Viết scope of work là một phần quan trọng của quản lý dự án. Bởi tài liệu này cung cấp những thông tin cần thiết và giúp mọi thành viên triển khai công việc đúng theo kế hoạch đã đề ra. Vậy scope of work là gì? Nội dung cần có trong scope of work là gì?
Trong bài viết sau đây, 123job.vn sẽ giải thích để bạn đọc hiểu hơn về tầm quan trọng của scope of work cũng như cách viết scope of work hiệu quả.
1. Scope of work là gì?
Scope of work là tài liệu chứa đựng những thông tin quan trọng về một dự án: quy mô, mục tiêu, kỳ vọng, trách nhiệm của các bên tham gia dự án, nhiệm vụ cần thực hiện, phân bổ nguồn lực, thời gian hoàn thành dự án … Scope of work có thể là một phần trong tài liệu Statement of work hoàn chỉnh hoặc một tài liệu độc lập.
Mục đích của Scope of work là giải thích chi tiết cách để đạt được mục tiêu chung của dự án. Đồng thời, tài liệu này xác định những nội dung nằm trong và ngoài phạm vi dự án. Scope of work cũng là căn cứ quan trọng, đảm bảo những bên liên quan đến dự án (khách hàng, đầu tư,...) thống nhất và tuân theo mục tiêu, quy trình và cách thức thực hiện đã đề ra.
2. Tại sao xác định scope of work lại quan trọng?
Xác định scope of work là nội dung quan trọng đối với mỗi dự án, bởi tài liệu scope of work đóng vai trò:
- Xác định ranh giới, phạm vi dự án: Scope of work cung cấp thông tin toàn diện về dự án, những công việc liên quan cho mỗi bên tham gia. Vì vậy, đây là tài liệu quan trọng, giúp loại bỏ những nhầm lẫn không đáng có về những nội dung nằm trong và ngoài phạm vi dự án.
- Cung cấp hướng dẫn: Chứa đựng đầy đủ những thông tin quan trọng (mục tiêu, cách thức thực hiện, phân bổ nguồn lực, nhiệm vụ…), nhân sự quản lý dự án có thể dựa vào đó mà xác định chính xác nhiệm vụ của mình và tập trung hoàn thành thật tốt những công việc được giao.
- Thống nhất mục tiêu và cách làm chung: Khi đã phác họa rõ mục tiêu, những mốc thời gian dự kiến hoàn thành dự án, đội ngũ thực hiện có thể thống nhất một tiêu chuẩn, quy trình chung cho quá trình công tác để giảm thiểu xung đột và hiểu lầm.
- Tránh tình trạng vượt khỏi phạm vi dự án: Với việc vạch định rõ quy mô, giới hạn cho dự án, bạn có thể tránh khỏi những tình huống “scope creep” (mất kiểm soát phạm vi dự án). Scope creep là cơn ác mộng với mọi dự án, nó cản trở tiến độ, tiêu tốn nguồn lực (tài chính, con người), thậm chí nó có thể khiến dự án tiến tới thất bại.
3. Scope of work gồm những thành phần nào?
Để scope of work thực hiện đúng, đủ chức năng, vai trò của nó, tài liệu scope of work cần đảm bảo có những nội dung quan trọng sau đây:
- Mục tiêu dự án: Đưa ra góc nhìn toàn cảnh và kết quả mong muốn đạt được. Bằng cách làm rõ mục tiêu, đội ngũ thực hiện dự án sẽ định hình rõ hướng đi, vai trò, nhiệm vụ được giao.
- Lịch trình, thời gian trong scope of work: Bao gồm những mốc thời gian quan trọng, thời gian bắt đầu, từng giai đoạn thực hiện, thời hạn cho từng nhiệm vụ, thời điểm kết thúc dự án…
- Thành quả/Deliverables: Mô tả sản phẩm/dịch vụ cụ thể mà dự án cần cung cấp sau khi hoàn thành.
- Điều kiện: Bao gồm mọi điều khoản mà nhóm cùng các bên tham gia dự án cần tuân thủ và làm theo để tránh xung đột và đảm bảo tiến độ chung.
- Thông tin tài chính: Bao gồm những thông tin tài chính quan trọng như chi phí hoàn thành dự án, phân bổ tài chính cho mỗi giai đoạn, huy động nguồn vốn ra sao…
- Nhiệm vụ: Bao gồm thông tin công việc, nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình triển khai dự án. Phân bổ nguồn lực, trách nhiệm của mỗi người trong dự án…
- Báo cáo dự án: Được lập định kỳ theo từng giai đoạn của dự án. Báo cáo là tài liệu cập nhật trạng thái dự án, việc sử dụng nguồn lực và theo dõi tiến độ, hiệu quả của dự án. Mục tiêu của mỗi báo cáo là truyền đạt kết quả đang diễn ra với các nhóm/các bên liên quan tới dự án.
3. Khung nội dung scope of work
Sau đây là khung nội dung scope of work mà bạn có thể tham khảo:
Tên dự án/Project title: [Tên chính thức của dự án].
Các bên liên quan/Parties involved: [Tên công ty, khách hàng, đối tác hoặc các cá nhân cụ thể].
Giới thiệu/Introduction: [Giải thích trách nhiệm mà nhóm dự án cần hoàn thành. Nêu chi tiết các bên tham gia quá trình hoàn thành công việc này. Nêu rõ thỏa thuận chính thức giữa các bên].
Mục tiêu/Objectives: [Cung cấp bối cảnh, thông tin cơ bản về mục tiêu chung của dự án].
Phạm vi công việc/Scope of work: [Trình bày cụ thể từng mục tiêu, hạng mục công việc cần thực hiện].
Danh sách nhiệm vụ/Tasklist: [Nêu, mô tả các hành động/nhiệm vụ cụ thể mà nhóm dự án sẽ thực hiện để tạo ra giao phẩm dự án.
- Nhiệm vụ 1
- Nhiệm vụ 2
- Nhiệm vụ 3
Lịch trình dự án/Project schedule: [Đưa ra những mốc thời gian cho toàn bộ dự án, thời hạn cho từng nhóm nhiệm vụ nhất định (có kèm theo mốc thời gian cụ thể)].
- Nhiệm vụ 1: Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc nhiệm vụ
- Nhiệm vụ 2: Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc nhiệm vụ
- Nhiệm vụ 3: Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc nhiệm vụ
Nên trình bày lịch trình dự án dưới dạng sơ đồ, biểu đồ như Gantt Chart. Việc trực quan hóa dữ liệu dưới dạng sơ đồ giúp người xem dễ dàng hình dung và nắm bắt thông nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Giao phẩm dự án/ Project Deliverables: [Danh sách các giao phẩm dự án là sản phẩm/dịch vụ cần có sau khi dự án hoàn thành. Nêu chi tiết những yêu cầu, tiêu chí chấp nhận cho các giao phẩm dự án].
Quản lý dự án/ Project management: [Giải thích chi tiết về việc ai giữ trách nhiệm quản lý cho mảng/hoạt động nào của dự án, ví dụ như quản lý dự án, kế toán (chịu trách nhiệm cho thanh toán, chi phí dự án), Người liên hệ khẩn cấp….].
4. Hướng dẫn viết scope of work đúng chuẩn
Khi đã nắm đầy đủ những yếu tố cần có của tài liệu scope of work, bạn có thể tiến tới viết scope of work theo hướng dẫn sau đây:
- Xác định mục tiêu dự án: Trước khi viết scope of work, bạn cần thống nhất lại mục tiêu dự án với người quản lý để đưa thông tin chính xác vào tài liệu. Mục tiêu nên được xây dựng dựa trên nguyên tắc SMART.
- Xác định nhiệm vụ dự án: Bạn có thể sử dụng cấu trúc phân cấp công việc (WBS - Work Breakdown Structure). Đây là công cụ quản lý dự án hiệu quả, cho phép bạn chia nhỏ khối lượng công việc dự án và gói gọn chúng thành những nhiệm vụ riêng lẻ. Điều này giúp bạn lên kế hoạch và lịch trình tốt hơn.
- Xác định giao phẩm dự án (project deliverables): Giao phẩm dự án là đầu ra hữu hình hay vô hình từ chính các nhiệm vụ dự án. Chúng là một phần quan trọng trong phạm vi công việc, là thành quả của dự án.
- Thiết lập những tiêu chí chấp nhận (acceptance criteria) cho các giao phẩm dự án: Thành quả của dự án phải đáp ứng những tiêu chí chấp nhận do khách hàng đặt ra, chẳng hạn như tiêu chuẩn chất lượng hay yêu cầu về chức năng.
- Sử dụng phương pháp CPM để tạo Project Timeline: Phương pháp đường găng CPM (hoặc phương pháp đường tới hạn) là một kỹ thuật lập lịch trình dự án hiệu quả. CPM cho phép nhà quản lý tạo những mốc thời gian và ước tính thời lượng dự án bằng cách xác định chuỗi nhiệm vụ dài nhất cần thực hiện để hoàn thành dự án. Mục tiêu là tạo timeline dự án thực tế và phù hợp với phạm vi công việc.
- Thiết lập các điều khoản thanh toán: Đưa ra các điều khoản thanh toán quan trọng (thời hạn thanh toán, số tiền cần thanh toán, cách thức thanh toán…) vào scope of work.
- Thiết lập quy trình báo cáo dự án: Việc giao tiếp giữa nhóm dự án và các bên liên quan (khách hàng, đối tác…) rất quan trọng. Vì vậy, tài liệu scope of work cần bao gồm phần giải thích cách thức báo cáo tiến độ công việc (thời điểm cần báo cáo, nội dung cần báo cáo, phương thức báo cáo).
5. Lưu ý giúp viết scope of work hiệu quả
Khi xây dựng tài liệu scope of work, bạn có thể áp dụng những phương pháp sau đây:
- Tính rõ ràng, chính xác là chìa khóa: Đảm bảo nội dung trong scope of work được trình bày rõ ràng, giải thích kỹ lưỡng tất cả những thuật ngữ, biệt ngữ được đề cập để giảm thiểu mọi sự nhầm lẫn tiềm ẩn.
- Sử dụng các phương tiện trực quan (visual aids): Nên sử dụng sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh để đơn giản hóa nội dung được trình bày. Những yếu tố này giúp truyền đạt thông tin nhanh chóng, hiệu quả và tăng thêm chiều sâu cho quá trình giao tiếp bằng văn bản.
- Tính đến việc xem xét và điều chỉnh thời gian: Ngay cả những kế hoạch tỉ mỉ nhất cũng gặp phải những tình huống không lường trước. Vậy nên, bạn cần dành thời gian để xem xét và sửa đổi khi cần thiết để nhóm dự án có thể thích ứng trước những biến cố bất ngờ.
- Đảm bảo sự thống nhất giữa các bên liên quan đến dự án: Sự phê duyệt và đồng thuận của các bên tham gia là điều quan trọng nhất trước khi bắt tay vào một dự án. Khi đã đi cam kết chung hãy đảm bảo các bên tuân thủ, thực hiện đúng nội dung đã thống nhất.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ nội dung giải thích scope of work là gì? Hy vọng bạn đọc hiểu rõ hơn chức năng, vai trò của scope of work, đồng thời nắm bắt cách thức viết SOW một cách hiệu quả nhất. Đừng quên theo dõi website 123job.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm việc làm hấp dẫn khác.
