Khi xin việc, hoặc chuẩn bị hồ sơ du học, xuất khẩu lao động… các đơn vị thường yêu cầu người lao động chuẩn bị nhiều giấy tờ nhằm chứng minh thông tin cá nhân, nhân thân. Trong đó, nhiều đơn vị có yêu cầu giấy xác nhận hạnh kiểm.
Đây có thể là văn bản “mới” với nhiều người, nhưng thường được sử dụng và rất có thể bạn cũng cần phải chuẩn bị chúng trong tương lai. Vậy giấy xác nhận hạnh kiểm là gì? Xin giấy xác nhận hạnh kiểm khi nào? Làm giấy xác nhận hạnh kiểm ở đâu, trong bao lâu? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây của 123job.vn.
1. Giấy xác nhận hạnh kiểm là gì?
Giấy xác nhận hạnh kiểm là văn bản xác nhận công dân không có tiền án tiền sự, chưa từng vi phạm pháp luật và chấp hành tốt quy định, trật tự công cộng. Giấy xác nhận hạnh kiểm được cấp bởi cơ quan công an địa phương nơi bạn cư trú. Việc xác nhận được thực hiện sau khi công an rà soát dữ liệu quản lý của đơn vị (trong đó có cả lịch sử cư trú của công dân) được lưu trên phần mềm.
2. Xin giấy xác nhận hạnh kiểm khi nào?
Giấy xác nhận hạnh kiểm chứng minh về nhân thân, xác nhận ý thức chấp hành pháp luật của cá nhân. Với tính chất trên, giấy xác nhận hạnh kiểm thường được dùng trong một số trường hợp sau đây:
- Tuyển dụng lao động: Nhiều doanh nghiệp hiện nay có yêu cầu người lao động cung cấp giấy xác nhận hạnh kiểm cùng hồ sơ xin việc trong quá trình ứng tuyển. Mục đích chính là để sàng lọc lao động phù hợp thông qua thông tin nhân sự, nhân thân, và ý thức chấp hành quy định, pháp luật của người lao động được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền.
- Du học, xuất khẩu lao động: Đây là những trường hợp thường cần dùng tới giấy xác nhận hạnh kiểm. Lúc này, văn bản xác nhận hạnh kiểm được dùng để cơ quan cất nhắc việc cấp visa du học, visa xuất khẩu lao động cho cá nhân có nhu cầu.
Xem thêm: Visa là gì? Thị thực là gì? Khi nào công dân Việt Nam phải xin Visa
3. Xin giấy xác nhận hạnh kiểm ở đâu?
Hiện nay chưa có quy định và hướng dẫn cụ thể về giấy xác nhận hạnh kiểm trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật. Do vậy, quy định về nơi xin xác nhận hạnh kiểm sẽ tùy thuộc vào từng địa phương, mục đích xin giấy xác nhận hạnh kiểm và thẩm quyền mỗi đơn vị.
Thông thường, với trường hợp xin giấy xác nhận hạnh kiểm cho xin việc… bạn có thể xin xác nhận tại cơ quan công an nơi địa phương mà bạn đăng ký thường trú hoặc tạm trú. Đơn vị công an cấp địa phương là cơ quan có thẩm quyền, chức trách đảm bảo an ninh địa phương, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội. Do đó, đây cũng là cơ quan có đủ thẩm quyền xác nhận lịch sử cư trú, ý thức chấp hành quy định, pháp luật của công dân.
Trong trường hợp khác như xin giấy xác nhận hạnh kiểm phục vụ mục đích du học, xuất khẩu lao động, bạn có thể xin xác nhận tại Sở Tư pháp nơi cư trú. Đây cũng là một trong những trụ cột trong hoạt động quản lý nhà nước, đảm bảo thi hành pháp luật… Đồng thời, Sở Tư pháp cũng là cơ quan quản lý lý lịch tư pháp, do đó có đủ thẩm quyền xác nhận hạnh kiểm cho mỗi công dân.
4. Hướng dẫn ghi đơn xin xác nhận hạnh kiểm
Hướng dẫn ghi đơn xin xác nhận hạnh kiểm:
- Đơn xin xác nhận cần có đủ Quốc hiệu - Tiêu ngữ, Tên đơn “ĐƠN XIN XÁC NHẬN HẠNH KIỂM” được viết in hoa.
- Sau phần Kính gửi, bạn cần ghi rõ cơ quan bạn tới xin cấp xác nhận. Nếu đó là cơ quan công an, cần ghi rõ: Công an Phường/Xã nào hoặc Quận/Huyện nào? Nếu đó là Sở Tư pháp, bạn cần ghi rõ Sở Tư pháp + [Tên tỉnh/thành phố].
- Tới mục thông tin cá nhân: Bao gồm Họ tên; Nơi sinh; Quê Quán; Số căn cước công dân… Kê khai rõ ràng theo đúng những gì có trên giấy tờ căn cước công dân, giấy khai sinh, hộ chiếu. Đối chứng trong quá trình ghi thông tin, tránh những sai sót không đáng có. Kê khai đúng sẽ giúp lá đơn bạn nhanh chóng được phê duyệt hơn.
- Địa chỉ thường trú: Ghi theo địa chỉ có trên căn cước công dân/hộ chiếu/hộ khẩu của người làm đơn.
- Địa chỉ tạm trú: Ghi chính xác địa chỉ đăng ký tạm trú của người làm đơn.
- Mục đích xin giấy xác nhận hạnh kiểm/hay lý do xin xác nhận: Trình bày rõ ràng, đúng mục đích, ví dụ: bổ sung hồ sơ xin việc/hồ sơ du học/hồ sơ xuất khẩu lao động…
- Cuối đơn, bạn cần kí và ghi rõ họ tên của bản thân.
5. Thủ tục xin giấy xác nhận hạnh kiểm
Thủ tục xin giấy xác nhận hạnh kiểm tương đối đơn giản, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị giấy xin xác nhận hạnh kiểm và giấy tờ kèm theo:
Bạn có thể chuẩn bị sẵn đơn xin xác nhận hạnh kiểm theo mẫu (Hình trên) và ghi thông tin theo hướng dẫn có sẵn. Lưu ý ghi chính xác mọi thông tin cá nhân để cơ quan dễ dàng kiểm tra và xác minh.
Những giấy tờ cần đem theo:
- Bản sao căn cước công dân có chứng thực hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Bạn có thể mang theo bản gốc để tiện đối chiếu khi được yêu cầu.
- Giấy xác thực thông tin nơi cư trú (đối với trường hợp tạm trú). Hiện nay sổ hộ khẩu, sổ tạm trú đã hết giá trị sử dụng. Cơ quan có thể truy cập và xác minh thông tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia, nên thường không yêu cầu loại giấy tờ này.
Bước 2: Đến cơ quan Công An cấp phường/xã tại địa phương mình cư trú hoặc Sở tư pháp nơi mình thường trú để nộp hồ sơ.
Bước 3: Đợi cơ quan trả kết quả xác minh hạnh kiểm.
Xem thêm: Công chứng giấy tờ ở đâu? Chi phí công chứng giấy tờ bao nhiêu?
6. Làm giấy xác nhận mất bao lâu?
Thời hạn giải quyết yêu cầu xin cấp xác nhận của công dân sẽ không quá 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Lưu ý ở đây là hồ sơ phải hợp lệ, nếu không sẽ bị trả lại và thời gian cấp xác nhận chắc chắn lâu hơn 10 ngày. Do đó bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, kê khai thông tin chính xác để cán bộ nhanh chóng xác minh thông tin và cấp xác nhận.
Với những cá nhân có thời gian cư trú tại nước ngoài, người nước ngoài, cá nhân cư trú tại nhiều nơi trong một khoảng thời gian hay trường hợp mong muốn xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích thì thời hạn giải quyết là không quá 20 ngày từ ngày cơ quan tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
7. Dùng lý lịch tư pháp thay giấy xác nhận hạnh kiểm được hay không?
Do giấy xác nhận hạnh kiểm không phải giấy tờ được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật hiện hành nên có thể bạn sẽ gặp tình huống địa phương từ chối cấp xác nhận cho giấy tờ trên. Vậy lúc này bạn nên làm thế nào?
Thỏa thuận lại với doanh nghiệp, đơn vị yêu cầu cần giấy xác nhận hạnh kiểm về việc sử dụng văn bản có giá trị tương tự thay thế.
Sử dụng lý lịch tư pháp để thay thế. Văn bản có giá trị cho thấy một cá nhân, công dân có án tích hay không, nếu có thì có thêm thông tin án tích, tình trạng thi hành án… của cá nhân đó. Do đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng phiếu lý lịch tư pháp thay thế cho giấy xác nhận hạnh kiểm. Cả 2 đều có thể minh chứng về ý thức chấp hành pháp luật của một người.
Lý lịch tư pháp được cấp bởi cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về lý lịch tư pháp. Bạn có thể xin phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp của tỉnh/thành phố nơi mình sinh sống.
Kết luận
Trên đây là bài viết về giấy xác nhận hạnh kiểm, hy vọng bài viết giúp bạn đọc hiểu hơn về ý nghĩa, những tình huống cần sử dụng giấy xác nhận hạnh kiểm. Đừng quên những hướng dẫn ghi thông tin, hồ sơ cần có để xin xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra, nếu cơ quan công an không đồng ý cấp xác nhận, bạn có thể thay thế phiếu lịch tư pháp thay cho đơn xác nhận hạnh kiểm.
