Giới thiệu về Viện Đại học Sydney Việt Nam/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):
SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giá, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.
SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.
Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua. SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.
Building on the University of Sydney’s world- class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long- standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.
Mô tả công việc/Job Description:
Trợ lý điều hành chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hỗ trợ hành chính và vận hành cho Viện trưởng; đảm bảo phối hợp hiệu quả trong các hoạt động nghiên cứu, dự án và đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu chiến lược của Viện.
The Executive Assistant supports the Institute Director in managing administrative and operational functions, ensuring effective coordination of research and institutional activities, and contributing to the achievement of the Institute’s strategic goals.
Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:
Hỗ trợ hành chính và điều hành
/Executive and Administrative Support
Xử lý các tài liệu và thông tin nhạy cảm, bảo đảm mức độ bảo mật cao nhất./Handle sensitive and confidential information with the highest level of discretion.
Quản lý lịch làm việc của Viện trưởng, bao gồm lên kế hoạch các cuộc họp, cuộc hẹn, thời gian làm việc tập trung, sắp xếp công tác và thực hiện báo cáo chi tiêu./Manage the Institute Director’s schedule, including planning meetings, appointments, focused work time, travel arrangements, and expense reporting.
Quản lý và chuẩn bị các hoạt động hành chính, vận hành hàng ngày của Viện trưởng: Sắp xếp khối lượng công việc, xác định mức độ ưu tiên và theo dõi tiến độ để bảo đảm phản hồi kịp thời./Manage and prepare the day- to- day operational and administrative activities of the Institute Director: Organizing incoming work, prioritizing requests, and ensuring timely follow- up.
Kiểm tra và xử lý thư từ, soạn thảo và phản hồi các yêu cầu chung./Screen and manage correspondence; draft and respond to general inquiries.
Duy trì hệ thống lưu trữ và cơ sở dữ liệu có tổ chức về các đối tác chiến lược và các bên liên quan./Maintain organized filing systems and databases of strategic stakeholders and collaborators.
Chuẩn bị tài liệu tóm tắt, chương trình và biên bản cho các cuộc họp./Prepare briefing materials, agendas, and minutes for meetings.
Soạn thảo, biên tập và rà soát các văn bản, báo cáo và bài trình bày./Draft, edit, and proofread communications, reports, and presentations.
Điều phối và truyền thông
/
Coordination and Communication
Là đầu mối liên hệ giữa Viện trưởng, các quản lý, nhân viên và các đối tác nội bộ/đối ngoại./Serve as the liaison between the Institute Director, managers, staff, and internal/external partners.
Phối hợp với các trưởng đơn vị và đối tác bên ngoài để bảo đảm tiến độ dự án, thống nhất và theo dõi./Coordinate with unit managers and external stakeholders to ensure timely follow- up and alignment.
Hỗ trợ dự án và sự kiện
/Project and Event Support
Hỗ trợ theo dõi ngân sách, mua sắm và báo cáo chi tiêu cho một số dự án nhỏ hoặc thí điểm được giao./Assist with budget tracking, procurement, and expense reporting for selected small- scale or pilot projects.
Theo dõi tiến độ, thời hạn và kết quả đầu ra giữa các dự án khác nhau./Track deadlines and deliverables across multiple projects.
Hỗ trợ nghiên cứu, viết tài liệu và điều phối các sáng kiến chiến lược theo phân công./Support research, writing, and coordination for strategic initiatives as delegated.
Hỗ trợ công tác lập kế hoạch và hậu cần cho các hội thảo, hội nghị và hoạt động hợp tác với các bên liên quan./Support planning and logistics for workshops, conferences, and stakeholder engagements.
Cải tiến quy trình và tài liệu nội bộ/ Internal Process & Documentation Improvement:
Đóng góp vào việc cải tiến quy trình và hoàn thiện các tài liệu nội bộ./Contribute to process improvements and internal documentation.
