Diagram là một công cụ quan trọng, được vận dụng thường xuyên trong quá trình học tập và làm việc. Nhiều dạng diagram được phát triển với những chức năng khác nhau. Vấn đề đặt ra là nên sử dụng diagram (sơ đồ) nào phù hợp với từng bối cảnh, nhiệm vụ.
Với bài viết dưới đây, 123job.vn sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu: Diagram là gì? Các loại diagram phổ biến và ứng dụng của chúng trong công việc? Công cụ vẽ diagram trực tuyến hữu ích nhất hiện nay?
1. Diagram là gì?
Diagram là hình ảnh biểu diễn có hệ thống, cấu trúc và mối quan hệ giữa các sự vật, dữ liệu, hay một vấn đề cần được giải đáp nào đó. Thuật ngữ thường được dùng với nghĩa tương tự diagram trong tiếng Việt là sơ đồ.
Sử dụng diagram giúp quá trình truyền đạt thông tin hiệu quả hơn. Thông qua diagram, người đọc có thể dễ dàng hệ thống khóa một khối lượng thông tin lớn theo trình tự và hiểu mối quan hệ liên kết giữa từng nhóm nội dung. Với chức năng trên, diagram là công cụ hữu dụng, được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực từ giáo dục, kinh doanh, công nghệ thông tin…
2. Sự khác nhau giữa Diagram (Sơ đồ), Charts (biểu đồ) và Graphs (đồ thị)
Trong nhiều tình huống, mọi người có thể linh hoạt sử dụng giữa biểu đồ, đồ thị và sơ đồ. Tuy nhiên, vẫn có sự khác biệt cơ bản giữa ba khái niệm trên.
- Bạn có thể hiểu diagram như một phạm trù rộng mở: bao hàm bất kì nội dung trực quan hóa thông tin theo những cách hữu hình. Diagram được sử dụng để trực quan hóa thông tin định lượng và định tính. Ví dụ như sơ đồ tư duy, sơ đồ mặt bằng, cây phân loại… đều có thể coi là diagram.
- Đồ thị: Biểu diễn dữ liệu định lượng trên mặt phẳng có trục Oxy. Đồ thị sử dụng các đường, các thanh, điểm để trực quan hóa dữ liệu số, hàm số toán học hay dữ liệu từ bảng tính.
- Biểu đồ (Chart): Biểu đồ cũng là một trong những công cụ quan trọng để biểu diễn dữ liệu định lượng. Chúng sử dụng đa dạng hình, khối, đường để trực quan hóa dữ liệu.
3. Các loại Diagram phổ biến và ứng dụng trong công việc
3.1. FlowChart (Sơ đồ luồng)
Mô tả: Sơ đồ luồng là diagram biểu diễn một quy trình hoặc luồng công việc. Sơ đồ luồng sử dụng các khối (Tròn, chữ nhật, thoi…), ký hiệu (mũi tên, đường) để biểu thị các bước hành động hoặc sự tiếp nối giữa các bước khác nhau trong một chu trình.
Công dụng phổ biến của sơ đồ luồng: Lập bản đồ chu trình sản xuất, làm việc; Lập kế hoạch dự án; Biểu diễn chu trình và hỗ trợ ra quyết định…
3.2. GanttChart (Biểu đồ dòng thời gian)
Mô tả: GanttChart là diagram biểu diễn lịch trình dự án bằng cách phối hợp giữa các thanh nhiệm vụ và trục biểu diễn thời gian. Qua đó, bạn có thể dễ dàng trực quan hóa quá trình triển khai một dự án từ ngày bắt đầu tới ngày kết thúc.
Ứng dụng phổ biến sơ đồ Gantt: Quản lý dự án; Trực quan hóa dòng thời gian; Theo dõi nhiệm vụ, tiến độ công việc…
3.3. Venn Diagram (Biểu đồ Venn)
Mô tả: Biểu đồ Venn là diagram được sử dụng để biểu thị mối quan hệ logic giữa các tập hữu hạn khác nhau. Trong đó, các tập thường được biểu diễn thông qua các hình tròn khác nhau về màu sắc và kích thước. Những quan hệ logic ở đây có thể là sự giao thoa, thuộc, hay tiếp xúc…
Ứng dụng phổ biến của Venn Diagram: Toán học; Lý thuyết tập hợp; Thống kê; Logic và xác suất,...
3.4. Mind Map (Sơ đồ tư duy)
Mô tả: Sơ đồ tư duy được sử dụng để sắp xếp thông tin một cách trực quan và thể hiện mối quan hệ giữa các nhóm nội dung trong một tổng thể. Đây là một công cụ diagram được sử dụng phổ biến trên thế giới và Việt Nam với công dụng ghi chú và tóm tắt nội dung một cách cô đọng, dễ nhớ nhất.
Ứng dụng phổ biến của sơ đồ tư duy: Trong học tập, hệ thống hóa nội dung bài học; Lập kế hoạch; Phát triển ý tưởng (Brainstorm) quảng cáo, kinh doanh, giải pháp công nghệ…
3.5. Sơ đồ mạng (Network Diagram)
Mô tả: Network Diagram là sơ đồ biểu thị mối quan hệ giữa các thực thể khác nhau trong một cấu trúc mạng không dây, mạng di động… Những thực thể đó bao gồm thiết máy tính, thiết bị và các kết nối giữa chúng…
Ứng dụng phổ biến: Lập kế hoạch cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, Kiến trúc hệ thống trong doanh nghiệp…
3.6. ER Diagram
Mô tả: ER Diagram (Entity Relationship model - E-R) hay mô hình quan hệ - thực thể là sơ đồ thể hiện quan hệ, mối liên kết giữa các tập thực thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Hiểu đơn giản, sơ đồ ERD là cách trực quan hệ thống thông tin và cấu trúc dữ liệu.
Mô hình này đặc trưng bởi 3 khái niệm cơ bản gồm các thực thể, thuộc tính, mối quan hệ và hệ thống ký hiệu riêng biệt: hình chữ nhật biểu thị các thực thể, hình elip đại diện cho các thuộc tính, khóa chính là thuộc tính được gạch chân, kim cương đại diện cho loại mối quan hệ…
Ứng dụng phổ biến: Mô hình ERD là sơ đồ chuyên môn, được sử dụng chủ yếu cho hoạt động thiết kế cơ sở dữ liệu, hay kỹ thuật phần mềm.
3.7. UML Diagram
Mô tả: UML Diagram hay Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (Unified Modeling Language - UML) là ngôn ngữ được chuẩn hóa để trực quan hóa, đặc tả, xây dựng và tài liệu hóa các phần hay thiết kế của một hệ thống phần mềm.
Thông qua UML Diagram, người đọc dễ dàng hình dung cấu trúc hệ thống cũng như hiểu rõ hơn việc liên lạc, trao đổi giữa trong và ngoài tổ chức. Qua đó công việc phát triển được xử lý một cách nhất quán, tối ưu và giảm thiểu tối đa sai sót.
Các loại UML Diagram phổ biến hiện nay: Biểu đồ lớp; Biểu đồ hoạt động; Biểu đồ trình tự; Biểu đồ trường hợp sử dụng.
Ứng dụng phổ biến: Phát triển phần mềm; Thiết kế hệ thống; Tài liệu hóa kiến trúc yêu cầu, kiểm thực; Quản lý việc bàn giao phần mềm.
3.8. Sơ đồ xương cá (Fishbone Diagram)
Mô tả: Sơ đồ xương cá là dạng diagram được sử dụng nhằm xác định, sắp xếp và phân tích nguyên nhân tiềm ẩn gây ra một vấn đề nào đó trong quá trình sản xuất, kinh doanh, vận hành doanh nghiệp…
Chủ đề được đưa ra mô xẻ nằm trên trục chính của sơ đồ (cũng là trục xương chính). Trên cơ sở đó, nhà phân tích đưa ra những nguyên nhân chính - phụ và sắp xếp, phát triển chúng theo các nhánh nối liền với trục chính. Đây là cách vấn đề được trực quan hóa và mô phỏng theo khung xương cá.
Ứng dụng phổ biến: Phân tích nguyên nhân gốc rễ; Giải quyết vấn đề; Quản trị chất lượng…
3.9. Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram)
Mô tả: Sơ đồ luồng dữ liệu là công cụ trực quan hóa dòng chạy của dữ liệu, thông tin một cách có hệ thống. Sơ đồ luồng có 4 thành phần chính: Quy trình; Đơn vị bên ngoài; Kho dữ liệu; Dòng dữ liệu (thể hiện qua mũi tên).
Các kí tự tròn, vuông, mũi tên, nhãn văn bản… được sử dụng để biểu diễn các thành phần, điểm đầu vào, đầu ra, các tuyến di chuyển giữa mỗi trạm tiếp nhận và điểm lưu trữ của một quá trình. Qua đó, Data Flow Diagram giúp người đọc dễ dàng hình dung và tiếp nhận thông tin quan trọng về cách hệ thống vận hành.
Ứng dụng chính: Mô hình hóa quá trình; Phân tích hệ thống.
3.10. Biểu đồ trình tự (Sequence Diagram)
Mô tả: Sequence Diagram là một loại mô hình UML biểu diễn cách các nhóm đối tượng, các thông điệp được gửi và nhận tương tác theo một trình tự thời gian cụ thể.
Ứng dụng chính của Sequence Diagram: Thiết kế và phát triển chức năng; Thiết kế phần mềm; Mô hình hóa tương tác hệ thống; Kiểm chứng và bổ sung phương pháp cho các Class.
4. Những công cụ hỗ trợ vẽ sơ đồ (diagram) hiệu quả
Dưới đây là một số công cụ vẽ sơ đồ/diagram hiệu quả với nhiều tính năng đa dạng mà bạn có thể áp dụng trong học tập, công việc hàng ngày:
- draw.io là phần mềm miễn phí cho pho phép vẽ nhiều dạng diagram khác nhau từ sơ đồ luồng, sơ đồ UML… draw.io cũng cho phép người dùng tải trực tiếp diagram xuống máy tính hoặc tích hợp với dịch vụ lưu trữ có sẵn như Google Drive, Dropbox.
- Lucidchart là một trong những công cụ vẽ diagram chất lượng nhất. Công cụ này cũng cho phép người dùng chia sẻ dữ liệu với đồng nghiệp. Đảm bảo nhiều người có thể cùng xem và chỉnh sửa trên một diagram chung.
- Creately là công cụ vẽ diagram trực tuyến khác cho phép nhiều người cùng sử dụng và chỉnh sửa trên một bản diagram. Công cụ này có sẵn nhiều mẫu diagram khác nhau, thuận tiện cho quá trình sử dụng.
- Microsoft Visio Online kết nối tối với Office 365, SharePoint, giúp người dùng dễ dàng tạo ra các bản diagram và tài liệu, báo cáo chất lượng.
- Cacoo có thư viện dữ liệu lớn với các template diagram đa dạng từ biểu đồ, sơ đồ,... Người dùng có thể chia sẻ phiên làm việc trên Cacoo với đồng nghiệp qua Email hoặc liên kết để cùng chỉnh sửa bản diagram chung.
Kết luận
Mong rằng thông tin về danh sách 10 loại diagram (sơ đồ) phổ biến trên đây giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng và ứng dụng của mỗi công cụ diagram. Mỗi dạng diagram đều được phát triển nhằm mục đích riêng, phục vụ cho những lĩnh vực và nhiệm vụ nhất định. Điều quan trọng giúp bạn sử dụng chúng hơn là hiểu rõ chức năng và vận dụng đúng bối cảnh.
