Ở phần bài viết trước, chúng tôi đã giới thiệu đến bạn về kỹ năng đàm phán và các bước chuẩn bị cho cuộc đàm phán. Bài viết này hãy cùng chúng tôi tham khảo cách để thành công trong cuộc đàm phán nhé.

Khi bạn là một người có kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp và đã lên kế hoạch đàm phán thật hoàn hảo thì bạn luôn tự tin để bước vào cuộc thương thuyết đầy cam go. Tuy nhiên, có rất nhiều tình huống dở khóc dở cười có thể bất ngờ xảy đến khiến bạn trở tay không kịp. Vậy bạn phải làm gì để lường trước mọi tình huống khó đỡ trong đàm phán? Chúng tôi sẽ bật mí cho bạn ngay trong bài viết dưới đây, hãy cùng đọc và suy ngẫm nhé.

I. Mở đầu cuộc đàm phán.

Trước khi đi vào vấn đề chính của cuộc đàm phán, với người có kỹ năng đàm phán, chúng ta luôn có một lời chào, lời chúc sức khỏe và hỏi thăm nhau để tạo không khí thân mật cho cuộc trò chuyện. Sau đó sẽ là những bước đặt vấn đề đầu tiên cho buổi thương thảo. Vậy cần làm gì để “đầu xuôi đuôi lọt”? Hãy làm theo chúng tôi nhé!

1. Tạo không khí thân thiện cho buổi đàm phán

Tạo không khí thân thiện cho buổi đàm phán

Tạo không khí thân thiện cho buổi đàm phán

Để có thể thuận lợi đạt được mục đích đàm phán, ngay từ lúc gặp mặt ban đầu, bạn cần “lấy câu chuyện làm quà”, hãy hỏi han sức khỏe đối phương một cách tự nhiên và chân thành nhất. Điều này vừa mang lại bầu không khí vui vẻ, thân thiện vừa gợi ra trong bạn và đối tác sự tin cậy, quan tâm và sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau. Đây là một trong những việc cần làm để rèn luyện kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp.

2. Đặt vấn đề nhỏ

Bước vào cuộc đàm phán, bạn đừng bao giờ đặt vấn đề ngay vào việc lợi ích của 2 bên phải như thế nào. Hãy vận dụng kỹ năng đàm phán của mình để đi từng bước một, đưa ra các mục tiêu nhỏ trước và từ từ đi vào câu chuyện để làm rõ mục tiêu lớn. Việc làm này sẽ giúp đối phương không bị gây sức ép và thoải mái hơn khi cần thương lượng về lợi ích đôi bên.

3. Lập kế hoạch làm việc

Trong những cuộc thương thuyết chính thức cho những mục tiêu lớn, việc lập ra kế hoạch làm việc là điều nên làm với những nhân sự có kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp. Kế hoạch làm việc thường được vạch rõ bằng văn bản và cung cấp công khai cho cả 2 bên cùng thống nhất, từ đó đưa ra ý kiến sửa đổi sao cho hợp lý nhất.

II. Chứng tỏ thực lực bản thân và đơn vị đại diện.

1. Đặt câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những cách chứng tỏ sự hiểu biết và lắng nghe của bạn đối với những vấn đề mà đối phương đang chia sẻ. Việc đặt câu hỏi trong đàm phán giúp bạn thu thập thông tin và đưa ra những kết luận chính xác nhất.

Có nhiều loại câu hỏi mà bạn có thể áp dụng trong cuộc đàm phán như câu hỏi mở, câu hỏi thăm dò, câu hỏi trực tiếp hoặc câu hỏi gián tiếp. Lựa chọn loại câu hỏi tùy thuộc vào tình huống đàm phán để có được hiệu quả tốt nhất.

2. Giữ im lặng đúng lúc

Với kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp, đôi lúc bạn cần giữ im lặng trong một số trường hợp nhất định. Đó là khi bạn muốn lắng nghe ý kiến của đối tác hoặc phải kiềm chế sự tức giận và không muốn thốt ra những lời gay gắt. Đôi khi đó cũng là một dấu hiệu thể hiện sự thất vọng và cần thời gian để suy nghĩ thêm.

3. Lắng nghe

Trong mọi cuộc đàm phán, nếu muốn thành công, bạn phải lắng nghe đối phương chia sẻ và bày tỏ những ý kiến của họ. Lắng nghe trong đàm phán là thể hiện sự tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làm cho quan hệ hai bên gắn bó hơn, đàm phán thuận lợi hơn.

4. Quan sát

Luôn quan sát đối thủ trong đàm phán

Luôn quan sát đối thủ trong đàm phán

Trong cuộc đàm phán, người có kỹ năng đàm phán tốt phải biết quan sát diện mạo, cử chỉ và thái độ của đối phương. Điều này nghe thì dễ nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến kết quả cuộc thương thảo. Bạn quan sát đối thủ của mình để biết được họ là ai, tính cách như thế nào và họ đang nghĩ gì, từ đó đưa ra các phương án đối phó thích hợp.

5. Phân tích

Kỹ năng phân tích tình huống cũng cần thiết không kém các kỹ năng khác. Khi phân tích tình huống tốt, bạn sẽ tìm ra cách tháo gỡ các khúc mắc, khó khăn trong cuộc đàm phán. Kỹ năng phân tích các vấn đề, lý thuyết và các thông tin đối phương đưa ra cũng giúp bạn hiểu được ý muốn của đối phương, từ đó việc thỏa thuận giữa đôi bên sẽ diễn ra thuận lợi hơn.

III. Thương lượng với đối tác

1. Truyền đạt thông tin

Trước khi bạn bắt đầu thương lượng với đối tác về các lợi ích của đôi bên, với kỹ năng đàm phán của mình, bạn cần truyền đạt thông tin đến cho đối phương biết mình sắp bước vào giai đoạn thương lượng. Nếu bạn không thông báo, đối phương sẽ nghĩ cuộc đàm phán vẫn đang gay cấn và không có ý muốn hợp tác cùng bạn.

2. Thuyết phục

Đây là bước cực kỳ quan trọng, với một người có kỹ năng đàm phán tốt thì việc thuyết phục đối thủ là không khó. Tuy nhiên, đôi khi trong quá trình thuyết phục, bạn vô tình làm mất lòng đối phương, khi đó bạn sẽ mất tất cả. Vậy nên khi thuyết phục người khác bạn cần tỏ thái độ mềm mỏng, nhẹ nhàng và vui vẻ, tránh gây hiểu lầm.

3. Nhượng bộ

Nhượng bộ là bước truyền đạt thông tin cuối cùng, hãy nhượng bộ đối phương một chút, bạn sẽ nhận về kết quả bất ngờ. Còn nếu không chịu nhượng bộ, chắc chắn bạn sẽ là người chịu thiệt dù ít, dù nhiều, mối quan hệ của đôi bên sẽ rạn nứt. Đây không phải là việc mà những người có kỹ năng đàm phán tốt hay sử dụng.

Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp mà bạn không nhất thiết phải nhượng bộ đối phương mà lúc này kỹ năng đàm phán của bạn cần mạnh mẽ, quyết đoán đưa ra quyết định để giữ lại lợi ích cho bên mình. Nếu rơi vào trường hợp này, bạn hãy bình tĩnh xử lý và không nên nóng giận, sẽ rất dễ mắc lỗi, gây ra hậu quả không đáng có.

IV. Kết thúc cuộc đàm phán

Với kỹ năng đàm phán của mình, khi bạn cảm thấy cuộc đàm phán đã đạt được những mục tiêu đề ra, hãy mở lời kết thúc cuộc đàm phán bằng những kết luận cuối cùng để chốt lại vấn đề. Bên cạnh đó, bạn đừng quên một bản hợp đồng có chữ ký đôi bên để làm bằng chứng cho mọi quyết định sau này.

Trước khi rời đi, người có kỹ năng đàm phán tốt sẽ chắc chắn mọi mục tiêu đề ra đều được xử lý thích hợp nhất và mục tiêu quan trọng không kém là giữ được mối quan hệ hòa thuận, hợp tác lâu dài với đối phương.

V. Kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước ngoài

Để thành công trong những cuộc đàm phán với đối tác nước ngoài, bạn cần chuẩn bị thật tốt tinh thần tự tin, nhiệt tình và vốn ngoại ngữ là điều không thể thiếu. Bên cạnh đó, người có kỹ năng đàm phán tốt luôn biết chủ động tìm kiếm những thông tin để phục vụ cho cuộc đàm phán, trong đó có:

  • Tìm hiểu về nền văn hóa của những đối tác trong cuộc đàm phán và sự khác biệt so với nền văn hóa nước nhà để có thể tiếp đón họ một cách chu đáo nhất.
  • Tìm hiểu và nghiên cứu để đưa ra nhận định khách quan nhất về văn hóa nước bạn để tránh những hành động gây mất lòng đối phương.
  • Tìm hiểu thật kỹ những phong cách làm việc về chiến lược và chiến thuật của đối thủ trước khi bước vào cuộc đàm phán, làm cho bản thân thích nghi với con người, vấn đề và hoàn cảnh của đối tác mình.
  • Học ngôn ngữ của đối tác, ít nhất là câu chào hỏi thông thường vì đây là vấn đề quan trọng để liên kết giữa các nền văn hóa và giữa những người đàm phán, nó giúp chúng ta gần gũi hơn và thân thiện hơn.
  • Trong kỹ năng đàm phán, bạn cần cẩn trọng về ngôn ngữ, cử chỉ và ý nghĩa kèm theo khi bạn học theo thói quen của đối tác.
  • Làm quen với những nền văn hóa khác nhau bạn sẽ thấy có những kiểu đàm phán khác nhau để phù hợp với văn hóa từng vùng miền.

VI. Kết luận

Như vậy bài viết của chúng tôi đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về kỹ năng đàm phán trong kinh doanh. Chúc bạn đọc luôn thành công trong mọi cuộc thương thuyết và cuộc sống.