Operation Manager là gì? Mọi thông tin về chức vụ Trưởng phòng Vận hành

Vị trí Operation Manager là một điếm đến thu hút nhiều ứng viên chạm chân đến nhưng không mấy ai tới được. Vị trí Operation Manager là gì mà khiến nhiều ứng viên quan tâm và dòm ngó nhiều đến vậy?

Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều giữ một vai trò quan trọng góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế của doanh nghiệp. Trong những phòng ban đó, không thể thiếu sự góp mặt của Vận hành - Operation và đứng đầu là Operation Manager. Operation Manager hay còn được nhớ đến với chức vụ Quản trị Vận hành hay Trưởng phòng Vận hành. Bạn hiểu về vị trí Operation Manager là gì và vai trò quan trọng của nó trong công ty?

I. Bộ phận Operation là gì?

Trước khi tìm hiểu về vị trí Operation Manager là gì thì bạn cần biết về bộ phận Operation. Operation là một bộ phận vận hành, kiểm soát và điều phối gần như là toàn bộ hoạt động trong nội bộ công ty cũng như từng chức năng của từng phòng ban trong doanh nghiệp. Ở bộ phận Operation Manager, mọi hoạt động trong doanh nghiệp phải được đi đúng hướng, đúng luật pháp, an toàn và hạn chế rủi ro. 

Bộ phận Operation là gì?

II. Operation Manager là gì?

Chi tiết hơn về bộ phận Operation Manager là gì - vị trí này là chuyên gia về mọi hoạt động vận hành của một doanh nghiệp hay còn gọi là Quản trị vận hành hay Trưởng phòng Vận hành. Vị trí Operation Manager còn chịu trách nhiệm quản trị nhân sự và theo sát toàn bộ chính sách của doanh nghiệp dựa trên pháp luật hiện hành, quản lý thêm nhiều cơ sở và hoạt động của doanh nghiệp. Để phát triển bền vững, lâu dài, một Operation manager cũng phải đưa ra nhiều phương án hay phương thức làm việc để phù hợp với từng bộ phận trong team. 

III. Công việc của Operation Manager là gì?

Trách nhiệm của vị trí Operation Manager trong bản mô tả công việc bao quát nhiều công việc khác nhau, vậy cụ thể thì công việc chính của một Operation Manager là gì? 

• Quản trị nhân sự từ khâu tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện nhân viên mới để xử lý các thông tin giấy tờ như hợp đồng lao động và chế độ phúc lợi cho nhân viên đi làm 
• Lên kế hoạch cụ thể để theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả của nhân viên 
• Thực hiện đầy đủ các thủ tục về nhân sự theo chính sách của doanh nghiệp
• Đánh giá chiến lược và kế hoạch sản xuất cũng như cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp 
• Chỉ đạo mọi hoạt động nhằm nâng cao năng suất, chất lượng cho dịch vụ và sản phẩm
• Giải quyết tất cả những vấn đề liên quan đến dịch vụ và chăm sóc khách hàng
• Quản lý các quy trình sử dụng dịch vụ, sản phẩm và thiết bị của doanh nghiệp
• Quản lý hàng tồn kho và những vấn đề khác liên quan đến vận chuyển 
• Duy trì một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh bằng cách thiết lập cũng như thực thi tiêu chuẩn và quy trình theo quy định của pháp luật. 

Công việc của Operation Manager là gì?

IV. Vai trò của Operation manager là gì trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

1. Kiểm tra và giám sát thông tin tài chính và ngân sách hoạt động.

Vị trí Operation manager chịu trách nhiệm chủ yếu về kiểm tra và giám sát tạo lập ngân sách của từng lĩnh vực trong công ty. Các nhà quản trị doanh nghiệp là người theo sát chi phí của mọi hoạt động. Họ cắt giảm chi tiêu của doanh nghiệp khi cần và chỉ giữ lại đủ ngân sách để mang lại lợi ích cho công ty. Từ đó, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu hợp lý. Còn lại sẽ tối ưu hóa phương thức sản xuất để đạt hiệu quả nhất.

2. Quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho của Operation manager là gì

Trong mỗi lĩnh vực khác nhau thì hoạt động giám sát hàng tồn kho hay chuỗi cung ứng đều có mỗi cách thức khác nhau. Công việc của Operation manager là quản lý trực tiếp những công việc này để quản lý hàng tồn kho cũng như chi phí kho bãi. Để đánh giá hoạt động sản xuất của một đội nhóm là hiệu quả, họ cần có được một nguồn cung nguyên vật liệu ổn định. Tương tự như vậy thì một khi công việc của hj hoàn thành, thành phẩm phải được kiểm kê đúng cách. Sau đó thì nó được gửi lên cho chuỗi cung ứng nhà bán lẻ hay khách hàng cuối cùng. Mỗi nhân viên sẽ chịu trách nhiệm một phần công việc cụ thể của mình còn vị trí Operation manager sẽ quản lý chung mọi hoạt động của doanh nghiệp. 

3. Quản lý nhân sự và làm việc bởi Operation manager 

Quản lý hoạt động cũng cần phải xử lý tốt về các yêu cầu nhân sự của một tổ chức. Họ làm việc với nhân sự để đào tạo những nhân viên mới và xử lý các vấn đề về kỷ luật. Trưởng phòng vận hành là người phải nhận thức được nhu cầu trong từng bộ phận để điều chỉnh quy trình làm việc cho hợp lý nhằm cải thiện hiệu quả trong hoạt động. Trong phòng ban Operation manager, để quản lý đội nhóm nhân viên của mình thì trưởng phòng vận phải đảm nhận luôn việc tuyển dụng, phỏng vấn để tìm ra những ứng viên tiềm năng nhất cho vị trí công việc phù hợp. Nếu chỉ có HR tuyển dụng thì nhiều khi sẽ không phù hợp với tiêu chí chọn người của Operation manager là gì. 

Quản lý nhân sự và làm việc bởi Operation manager

4. Quản lý hoạt động trong các ngành công nghiệp khác nhau

Tùy vào mô hình kinh doanh của công ty mà vị trí Operation manager sử dụng nhiều kỹ năng để thực hiện công việc của mình. Trong khi đó, ở một số mô hình công ty lớn thì công của của Operation manager sẽ chuyên về một lĩnh vực và tập trung vào một bộ phận cụ thể. Ví dụ như công việc của Operation manager có thể chỉ là quản lý hoạt động sản xuất từ khâu quản lý nguồn nguyên liệu, quản lý nhân sự cũng như giải quyết những vấn đề khác trong quá trình sản xuất. Ở một mô hình công ty nhỏ, vị trí Operation manager phải quản lý hầu như tất cả các hoạt động của doanh nghiệp như nhân sự là tuyển dụng nhân sự và đào tạo, quản lý nguồn nguyên liệu như xuất nhập hàng hỏa, lên chiến dịch marketing từ kế hoạch đến chi phí và nhân sự, quản lý hoạt động tài chính như chi phí, doanh thu, lợi nhuận hay các chính sách liên quan,...

V. Lương của vị trí Operation Manager

Từ những nhiệm vụ khá phức tạp và mức độ áp lực trong công việc cao, mức lương cho vị trí Operation manager cùng hấp dẫn. Những nhiệm vụ mà vị trí Operation manager đảm nhận ở nhiều lĩnh vực khác nhau với những hoạt động vận hành khác nhau thì mức lương của trưởng phòng vận hành sẽ dao động từ khoảng 20 - 50 triệu đồng tùy lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. 

VI. Những tố chất cần có của vị trí Operation Manager là gì?

Để được đề cử lên vị trí Operation manager là gì, ứng viên cần có yếu tố cần là bằng cử nhân Quản trị hay bằng cấp liên quan như kiểm toán, kế toán, quản trị kinh doanh hay quản trị doanh nghiệp,... Nếu có bằng thạc sĩ thì đây chính là một lợi thế cạnh tranh cho ứng viên khi ứng tuyển. Thông thường, vị trí Operation manager sẽ yêu cầu số năm kinh nghiệm tối thiểu từ 3 năm trở lên hoạt động trong nghề ở chức vụ tương đương. Ngoài yếu tố liên quan đến bằng cấp thì kinh nghiệm và những kỹ năng cũng được nhà tuyển dụng nhân sự vô cùng quan tâm khi phỏng vấn vị trí Operation manager. Để trở thành một trưởng phòng vận hành, ít nhiều bạn cần biết đến những kỹ năng sau: 

Những tố chất cần có của vị trí Operation Manager là gì?

Kỹ năng giao tiếp chính là chìa khóa dẫn đến nhiều thành tựu, đối với vị trí Operation manager là gì, trưởng phòng vận hành phải trực tiếp làm việc với nhiều quản lý cấp cao khác và nhân sự phòng ban khác cũng như các đối tác và khách hàng. Vì vậy mà để hoàn thành tốt công việc của Operation manager, họ phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo. 

Khả năng tương tác cũng nằm trong những điểm cộng cho vị trí Operation manager. Như đã thông tin ở trên về Operation manager là gì, trưởng phòng vận hành phải có kỹ năng tương tác với nhân sự trong doanh nghiệp, đây cũng là vị trí cần tạo thêm động lực cũng như truyền cảm hứng cho nhân viên, nên dù sao khả năng tương tác với con người cũng là lợi thế cho công việc của Operation manager. 

Nhắc đến những quản lý cấp cao thì vị trí Operation manager là gì cũng cần có kỹ năng lãnh đạo. Vị trí trưởng phòng vận hành luôn có một đội ngũ nhân sự với thái độ làm việc chuyên nghiệp và chịu trách nhiệm giám sát tổng thể cũng như xử lý những xung đột một cách thông minh nhất. Chính vì vậy, công việc của Operation manager yêu cầu rất nhiều về kỹ năng quản lý con người và công việc, nên lãnh đạo như thế nào cũng là một điểm sáng với vị trí Operation manager là gì. 

Với những công việc của Operation manager về việc quản lý tài chính. Operation manager phải sử dụng nhiều những công cụ để quản lý tài chính cũng như lên kế hoạch về ngân sách, chi tiêu sao cho hợp lý mà vẫn mang về mức doanh thu tăng trưởng. Trong bất kỳ trưởng hợp nào thì trưởng phòng vận hành đều phải giữ được một tư duy logic, đầu óc nhanh nhạy để giải quyết được những vấn đề phát sinh. 

VII. Những khó khăn khi làm vị trí Operation Manager là gì?

Từ những thông tin về công việc của Operation manager là gì, bạn thấy được sự khó khăn, mức độ phức tạp mà vị trí công việc này yêu cầu. Đây cũng là lý do vì sao với vị trí trưởng phòng vận hành thì không phải ai cũng đảm nhận được. Vị trí Operation manager đòi hỏi những hiểu biết sâu rộng cũng như kinh nghiệm chuyên môn cao và để làm được điều này, Operation manager cần có được một định hướng rõ ràng và chấp nhận nhiều khó khăn khi mới bắt đầu hành trình này:

Những khó khăn khi làm vị trí Operation Manager là gì?

• Không được tín nhiệm từ đầu mà cần một thời gian nỗ lực và thể hiện năng lực với doanh nghiệp
• Tiếp xúc và làm quen với nhiều nhân sự, nhiều người từ nhiều phòng ban khác nhau với nhiều tính cách cũng như phương pháp làm việc khác nhau nên đôi khi cần sự khéo léo và tinh ý. 
• Công việc sẽ yêu cầu xử lý nhiều đầu mục công việc cùng một lúc nên cần có sự năng động, tư duy logic và kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý. 

VIII. Kết luận 

Nếu như bạn có định hướng tiến tới vị trí trưởng phòng vận hành thì chắc chắn bạn sẽ phải cố gắng rất nhiều, từ kiến thức chuyên ngành đến kinh nghiệm chuyên môn. Từ những thông tin trên về vị trí Operation Manager là gì cũng như những áp lực trong công việc của vị trí này thì bạn sẽ tự định hướng cho bản thân một hành trang đầy đủ cho hành trình này. Tuy khó khăn nhưng nếu có sự cố gắng thì bạn sẽ tiếp tới cùng với ước mơ và định hướng của mình.