Quy định tiếp khách là quy trình quan trọng không thể thiếu giúp các công việc của công ty được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả. Vậy Quy định tiếp khách là gì ? Cùng 123job tìm hiểu ngay nhé.

I. Mục đích quy định tiếp khách

Quy định tiếp khách được đặt ra nhằm mục đích xác định các mức chi phí cho quy trình tiếp khách của các bộ phận. Đồng thời nó nhằm xác định quy trình đón tiếp khách hàng của công ty.

II. Phạm vi

Phạm vi áp dụng của bản tổng hợp quy định tiếp khách là cho toàn bộ công ty

III. Nội dung quy định tiếp khách

1. Trình tự tiếp khách bình thường

a. Quy định chung

  • Quy định tiếp khách bình thường là trường hợp tiếp khách hàng đến liên hệ công tác thông thường tại công ty.
  • Đối với các trường hợp mà các bộ phận đã nhận hẹn trước với khách hàng thì bộ phận đó sẽ có trách nhiệm thông tin lại cho nhân viên lễ tân biết trước để quy định tiếp khách được chu đáo. Nội dung thông tin sẽ bao gồm: tên khách hàng, đơn vị công tác, người cần gặp và giờ hẹn.
  • Nhân viên lễ tân sẽ ghi nhận các thông tin vào sổ thông tin rồi đồng thời thông báo cho nhân viên bảo vệ biết.

b. Trình tự tiếp khách:

Quy định tiếp khách đi theo trình tự khi khách đến công ty liên hệ công tác thì các nhân viên bảo vệ sẽ có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng gặp bộ phận lễ tân để xử lý thông tin.

Sau khi nghe thông tin và yêu cầu từ khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ xử lý như sau:

  • Khách đã có hẹn trước: Khi gặp khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ hỏi: “dạ, anh chị đến gặp ai ạ?” Khi khách hàng trả lời tên, ví dụ: tôi muốn gặp anh Hoàng là Giám đốc tài chính của công ty. 
  • Nhân viên lễ tân đã xem xét trước lịch hẹn, và hỏi: dạ, có phải anh là anh X bên Công ty cổ phần A không ạ? Việc trả lời và hỏi như vậy sẽ cho khách hàng biết, bạn là người làm việc rất chuyên nghiệp.
  • Khi khách hàng trả lời đồng ý, thì nhân viên lễ tân sẽ trả lời: em mời anh ngồi chờ ạ, (chỉ cho khách hàng chỗ ngồi tại phòng/khu vực chờ đồng thời  rót nước cho khách hàng, sau đó liên hệ với những người cần gặp để thông tin. 
  • Trong trường hợp bạn không thể liên hệ được thì trong  quy định tiếp khách nhân viên lễ tân sẽ phải thông báo cho khách hàng biết, ghi nhận thông tin của họ vào cột ghi chú sau đó để  thông tin lại cho những người có trách nhiệm biết.
  • Khách không hẹn trước: Đối với trường hợp khách không có hẹn trước thì sau khi đã mời khách hàng ngồi, nhân viên lễ tân sẽ phải liên hệ với các bộ phận liên quan để gặp khách hàng. Nếu khách hàng là đại diện cho cơ quan nhà nước thì phải liên hệ Trưởng phòng NSQT để thông tin cho bên Trưởng phòng xử lý. 
  • Đối với các trường hợp cần gặp giám đốc công ty thì phải liên hệ thư ký để được xử lý.
  • Đối với trường hợp khách muốn liên hệ với các quản lý, nhân viên các bộ phận thì liên hệ trực tiếp với người đó để thông tin.
  • Trường hợp khách hàng cần gặp nhưng  không thể liên hệ được với họ hoặc từ chối gặp thì nhân viên lễ tân cần trả lời khách hàng là không thể liên hệ được, sau đó xin thông tin của khách để liên hệ lại sau. Sau đó thông tin lại cho người cần gặp những thông tin của khách hàng đó. Đối với các trường hợp bị từ chối cần gặp, sau 1 ngày nhân viên lễ tân phải trực tiếp liên hệ với người từ chối để đưa ra lý do chính đáng và phù hợp cũng như thông tin cho khách hàng biết (qua điện thoại).

2. Trình tự tiếp khách quan trọng

Quy định tiếp kháchQuy định tiếp khách

a. Để xuất yêu cầu

  • Các quy định tiếp khách quan trọng được đặt ra rất nghiệm. Khách quan trọng là các trường hợp mà các đối tác ký kết các hợp đồng lớn, các dự án hoặc các công việc quan trọng với của công ty, doanh nghiệp.
  • Yêu cầu trong quy định tiếp khách quan trọng có thể do các bộ phận trực thuộc đề xuất hoặc do chính Giám đốc điều hành chỉ định.
  • Khi phát sinh yêu cầu về quy định tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu sẽ phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách để trình lên giám đốc điều hành phê duyệt theo mẫu: NS – 07 – BM01.
  • Đối với các trường hợp không theo quy định tiếp khách quan trọng nhưng phát sinh chi phí trong quá trình làm việc thì bộ phận tiếp khách sẽ phải làm giấy yêu cầu tùy theo mẫu trên và chuyển cho GD duyệt trước.
  • Sau khi giám đốc đã duyệt yêu cầu, người đề nghị sẽ chuyển qua cho phòng NSQT để lập kế hoạch tổ chức.

b. Lập kế hoạch

  • Phòng NSQT sẽ lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu: NS – 07 – BM02
  • Phòng NSQT sẽ phải chuyển cho người đề nghị quy định tiếp khách cùng trao đổi và thống nhất về kế hoạch đón tiếp, sau đó trình lên giám đốc phê duyệt.
  • Kế hoạch về quy định tiếp khách phải được chuyển cho thư ký giám đốc lưu, cho người tiếp khách, phòng NSQT lưu lại  để tổ chức thực hiện.

3. Chi phí tiếp khách

a. Quy định chung: 

  • Quy định tiếp khách về đối tượng thành phần trong quan hệ được mời chiêu đãi, suy định tiếp khách là các đối tác khách hàng và tổ chức kinh tế, cơ quan về quản lý nhà nước có thẩm quyền sẽ có quan hệ giao dịch với công ty.
  • Các thành viên hội đồng quản trị, BKS, giám đốc khối, KTT, giám đốc nhà máy, Trưởng Văn phòng đại diện cho chi nhánh và những người khác theo sự phân công của giám đốc điều hành hoặc người được giám đốc điều hành uỷ quyền mới có thẩm quyền đưa ra quyết định về việc chi tiêu chiêu đãi, tiếp khách cũng như thanh toán các khoản chi tiêu liên quan đến việc chiêu đãi, tiếp khách. 
  • Những trường hợp đột xuất trong  quy định tiếp khách  như việc bận công tác khiến họ không thể trực tiếp mời chiêu đãi, tiếp khách hàng được thì những người có thẩm quyền quy định trên đây sẽ có thể phân công cho người khác (những người có quan hệ làm việc trực tiếp với người được mời chiêu đãi tiếp khách) thay mặt mình mời chiêu đãi, tiếp khách. Trường hợp này người phân công vẫn phải làm thủ tục thanh toán chi phí chiêu đãi, tiếp khách và chịu mọi trách nhiệm về các khoản chiêu đãi, tiếp khách đó. Người được phân công thay thế không làm thủ tục thanh toán chiêu đãi, tiếp khách.
  • Việc mời chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao của Công ty với mức chi phí tiết kiệm, hiệu quả. Không phục vụ tiếp khách giải quyết việc riêng, cá nhân, các đối tượng không có quan hệ giao dịch với công ty.
  • Các mức khoán quy định dưới đây là mức tối đa, nếu chi phí chiêu đãi, tiếp khách vượt quá định mức đã  quy định tiếp khách, người mời chiêu đãi, tiếp khách phải tự thanh toán số tiền vượt trội.

b. Định mức thanh toán chiêu đãi, tiếp khách:

  • Chiêu đãi, tiếp khách giải quyết công việc bình thường, quan hệ đối ngoại, ngoại giao ... ở mức thông thường được thanh toán mức tối đa: 200.000 đồng/người/lần.
  • Chiêu đãi, tiếp khách giải quyết công việc sản xuất kinh doanh, tư vấn kỹ thuật công nghệ, đón tiếp khách hàng, quan hệ đối ngoại, tiếp khách nước ngoài, giải quyết những vấn đề quan trọng, cấp bách ... được thanh toán mức tối đa: 500.000 đồng/người/lần.
  • Các trường hợp đặt biệt của  quy định tiếp khách như mời chiêu đãi, tiếp khách là các khách hàng đối tác lớn của Công ty, lãnh đạo cấp cao ở các cơ quan chính quyền nhà nước, các Tổng Công ty, khách là người nước ngoài, chuyên gia cố vấn cao cấp, địa điểm chiêu đãi tiếp khách ở nước ngoài ... mà mức thanh toán nếu vượt quá định mức này thì sẽ do GĐ điều hành quyết định trên cơ sở xem xét hoá đơn chứng từ thực tế, hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.

IV. Biểu mẫu quy định tiếp khách

1. Phiếu đề nghị tiếp khách

Tải biểu mẫu Phiếu đề nghị tiếp khách:TẠI ĐÂY

2. Kế hoạch tiếp khách

Tải biểu mẫu Kế hoạch tiếp khách:TẠI ĐÂY

3. Báo cáo tiếp khách

Tải biểu mẫu Báo cáo tiếp khách:TẠI ĐÂY

V. Kết luận

Như vậy, theo như phân tích, chúng ta có thể thấy tiếp khách là một công đoạn không thể bỏ qua đối với các doanh nghiệp, và để phục vụ cho quá trình trên, phiếu đề nghị tiếp khách đóng chức năng là một văn bản rất cần thiết. 123job trân trọng giới thiệu đến quý độc giả biểu mẫu quy định tiếp khách tham khảo và sử dụng!