Ngày nay, vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu đã được tuyển dụng rất nhiều, cơ hội này dành cho cả những ứng viên nam và nữ. Vậy thì theo bạn để tuyển dụng nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có khó không?
Đầu tiên chúng ta cần hiểu công việc của khi tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Bài viết sau đây sẽ mang tới người đọc về nhân viên chứng từ, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, ứng tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu đọc để biết thêm chi tiết nhé!
I. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (tên tiếng Anh: Docs – Cus) đó là việc làm văn phòng phổ biến ở trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Có thể coi nhân viên chứng từ chính là người tiếp cận thường xuyên đối với hàng loạt giấy tờ chứng thực.Từ đó sắp xếp, phân loại và thực hiện xử lý mọi thể loại văn bản liên quan nhất tới việc xuất, nhập khẩu hàng hóa của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Công việc này sẽ đòi hỏi tính chính xác cao, bởi đó thường ưu tiên nhân viên có kỹ năng phù hợp, đặc biệt là cần phải cẩn thận, tỉ mỉ.
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì
Thông thường, một công việc chính của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ bao gồm:
Thực hiện thanh toán quốc tế để có thể làm hợp đồng xuất khẩu theo hình thức: L/C, T/T, D/A,…
Lưu trữ, phân loại và sắp xếp những chứng từ một cách khoa học và có hệ thống tổ chức
Giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan tới giao, nhận hàng hóa, vấn đề vận tải và kho bãi…
Sẽ chịu trách nhiệm liên hệ với các đại lý nước ngoài để thỏa thuận về giá cả vận tải
Đối thoại với các đối tác, nhà cung cấp, những khách hàng theo nhiều trường hợp cụ thể.
Thực hiện soạn thảo hợp đồng, hóa đơn và giấy tờ PO, Packing list, DO…
Chuẩn bị bộ hồ sơ liên quan tới hàng hóa để làm chứng từ: lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng, làm ℅…
Cập nhật thông tin mới về những điều lệ, điều luật liên quan tới ngành xuất nhập khẩu
Triển khai về làm House Bill, Telex Release dựa theo yêu cầu cấp trên
Xem thêm: Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Mức lương của nhân viên xuất nhập khẩu
II. Nơi làm việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu ở đâu?
Như ở trên đã giúp cho bạn hiểu được nhân viên chứng từ là gì.Vậy thi làm một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thì những nơi mà bạn có thể ứng tuyển vào làm đó chính là:
- Công ty Forwarder- các dịch vụ giao nhận vận tải logistics
- Những hãng tàu, hãng vận tải dịch vụ lớn nhất
- Các công ty xuất nhập khẩu
III. Đặc thù công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Để có thể trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu xuất sắc bạn cần phải biết đặc thù công việc của các nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ phải đối mặt như thế nào, để thông qua tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Đặc thù công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì
Tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần sự tập trung tuyệt đối và sự tư duy logic trong công việc bởi vì mỗi tình huống vận chuyển khác nhau thì đòi hỏi nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải nắm được bản chất công việc mà mình đang làm
Nhân viên chứng từ được thông qua tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải cẩn thận và cần phải thái độ tốt trong công việc.
Áp lực công việc rất cao, bạn phải luôn chủ động để sắp xếp thời gian và công việc
Xem thêm: Bật mí những kỹ năng cần có của nhân viên xuất nhập khẩu
IV. Bảng mô tả công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu như thế nào?
1. Sale Export Staff – Công việc của nhân viên bán hàng xuất khẩu
Vị trí Sale Export Staff đóng vai trò quan trọng trong mảng xuất nhập khẩu. Ứng viên cho công việc này cần phải có kỹ năng tốt về ngoại ngữ, giao tiếp, thuyết phục,…và sự hiểu biết nghiệp vụ kinh tế và ngoại thương, pháp luật hải quan…
Công việc chính của nhân viên Sale Export chính là:
Tìm kiếm những nguồn khách hàng tiềm năng quốc tế
Thực hiện tiến hành mở thanh toán quốc tế
Nộp thuế và làm những chứng từ thông qua hải quan
Theo dõi các tiến độ giao, nhận hàng
2. Purchasing Staff – Công việc của nhân viên mua hàng nhập khẩu
Công việc của nhân viên Purchasing chủ yếu đó là nhập liệu hàng hóa với giá cả tốt nhất. Tuy nhiên luôn cần phải để ý chất lượng sản phẩm giữ uy tín để đưa vào sản xuất. Đa phần nhân viên Purchasing sẽ có nhiệm vụ như sau:
Thực hiện giao dịch với những nhà cung cấp quốc tế
Sau khi chốt đơn hàng thì sẽ nhanh chóng ký hợp đồng mua bán
Đại diện công ty để thực hiện thanh toán quốc tế
Tìm kiếm và liên hệ với những nhà cung cấp mới để phù hợp hơn so với nhu cầu thị trường
Giám sát các quá trình thông quan, vận tải hàng hóa
Kiểm tra những hàng hóa nhập khẩu, sau đó bàn giao lại cho công ty
3. Documents Staff – Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Documents Staff – Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Người lao động có thể đặt ứng tuyển vào vị trí này tại những công ty xuất nhập khẩu hoặc là dịch vụ khai báo Hải quan. Nhiệm vụ của khi tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu liên quan nhiều tới xử lý văn bản, bao gồm:
Làm hóa đơn vận tải, những giấy thông báo hàng về hay hệ thống invoice, packing list…
Soạn thảo về bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Soạn thảo về bộ chứng từ vận chuyển
Tiến hành thực hiện những thủ tục về giao nhận hàng hóa
Đàm phán những điều khoản hợp đồng đối với đối tác, khách hàng
4. Sales Logistics Staff – Công việc của nhân viên kinh doanh cước vận tải
Sales Logistics Staff đó là những nhân viên thuộc trong bộ phận Logistics hoặc là ở trong đơn vị hậu cần của doanh nghiệp. Họ sẽ chịu trách nhiệm về những dịch vụ, quản lý giá cước vận chuyển, hay hỗ trợ điều phối,…Ngoài ra, sẽ còn thực hiện:
Thông qua những việc quảng bá, quảng cáo tìm kiếm khách hàng
Chăm sóc những khách hàng thường xuyên, mang dịch vụ ưu đãi hấp dẫn
Đảm bảo rằng mọi lô hàng đều xuất, nhập khẩu an toàn
Nhận xác nhận đơn từ những khách hàng, từ nhà môi giới
5. Customer Support Staff – Công việc của nhân viên hỗ trợ và chứng từ giao nhận
Công việc của những nhân viên hỗ trợ và chứng từ giao nhận cơ bản bao gồm:
Kiểm tra những tiến độ giao, nhận hàng hóa
Cập nhật và theo dõi tình trạng của những lô hàng trên hệ thống quản lý xuất, nhập khẩu
Thông báo cho các khách hàng tiến trình di chuyển của hàng hóa
Liên hệ với đại lý lines/agent quốc tế để có thể đàm phán giá cước tốt nhất
6. Operation Staff – Công việc của nhân viên giao nhận, thông quan hiện trường
Vị trí Operation Staff mang tính chất di chuyển nên khá vất vả. Tham khảo một số nhiệm vụ sau để có thể hiểu hơn về công việc:
Tiếp nhận kết quả chứng từ của bộ phận Sales / Docs
Tiến hành thực hiện nộp thuế và đi nhận hàng nhập khẩu ở cảng biển, sân bay
Operation Staff – Công việc của nhân viên giao nhận, thông quan hiện trường
Tiếp nhận hồ sơ chứng từ Phyto hay giấy phép C/O
Kiểm đếm các hàng hóa, tiến hành phân loại chúng thành nhiều danh mục
Xem thêm: Xuất nhập khẩu - Ngành có nhiều tiềm năng nhưng thiếu nhân lực tại Việt Nam
V. Yêu cầu cơ bản đối với nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
1. Có kiến thức về chuyên môn vững vàng
Lĩnh vực xuất nhập khẩu đó là một nội dung khó, tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu đòi hỏi nhiều kiến thức liên quan, ví dụ như là: quản trị, kinh tế, ngoại thương, hay hải quan, luật pháp…Vì thế, ứng viên tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần phải siêng năng học hỏi và tham khảo các sách vở chuyên môn để nâng cao kiến thức hỗ trợ nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Hơn thế, cần tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu giỏi còn nên thông hiểu những tin tức mới nhất về công việc xuất nhập khẩu toàn thế giới.
Đừng quên đầu tư học ngoại ngữ bởi vì tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chắc chắn liên quan tới đối tác nước ngoài. Bạn không cần phải chú trọng nhiều về ngoại ngữ nâng cao mà nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chỉ cần rèn luyện khả năng để đọc hiểu và giao tiếp thôi là đủ.
2. Cẩn thận, tỉ mỉ
Vị trí khi tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu yêu cầu tính chính xác cao và số liệu tuyệt đối nên là luôn phải kiểm tra cẩn thận. Nếu nhân viên chứng từ thiếu tính tỉ mỉ thì sẽ phải trả giá cho những sai lầm bằng hình thức tài chính. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu không nên xem nhẹ thói quen quan sát vì tính chuẩn mực chúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả và tiến độ công việc.
3. Tư duy logic
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng không thể thiếu tư duy logic bởi đây chính là kỹ năng quan trọng hàng đầu. Tư duy tốt sẽ tạo nên khả năng tập trung cao độ và những cách xử lý vấn đề hiệu quả. Hơn thế, người nhân viên cần phải nắm rõ thông tin về hàng hóa để có thể ứng biến tốt trước mỗi tình huống mà xuất nhập khẩu khác nhau.
Tư duy logic
4. Chịu được áp lực công việc
Nhân viên chứng từ luôn cần phải tập trung cao độ để có thể xử lý nhiều công việc. Vậy nên, họ phải có tinh thần vững và có một khả năng chịu áp lực lớn. Bởi vì đặc thù của công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là tính nhanh chóng và sự uy tín nên nhà tuyển dụng sẽ đặc biệt đề cao sự linh hoạt. Ứng viên biết cách thích nghi tại nhiều điều kiện lao động thì sẽ càng trở nên nổi bật.
Xem thêm: Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu
VI. Mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu như thế nào?
Mức lương trung bình đối với nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu đó là từ 6-8 triệu đồng trở lên cho dành một tháng làm việc. Đây được coi chính là một trong các vị trí việc làm ổn định. Mức lương tuy rằng không quá cao nhưng mà lại tăng dần lên dựa theo kinh nghiệm và lộ trình thăng tiến.
Theo trang web đánh giá về lương của Vietnamsalary, thu nhập của nhân viên ngành chứng từ xuất nhập khẩu tại Việt Nam thì sẽ có dao động như sau:
Lương trung bình của nhân viên chứng từ là: 8,1 triệu/ tháng
Lương thấp nhất của nhân viên chứng từ là: 4 triệu/tháng
Lương cao nhất của nhân viên chứng từ là: 22,5 triệu/tháng
VII. Tìm việc làm chứng từ xuất nhập khẩu tại 123job
Để có thể trở thành một nhân viên ngành xuất nhập khẩu, gợi ý nộp đơn ứng tuyển vào một số địa điểm ở dưới đây dưới đây:
Tìm việc làm chứng từ xuất nhập khẩu tại 123job
Xem thêm: Mẫu đánh giá nhân viên phòng xuất nhập khẩu
VIII. Kết luận
Bài viết 123job đã mang tới người đọc thông tin quan trọng cần phải biết để trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Mong rằng những kiến thức sẽ giúp bạn đọc nắm chắc tự tin ứng tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu.
Trang chủ 
Cover letter 
Mẫu CV 
Tài khoản 
Thêm