MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Đảm bảo công tác hành chính – nhân sự và hoạt động thu mua diễn ra trơn tru, đúng quy trình, tối ưu chi phí; hỗ trợ vận hành và duy trì môi trường làm việc ổn định, chuyên nghiệp.
NHIỆM VỤ CHÍNH
Công tác thu mua
Đàm phán giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng.
Tiếp nhận, đối chiếu chất lượng, số lượng hàng hóa thực tế, phản hồi nhà cung cấp xử lý đổi trả hàng hóa ngay khi hàng không đạt yêu cầu.
Lập báo cáo chi tiết về giá các mặt hàng dựa trên các biến động giá để báo cáo quản lý
Nhận kế hoạch nguyên liệu, hàng hóa từ bộ phận bếp/kho/kinh doanh để thực hiện mua hàng.
Lập kế hoạch nhập hàng, tiến hành nhập hàng hóa theo yêu cầu công ty.
Theo dõi tiến độ và đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn, đúng chất lượng, đủ số lượng.
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp theo tiêu chí chất lượng – giá – tiến độ – uy tín.
Kiểm soát chi phí và chất lượng
Phối hợp với bộ phận kho và kế toán trong việc nhập hàng, kiểm hàng và thanh toán. Đối chiếu công nợ, đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp phụ trách đúng quy định và kịp thời.
Kiểm soát hóa đơn chứng từ liên quan đến quá trình thu mua.
So sánh, phân tích giá thị trường, tối ưu chi phí mua hàng mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng.
Đảm bảo chính sách thu mua minh bạch.
Xây dựng hệ thống nhà cung cấp
Theo dõi đánh giá định kỳ về năng lực cung ứng và chất lượng dịch vụ của từng nhà cung cấp.
Phát triển mạng lưới nhà cung cấp chiến lược theo từng nhóm mặt hàng (thực phẩm tươi sống, gia vị, vật tư dùng một lần…).
2. Công tác Nhân sự
Tuyển dụng
Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng từ các phòng ban; đăng tin; sàng lọc hồ sơ; liên hệ phỏng vấn.
Soạn thảo Offer, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng.
Phối hợp với quản lý chuyên môn để phỏng vấn vòng cuối.
Quản lý hồ sơ – thủ tục lao động
Theo dõi HĐLĐ: ký mới – gia hạn – thanh lý.
Thực hiện thủ tục tiếp nhận – nghỉ việc – bàn giao.
Lưu trữ hồ sơ nhân viên đầy đủ, khoa học.
Chấm công – lương – BHXH
Tổng hợp chấm công hằng tháng (theo ca/kíp nếu là mô hình F&B).
Thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT, BHTN: tăng/giảm, giải quyết chế độ.
Hỗ trợ tính lương, phụ cấp, thưởng – phạt.
Đào tạo – đánh giá
Theo dõi kết quả thử việc; hỗ trợ đánh giá KPI định kỳ.
Phối hợp tổ chức đào tạo nội bộ.
Công tác Hành chính – Văn phòng
Quản lý phòng họp, đồng phục, thẻ nhân viên, bảng tên.
Tổ chức sự kiện nội bộ: họp, đào tạo, teambuilding, sinh nhật…
Theo dõi hợp đồng dịch vụ: thuê văn phòng, internet, bảo trì, vệ sinh…
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu; soạn thảo văn bản, thông báo, quyết định.
Quản lý văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản văn phòng.
Phối hợp vận hành
Kiểm tra đột xuất về tác phong – nội quy – tài sản tại các cơ sở.
Hỗ trợ set- up cửa hàng/chi nhánh mới.
Là đầu mối liên hệ giữa các phòng ban để hỗ trợ thông tin nhân sự – hành chính.
Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên.
