**Mục đích công việc (Job Overview):** Bộ phận Thu mua chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán giá cả và cung ứng vật tư, trang thiết bị, dịch vụ thầu phụ (đá, kính, rèm, cơ điện...) nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất tại xưởng và thi công lắp đặt tại công trình, đảm bảo 3 yếu tố: Đúng chất lượng- Đúng tiến độ- Tối ưu chi phí.
**Trách nhiệm và Nhiệm vụ chính (Key Responsibilities):**
**Tìm kiếm và phát triển mạng lưới nhà cung cấp (Sourcing):**
Khảo sát thị trường để cập nhật các vật liệu nội thất mới (ván công nghiệp, gỗ tự nhiên, phụ kiện mộc, sơn, đá, kính, v.v.).
Đánh giá định kỳ năng lực của nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: giá cả, chất lượng, tiến độ giao hàng và dịch vụ hậu mãi.
Tìm kiếm và xây dựng danh sách các nhà cung cấp, xưởng gia công phụ, nhà thầu phụ uy tín.
**Xử lý yêu cầu mua hàng và Đàm phán (Purchasing & Negotiation):**
Đàm phán mức giá tốt nhất, điều khoản thanh toán có lợi (công nợ) và chính sách chiết khấu, bảo hành.
Lấy báo giá từ ít nhất 3 nhà cung cấp khác nhau cho mỗi hạng mục để so sánh.
Lập và trình duyệt các đơn đặt hàng (PO), hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng giao khoán thầu phụ.
Tiếp nhận bóc tách khối lượng (BOQ) từ phòng Dự toán hoặc phòng Kỹ thuật.
**Kiểm soát tiến độ và Phối hợp liên phòng ban (Coordination & Tracking):**
Theo dõi sát sao tiến độ sản xuất và giao hàng của nhà cung cấp để đảm bảo vật tư về xưởng/công trình đúng thời gian yêu cầu.
Làm việc cùng phòng Thiết kế để duyệt mẫu mã, màu sắc, chất liệu (sample) trước khi tiến hành đặt hàng hàng loạt.
Phối hợp với Giám sát công trình và Quản lý xưởng để xử lý ngay các sự cố phát sinh (thiếu hụt vật tư, hàng lỗi, sai quy cách).
**Thanh toán và Lưu trữ hồ sơ (Admin & Reporting):**
Lập báo cáo theo dõi biến động giá cả vật tư theo tháng/quý để ban Giám đốc có kế hoạch điều chỉnh giá vốn.
Làm hồ sơ đề nghị thanh toán gửi phòng Kế toán theo đúng tiến độ hợp đồng.
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ giao nhận và đối chiếu khối lượng thực tế.
