Quy trình quản lý biểu mẫu, sổ sách có thể giúp công ty, doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí, tránh được tình trạng mất những giấy tờ quan trọng và đảm bảo cho các biểu mẫu, sổ sách được sử dụng đúng mục đích.

I. Mục đích của quy trình quản lý biểu mẫu, sổ sách

Cấp phát kịp thời nhu cầu sử dụng các loại biểu mẫu, sổ sách cho các bộ phận trong công ty, doanh nghiệp
Đảm bảo sử dụng đúng định mức, quy định và tiết kiệm

II. Phạm vi của quy trình quản lý biểu mẫu, sổ sách

Quy trình quản lý biểu mẫu, sổ sách được tạo lập nhằm áp dụng cho toàn bộ công ty, doanh nghiệp.

III. Nội dung quy trình quản lý biểu mẫu, sổ sách

1. Phát hành biểu mẫu

  • Toàn bộ các biểu mẫu, sổ sách được sử dụng cho quá trình điều hành công việc phải do Phòng hành chính phát hành
  • Mỗi biểu mẫu phải được quy định kèm theo một tài liệu theo hệ thống tài liệu của công ty như quy trình, quy định, sổ tay bao gồm các nội dung như: Cách thức sử dụng, lưu giữ, báo cáo các biểu mẫu như thế nào?

Nội dung quy trình quản lý biểu mẫu, sổ sách

Nội dung quy trình quản lý biểu mẫu, sổ sách

2. Lập danh sách biểu mẫu

  • Phòng hành chính có trách nhiệm lập danh sách các biểu mẫu của từng bộ phận trong toàn bộ công ty theo mẫu đã được quy định
  • Tất cả các bộ phận trong công ty phải lập danh sách biểu mẫu của bộ phận mình theo biểu mẫu đã được quy định
  • Khi phát sinh biểu mẫu mới, các bộ phận liên quan phải cập nhật vào danh sách biểu mẫu của bộ phận mình chậm nhất 01 tuần sau
  • Danh sách các biểu mẫu phải được quản lý của mỗi bộ phận kiểm tra, xem xét và phê duyệt.

3. Xác định định mức sử dụng

  • Đối với từng bộ phận, Trưởng phòng Hành chính - Quản trị có trách nhiệm phối hợp với từng trưởng bộ phận để xác định cách thức sử dụng các loại biểu mẫu cho bộ phận đó, cụ thể:
  • Biểu mẫu đó được in thành sổ để thuận tiện cho quá trình sử dụng
  • Photo các loạt cho thành viên trong bộ phận đó sử dụng
  • Khi có nhu cầu sử dụng các biểu mẫu ít được dùng đến hoặc phải thay đổi nhiều nội dung trong đó thì bộ phận đó trực tiếp in hoặc photo. 
  • Đối với trường hợp sử dụng sổ hay photo hàng loạt, phòng HCQT lập bảng định mức sử dụng (Theo mẫu)

4. Làm trình duyệt làm sổ hoặc photo tài liệu

  • Phòng HCQT phải lập bảng tổng hợp định mức sổ sách hay biểu mẫu trình Giám đốc duyệt (Theo mẫu) 
  • Bảng trình duyệt làm sổ hay photo tài liệu phải ghi rõ, chính xác định mức, tần suất mua, số lượng mua/lần
  • Toàn bộ việc in ấn các sổ, biểu mẫu hay photo tài liệu hàng loạt do phòng HCQT thực hiện và phân phối cho các bộ phận vào đầu tháng
  • Đối với trường hợp cần làm sổ hay photo ở ngoài thì phòng HCQT thực hiện theo quy trình mua hàng chung của công ty
  • Đối với các trường hợp nhu cầu sử dụng sổ, biểu mẫu ít (dưới 10 mẫu/tháng) thì các bộ phận tự trực tiếp tiến hành photo hay in để sử dụng.

5. Phân phối sổ, mẫu

  • Định kỳ vào đầu tháng, phòng HCQT phân phối các sổ, biểu mẫu cho các bộ phận sử dụng
  • Việc phân phối phải được ghi nhận trong sổ cấp phát biểu mẫu, sổ sách (Theo mẫu)

IV. Biểu mẫu quy trình quản lý biểu mẫu, sổ sách

1. Danh mục biểu mẫu

Tải danh mục biểu mẫu: TẠI ĐÂY

2. Bảng định mức sử dụng biểu mẫu

Tải bảng định mức sử dụng biểu mẫu: TẠI ĐÂY

3. Trình duyệt photo biểu mẫu, sổ sách

Tải trình duyệt photo biểu mẫu, sổ sách: TẠI ĐÂY

4. Sổ phân phối biểu mẫu, sổ sách

Tải sổ phân phối biểu mẫu, sổ sách: TẠI ĐÂY