguyên tự nhiên…). 
• Kiểm soát: Trách nhiệm theo dõi, giám sát mọi hoạt động thực thi trong tổ chức nhằm đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch. Việc kiểm soát sát sao cũng là yêu cầu cấp thiết giúp nhà quản trị nhận thấy vấn đề và đưa ra quyết sách điều chỉnh phù hợp. 

4. Phân biệt management và administration

Phân biệt Administration vs Management

5. Những vị trí công việc liên quan tới administration

Nhóm công việc administration (hành chính) quen thuộc bao gồm khía cạnh như: quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, hành chính - nhân sự, truyền thông… Dưới đây là một số vị trí thường xuyên được nhắc tới hơn cả: 

• Administrative Assistant (Trợ lý hành chính): Chịu trách nhiệm hỗ trợ các công việc văn phòng như: Quản lý tài liệu, hồ sơ, hợp đồng; Lên lịch họp, sắp xếp lịch trình phòng ban; Liên lạc và làm việc cùng các bộ phận khác trong tổ chức.
• HR & Administration Officer (Nhân viên hành chính nhân sự): Chịu trách nhiệm về Quản lý hợp đồng lao động, bảo hiểm, chấm công; Hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo nhân sự; Truyền thông nội bộ, tổ chức sự kiện, hoạt động gắn kết nhân sự trong tổ chức…
• Executive Assistant (Trợ lý giám đốc): Là người hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Họ cũng chịu trách nhiệm lên lịch trình, soạn thảo tài liệu và tổ chức cuộc họp giữa lãnh đạo và nhân sự trong tổ chức. Trách nhiệm không kém phần quan trọng khác của trợ lý giám đốc là theo dõi, đôn đốc tiến độ công việc của các phòng ban dưới quyền quản lý. 

6. Người làm administration cần có những kỹ năng nào?

Với những vị trí công việc administration (hành chính) kể trên, bạn cần sở hữu những kỹ năng sau để đảm bảo công việc vận hành trơn tru nhất. 

• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian chuyên nghiệp: Thường xuyên phải đối diện với khối lượng lịch trình dày đặc của tổ chức, nên bạn cần biết cách tổ chức công việc, ưu tiên xử lý nhiệm vụ nào trước nhiệm vụ nào sau để tận dụng tối ưu quỹ thời gian. 
• Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là nhân tố quan trọng trong quá trình truyền đạt thông tin, thông điệp hiệu quả. Giao tiếp lịch sự, khéo léo với nhân sự khác, với quản lý, khách hàng, đối tác là những khía cạnh mà bạn cần lưu tâm. Ngoài giao tiếp bằng lời nói, giao tiếp chuyên nghiệp thông qua văn bản như email, hợp đồng, thư từ trao đổi giữa đôi bên cũng không kém phần quan trọng. 
• Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề: Làm công việc hành chính yêu cầu bạn phải linh hoạt khi đối diện với các tình huống phát sinh bất ngờ như thay đổi lịch trình, mâu thuẫn giữa các phòng ban,... Nguyên tắc chung cần tuân thủ là xử lý vấn đề nhanh gọn, đảm bảo lợi ích giữa các bên và hạn chế ảnh hưởng tiêu cực tới công việc chung. 
• Kỹ năng làm việc nhóm: Administration là hoạt động yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong một tổ chức. Do vậy, khi công tác trong lĩnh vực này, bạn cần rèn luyện kỹ năng phối hợp, làm việc nhóm hiệu quả. 
• Tinh thần chủ động và trách nhiệm: Công việc administration, quản lý hành chính liên quan tới nhiều nhiệm vụ, yêu cầu phối hợp với nhiều phòng ban khác nhau. Do vậy, bạn luôn phải chủ động trong công việc và có ý thức trách nhiệm với mọi công việc được giao.
• Riêng với những cá nhân làm việc trong lĩnh vực hành chính công: Bạn cần hiểu biết rõ về kiến thức tổ chức nhà nước, có hiểu biết về pháp luật, quy định nhà nước và chính sách công. Đồng thời, thường xuyên cập nhật thông tin về các văn bản pháp lý mới, hiểu rõ và áp dụng đúng thủ tục hành chính và các quy trình làm việc trong cơ quan. 

Những kỹ năng cần có khi làm công việc administrion

Kết luận

Trên đây là bài viết về sự khác nhau giữa khái niệm management và administration là gì. Administration tập trung vào việc thiết lập chính sách và cơ chế, hoạch định chiến lược, trong khi đó management thiên về điều hành, thực thi, giám sát hoạt động theo chính sách mà lãnh đạo cấp cao đã đề ra. Đó cũng là nội dung chính phân biệt administration và management.