Trong công việc, chữ ký email là phương tiện giúp bạn nâng cấp thương hiệu cá nhân và xây dựng kết nối hiệu quả với đối tác, khách hàng. Việc sở hữu chữ kỹ email riêng là điều cần thiết cho cả tổ chức cũng như từng cá nhân.
Một mẫu chữ ký chỉn chu chuyên nghiệp sẽ tạo nên ấn tượng tích cực và giúp bạn khác biệt, nổi bật hơn trong quá trình làm việc. Vậy làm thế nào để thiết kế chữ ký email thu hút? Cùng tìm hiểu qua bài viết chữ ký email là gì sau đây của 123job.vn.
1. Chữ ký email là gì?
Chữ ký email có thể hiểu đơn giản là tấm danh thiếp được tự động chèn ở cuối mỗi bức thư điện tử. Nó cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản về một cá nhân hoặc doanh nghiệp (như họ tên, ngành nghề, thông tin liên lạc) giúp người nhận dễ dàng nhận diện và liên lạc lại. Trong công việc, chữ ký email là phương thức giao tiếp chuyên nghiệp thường xuyên được sử dụng giữa các cá nhân, đơn vị.
2. Tại sao nên tạo chữ ký email đẹp cho riêng mình?
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Đặc biệt trong môi trường làm việc, chữ ký email thể hiện sự chuyên nghiệp và tổ chức.
- Xây dựng thương hiệu cá nhân: Một chữ ký thiết kế đẹp mắt giúp củng cố hình ảnh cá nhân hoặc doanh nghiệp.
- Tăng cường liên lạc: Cung cấp ngay thông tin cần thiết để người nhận dễ dàng liên hệ lại.
- Tiết kiệm thời gian: Bạn không cần gõ lại thông tin cá nhân mỗi lần gửi email.
Vậy tại sao chữ ký email được coi là phương thức giao tiếp chuyên nghiệp và tại sao bạn cũng nên tạo chữ ký email cho riêng mình?
- Trước hết, chữ ký email giúp củng cố nhận diện thương hiệu: Khi người nhận thư thấy chữ ký ở phần cuối email, đối phương sẽ biết rằng họ đang giao tiếp với ai. Bởi tấm danh thiếp điện tử đó có chứa đầy đủ thông tin của bạn, thậm chí có kèm theo mô tả ngắn về vị trí, vai trò của mỗi cá nhân.
- Xây dựng thương hiệu cá nhân: Một thiết kế chữ ký email đẹp, lột tả hết giá trị của bản thân sẽ giúp bạn củng cố nhận diện, thương hiệu của bản thân.
- Thêm chữ ký email vào cuối mỗi bức thư không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian gõ từng thông tin cá nhân vào email. Nó còn giúp khách hàng, đối tác dễ dàng nắm bắt cách liên hệ với bạn, điều này cũng góp phần xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
- Một cách để quảng bá giá trị bản thân, những ưu đãi và thu hút sự quan tâm của khách hàng, đối tác. Bạn cũng có thể thêm những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website. Tích hợp những mẫu quảng cáo vào chữ ký email cũng là một cách marketing mà nhiều nhãn hiệu hiện nay đang tích cực triển khai.
- Nếu nhân sự trong cùng một tổ chức cùng thống nhất mẫu chữ ký email chung (chỉ khác nhau về thông tin cá nhân) thì sẽ càng củng cố thêm cho định vị cũng như nhận diện thương hiệu doanh nghiệp.
3. Những yếu tố không thể thiếu trong chữ ký email
Chữ ký email không chỉ đơn chỉ đơn thuần mang chức năng xác minh danh tính, vậy nên khác với mẫu chữ ký tay thông thường, có nhiều hơn một yếu tố cần thêm vào chữ ký email. Dưới đây là những yếu tố cần thiết để có một chữ ký email hoàn chỉnh:
- Thông tin cá nhân: Họ và tên; Chức danh hoặc vai trò của bạn trong doanh nghiệp, nếu là freelancer, bạn cũng cần ghi rõ chức danh công việc của mình (designer, hay content writer…); Tên công ty/đơn vị nếu có.
- Thông tin liên lạc: Email công việc; Số điện thoại công việc; Website cá nhân hoặc website doanh nghiệp (nếu có); Mạng xã hội như Linkedin, Skype…
- Những yếu tố thuộc nhận diện thương hiệu: Logo doanh nghiệp hoặc logo đại diện cho thương hiệu cá nhân; Màu sắc thương hiệu; Key visual cũng cần được tích hợp trong chữ ký email. Đây không phải thành tố chính, nhưng lại là yếu tố cần có để chữ ký email có chất riêng.
- Lời chào hoặc thông điệp ngắn: Nhiều người thường thêm vào chữ ký email những thông điệp riêng thể hiện rõ nhất giá trị của bản thân hoặc của doanh nghiệp (rằng bạn là ai, bạn hướng tới điều gì).
- Các yếu tố khác như: Hình ảnh của bản thân (giúp đối tác, khách hàng dễ nhận diện hơn); Nội dung Call to Action như liên hệ ngay,... để kích thích tương tác của đối phương.
4. Mẹo thiết kế chữ ký email đẹp hơn
Vậy với nhiều nội dung cần thêm vào chữ ký email như vây, làm thế nào để giữ thiết kế của tấm danh thiếp này đủ chuyên nghiệp và thu hút nhất. Dưới đây là một số gợi ý mà bạn có thể tham khảo:
- Giữ cho thiết kế đơn giản: Đối với dân nghiệp dư trong mảng thiết kế, đơn giản là nguyên tắc hàng đầu mà bạn cần tuân theo.
- Bạn nên giới hạn chữ trong 3 - 4 dòng cũng như kích thước khoảng 300x600pixel.
- Logo và hình ảnh công ty nên được giữ cân đối để không lấn át chữ ký của bản cũng như những thông tin cá nhân và cách thức liên hệ.
- Nhất quán trong phong cách thiết kế: Đó là sự thống nhất trong chữ ký, sử dụng kiểu chữ, màu chữ, phong cách thiết kế.
- Không sử dụng quá nhiều font chữ trong một văn bản ngắn (bạn chỉ nên tận dụng tối đa 3 kiểu chữ.
- Thống nhất bảng màu trong thiết kế, không sử dụng quá nhiều màu sắc đối lập.
- Đồng thời, nhất quán phong cách thiết kế với đặc tính thương hiệu là nguyên tắc bạn cần tuân thủ. Doanh nghiệp/cá nhân đi theo định hướng sang trọng, thiết kế của bạn cũng cần thể hiện tính chất đó.
- Sử dụng bảng màu nhẹ nhàng: Những màu sắc khác lạ, hay cách phối màu quá sức đối lập không nên được áp dụng nếu bạn không phải dân chuyên “dùng màu”.
- Hãy sử dụng những bảng màu quen thuộc, màu sắc đơn giản. Bạn có thể tìm bảng phối màu có sẵn (color palette) phù hợp đảm bảo màu sắc trong thiết kế ăn ý với nhau hơn.
- Sử dụng tốt đa 3 - 4 màu, đảm bảo chúng phải bổ sung cho nhau. Tránh sử dụng những màu sắc quá chói lóa làm màu nền (màu neon), bởi chúng có thể nhấn chìm mọi thông tin được thể hiện trên danh thiết.
- Phông chữ tối, nền sáng hoặc ngược lại là điều tiếp theo bạn cần lưu ý. Sự đối lập này sẽ đảm bảo mọi thông tin được thể hiện trên thiết kế là dễ đọc với mọi người.
- Sử dụng mẫu thiết kế có sẵn: Đây là phương án giúp bạn đảm bảo thiết kế của mình đúng tiêu chuẩn, lại tiết kiệm thời gian. Việc có sẵn bố cục, màu sắc thiết kế giúp bạn tự tin hơn trong việc bổ sung các thông tin.
5. Top 5 website tạo chữ ký email online đẹp mà bạn không nên bỏ qua
- Signature Maker: Đây là nền tảng miễn phí phù hợp với tạo chữ ký email cá nhân. Bạn có thể nhanh chóng có cho mình danh thiếp riêng với mẫu thiết kế hài hòa với đầy đủ thông tin cần thiết. Với Signature Maker, bạn có quyền xem trước bản thiết kế trước khi nhấn lưu và sử dụng cho công việc.
- Si.gnatu.re: Có nhiều tính năng hơn như thêm trích dẫn, call to action, liên kết google maps, hay thêm logo, ảnh cá nhân, banner… Bạn cũng có thể tùy chỉnh thiết kế (bố cục, màu sắc, font chữ) cho phù hợp với bản thân. Tuy nhiên, nền tảng này có yêu cầu trả phí, bạn chỉ có giới hạn 30 ngày dùng thử.
- Mail Signatures: Cung cấp nhiều mẫu thiết kế hấp dẫn và có thể tùy chỉnh trực tiếp trên đố. Ngoài ra, website này cũng cho phép bạn kết nối với Gmail, Outlook, Exchange Online… và thiết kế chữ ký email phù hợp với từng nền tảng.
- Email Signature Rescue: Những mẫu template được cung cấp bởi nền tảng này thường phù hợp với các doanh nghiệp hơn là cá nhân.
- Mailcastr: Cung cấp đồng thời tính năng tạo chữ ký email vừa đi kèm chức năng theo dõi email (với tối đa 5 email mỗi ngày). với phiên bản tính phí 3$ mỗi tháng, bạn có thể sử dụng nhiều tính năng hơn.
6. Cách khắc phục những lỗi thường gặp với chữ ký email
Đôi khi bạn sẽ gặp vài vấn đề với chữ ký email, dưới đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục:
6.1. Chữ ký email không xuất hiện
Hãy kiểm tra xem chữ ký email có được chọn làm cài đặt mặc định trong email của bạn. Đồng thời, đảm bảo đã cài đặt chữ ký email cho cả thư mới cũng như thư trả lời/chuyển tiếp.
6.2. Chữ ký email bị mờ?
Với vấn đề này, bạn nên kiểm tra độ phân giải của ảnh. Độ phân giải nên cao hơn 3 lần so với thuộc tính chiều cao và chiều rộng HTML . Vì vậy, nếu chiều cao và chiều rộng là "120", độ phân giải hình ảnh của nên là 360 x 360 pixel.
Ngoài ra, lưu ý rằng nên đặt độ phân giải hình ảnh là 72 DPI. Nếu dùng phiên bản Outlook cũ hơn (2016 trở về trước), độ phân giải hình ảnh nên chuyển thành 96 DPI.
6.3. Email có chứa chữ ký mới bị đánh dấu là thư rác
Bộ lọc thư rác sẽ cân nhắc nhiều yếu tố khác nhau của email để xác định tính chất spam của email. Và hầu hết các vấn đề đều phát sinh từ chính nội dung email chứ không phải chữ ký.
Vậy nên để tránh bị đánh dấu là spam, hãy duy trì nội dung và hình ảnh văn minh, lành mạnh, hạn chế số lượng liên kết đính kèm và đảm bảo chữ ký tuân thủ nguyên tắc. Bạn có thể kiểm tra chữ ký email có hợp lệ không bằng cách gửi nhiều mail tới nhiều người nhận khác nhau để xem xét cách cách làm việc của bộ lọc mail. Nếu vẫn bị đánh dấu là thư rác, hãy điều chỉnh lại các yếu tố (nội dung và những đường dẫn) để đảm bảo thư của mình được gửi tới đúng địa chỉ.
Xem thêm: Cách dùng “chuẩn không cần chỉnh” của best regards khi kết thúc email
Kết luận
Chữ ký email là công cụ giúp bạn tạo dấu ấn khác biệt và xây dựng thương hiệu cá nhân/doanh nghiệp hiệu quả. Với những mẹo và hướng dẫn trên, 123job.vn chúc bạn tạo nên chữ ký email ấn tượng, thu hút và mang bản sắc riêng.
