- Bảo quản các loại trang thiết bị trong văn phòng.
- Tham mưu cho Trưởng phòng trong việc mua sắm các trang thiết bị văn phòng, sửa chữa văn phòng làm việc.
- Trình ký các đề xuất, giấy tờ.
- Liên hệ (với Sở Kế hoạch – Đầu tư) làm hồ sơ thay đổi pháp nhân, địa chỉ và giấy phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện. Đảm bảo công việc được tiến hành nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của công ty.
- Đôn đốc các bộ phận có liên quan thực hiện việc kiểm định, gia hạn, làm mới các giấy tờ trên đúng hạn.
- Quản lý đội xe, hợp đồng, hồ sơ phương tiện: Sổ kiểm định, giấy đăng ký xe, bảo hiểm vật chất, dân sự.
- Trực tiếp thanh toán các chi phí: Điện nước, tiền thuê nhà, thuê bãi, …
- Kiểm soát việc sử dụng văn phòng phẩm, trang thiết bị, phương tiện làm việc.
- Quản lý con dấu.
- Theo dõi thời hạn kiểm định, thời hạn trên giấy đăng ký xe thuê, bảo hiểm để thông báo (xe văn phòng).
- Lập kế hoạch chi trả các chi phí phát sinh và cố định (điện, nước, văn phòng…) trình lên Ban Giám Đốc và gửi cho phòng Kế toán, tiến hành thanh toán.
- Kiểm soát các loại giấy tờ, chứng từ do phòng HC – NS ban hành.
- Mua sắm các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm.
- Tổ chức làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ: Visa, Giấy phép lao động, đặt vé máy bay, phòng khách sạn cho CBNV công ty và khách hàng…
- Trang bị các thiết bị văn phòng cho các phòng. Đáp ứng những nhu cầu phát sinh, thay mới trang thiết bị hư hỏng hằng ngày; đồng thời tiến hành sữa chữa nhỏ các trang thiết bị tại các phòng. Lập bản đề xuất lên trên nếu không thể tự giải quyết được.
Văn thư lưu trữ
- Chuyển các quyết định tới các bộ phận có liên quan.
- Vào sổ công văn đi.
- Kiểm soát giấy tờ, biểu mẫu, hồ sơ, tài liệu.
- Soạn thảo các loại văn bản trong phòng.
- Quản lý công văn đến đi, đúng bộ phận theo địa chỉ.
- Quản lý các loại hồ sơ trong văn phòng.
- Tiếp nhận công văn đến và vào sổ công văn đến.
- Cho số các quyết định.
- Cung cấp các loại văn bản cho nhân viên (Đơn xin nghỉ phép, Đơn xin nghỉ việc, Lệnh công tác, Lệnh điều xe…).
- Ban hành các thông báo.
- Kiểm soát việc cấp phát các loại vật dụng.
- Soạn thảo và lưu các thông báo.
- Tư vấn cho các phòng ban cách thức tiếp nhận công văn đến và cách thức chuyển công văn đi.
