Sau khi trải qua nhiều nỗ lực tuyển dụng, từ công việc đăng tuyển, lọc hồ sơ xin việc và thư mời phỏng vấn thì bạn đã tìm được ứng viên phù hợp với công việc. Vậy thư chúc mừng trúng tuyển viết ra sao?

Mẫu thư mời làm việc (offer email) chính là điều cần thiết trong lúc này để công sức của bạn sẽ không đổ sông đổ biển. Cách mạng công nghệ thời 4.0 giúp cho con người thu nhỏ cả thế giới chỉ với một chiếc máy tính được kết nối Internet vậy nên câu chuyện tuyển dụng đã bước sang một trang mới: Ứng viên sẽ có nhiều quyền lực hơn trong việc tìm kiếm công việc và đang nhảy việc nhiều hơn bao giờ hết.

Việc thu nhập hấp dẫn với chế độ đãi ngộ tốt thì cơ hội thăng tiến rõ ràng… không còn đủ sức thu hút đối ứng viên. Ngay cả khi thời điểm này, trong khi bạn đang soạn thư để mời làm việc gửi thư mời phỏng vấn tiếng anh cho ứng viên thì họ cũng sẽ nhận được hàng tá thư mời khác nhau. Một thư mời làm việc (offer email) đúng, đủ và hấp dẫn thì sẽ tăng tính thuyết phục cho lời mời của bạn.

Cách viết thư mời ứng viên làm việc tại công ty

Cách viết thư mời ứng viên làm việc tại công ty

I. Thư mời nhận việc là gì?

Thư mời nhận việc (hay còn gọi offer email) sẽ là bức thư gửi ứng viên sau quá trình phỏng vấn thành công và bạn mong muốn mời ứng viên đó về làm việc tại doanh nghiệp cá nhân.

Ở thư mời phỏng vấn này, ứng viên có thể từ chối hay đồng ý lời mời bởi vì họ có nhiều lựa chọn khác từ ngoài công ty bạn. Một bức thư đầy đủ các thông tin, văn phong chuyên nghiệp sẽ giúp cho họ không phải nghi ngờ đối với quyết định sắp tới của mình.

II. Cách viết Email chào mừng ứng viên trúng tuyển

1. Gọi điện thông báo trước khi gửi email

Trước khi gửi email thư mời phỏng vấn chào mừng cho ứng viên, bạn hãy gọi điện để thông báo tin vui cho họ trước đó. Đây là khoảng thời gian mà cả bạn và ứng viên đều mong đợi kết quả; do vậy, một cuộc điện thoại sẽ tạo ra một hiệu ứng tích cực hơn nhiều. Nếu như ứng viên có bày tỏ sự hứng thú và nhiệt huyết qua cuộc điện thoại này, thì hãy gửi thư mời cho họ về email chính chức với những thông tin cụ thể hơn.

2. Tiêu đề email chuyên nghiệp

Tiêu đề email chuyên nghiệp chính là tiêu đề có chứa đầy đủ các thông tin và đủ hấp dẫn đối với ứng viên. Hãy nêu rõ trong thư mời là ứng viên được trúng tuyển vào vị trí nào trong công ty của bạn, hãy nhớ bao gồm cả tên công ty. Ví dụ như sau:

Xin chúc mừng! Bạn đã trúng tuyển vị trí [Tên công việc] tại [Công ty].

[Tên công ty] thông báo trúng tuyển vị trí [tên vị trí].

3. Đính kèm tài liệu quan trọng

Mục đích chính của email là chào mừng cho ứng viên trúng tuyển không chỉ là thông báo, mà còn phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết để ứng viên có thể lựa chọn giữa chấp nhận hoặc từ chối lời đề nghị. Ưu điểm của việc gửi email thư mời đó là bạn có thể dễ dàng đính kèm nhiều tài liệu quan trọng để ứng viên có thể đưa ra quyết định mà không cần phải suy nghĩ để viết email quá dài.

III. Tiêu chí cho một mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn đúng chuẩn

1. Về nội dung

Có đầy đủ thông tin về buổi phỏng vấn tiếng anh: Những thông tin này sẽ bao gồm ngày, giờ, địa điểm phỏng vấn, người mà bạn sẽ phỏng vấn và thời gian trong buổi phỏng vấn dự kiến sẽ được diễn ra. Về cơ bản trong thư mời phỏng vấn tiếng Anh là vậy, còn nếu bạn muốn dặn dò thêm ứng viên hay đưa ra một số các hướng dẫn kèm thì cứ viết vào, miễn là có thể thỏa mãn các tiêu chí ở bên dưới.

Đưa cho ứng viên một vài lựa chọn khi viết thư mời phỏng vấn tiếng Anh: Vì vậy bạn đang Offer cho ứng viên một cuộc gặp do đó hãy để họ lựa chọn. Lựa chọn có thể sẽ là khoảng thời gian thích hợp đối với họ, hay họ có đề xuất gì không hay thậm chí là lựa chọn có tới hoặc không tới phỏng vấn.

Hỏi xác nhận thư mời phỏng vấn tiếng Anh: Sau cùng email, sau khi trình bày mọi thứ thì bạn nên nhắn ứng viên rằng hãy xác nhận lại là sẽ tới phỏng vấn kèm theo các lựa chọn phù hợp cho họ để cả hai bên có thể cân nhắc. Việc này giúp cho việc tăng tương tác đối với ứng viên tiềm năng và giúp cho bạn xác định được những ứng viên nào còn hứng thú với công việc của mình.

Tiêu chí cho một mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn đúng chuẩn

Tiêu chí cho một mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn đúng chuẩn
 

Khuyến khích email cá nhân hóa: Hiện nay có rất nhiều công cụ cho phép cá nhân hóa các email được gửi hàng loạt, đây chính là cách mà doanh nghiệp bạn nên tận dụng để có thể tạo sự gần gũi với ứng viên. Nếu số lượng ứng viên ít và nguồn lực trong khả năng cho phép, thậm chí bạn có thể viết thư mời tới từng email riêng cho các ứng viên.

2. Về trình bày 

Ngôn ngữ gãy gọn: Đây là tiêu chí cơ bản mà trong tất cả các bức thư nên có. Điều này có nghĩa là bạn đừng cố viết vòng vo, dài và giải thích này nọ mà hãy để câu cú đơn giản và có nghĩa rõ ràng, cụ thể. 

Phong cách viết lịch sự và chuyên nghiệp: Bạn nên viết một phong cách trang trọng và cảm ơn ứng viên vì dành sự quan tâm đặc biệt của họ tới công ty. Sau đó từ từ hãy đưa ra các thông tin cũng như giải thích nếu có. Điều này chắc sẽ thể hiện sự lịch sự và tính chuyên nghiệp. 

Trình bày rõ ràng: Một thủ thuật rất đơn giản đó là nên thường xuyên cách đoạn (thường khoảng 3 dòng thì bạn nên cách đoạn 1 lần) sau đó mỗi đoạn cách nhau một lần bấm Enter. Chú ý khi chèn ảnh hay Link  thì chúng ta không nên quá màu mè, ảnh thì nên căn giữa. 

Độ dài vừa phải: Email hay thư mời phỏng vấn không nên quá dài sẽ làm người đọc nản ngay khi đọc. Nếu viết dài thì chắc chắn bạn đã không đạt tiêu chí thứ 2 đã đưa ra

IV. Mẫu thư mời làm việc (Offer email)

TẢI MẪU THƯ MỜI LÀM VIỆC (Offer email): TẠI ĐÂY

V. Kết luận 

Đối với một bức thư mời hay email chào mừng cho ứng viên trúng tuyển trên đây thì chắc chắn rằng sẽ giúp cho nhà tuyển dụng thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình và đồng thời dễ dàng ký được hợp đồng với những ứng viên tài năng nhất. Còn rất nhiều các mẫu email khác nhau và những mẫu thư mời nhận việc mà các bạn có thể tham khảo qua và sử dụng nó. Nhưng với bản mẫu sẵn có thì các bạn có thể chỉnh sửa và căn nhắc để sáng tạo lời văn của riêng mình để tạo nên phong cách cũng như sự mới mẻ, riêng biệt cho công ty.

Để tìm được cho doanh nghiệp những ứng viên có tiềm năng mà không phải điều dễ dàng, chính vì vậy khi có được những hồ sơ xin việc tốt các bạn nên nắm bắt và tận dụng để có thể giữ chân nhân tài. Chúc các bạn thành công!