Những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp về hỗ trợ kê khai thuế

Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế là gì? Cách cài đặt và sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế như thế nào? Những lõi sai thường gặp khi sử dụng phần mềm là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Nếu bạn là kế toán thuế hoặc bạn đang làm trong ngành kế toán thì chắc chắn rằng bạn đã quá quen với cụm từ hỗ trợ kê khai. Nghe nhiều nhưng chưa chắc bạn đã thực sự hiểu về cụm từ này. Vậy khái niệm hỗ trợ kê khai và hỗ trợ kê khai thuế là gì? Những lợi ích mà phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng mang lại là gì? Cách sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng như thế nào? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp tất cả những thông tin hữu ích xoay quanh phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng.

I.  KHÁI NIỆM HỖ TRỢ KÊ KHAI

Phần mềm hỗ trợ kê khai là gì?

Hỗ trợ kê khai được biết đến là một thuật ngữ được dùng phổ biến trong chuyên ngành kế toán, nó chính là một phần mềm có tác dụng hỗ trợ kê khai thuế mà Tổng cục thuế cung cấp hoàn toàn miễn phí cho các doanh nghiệp và phần mềm hỗ trợ kê khai thuế đã góp một phần không nhỏ trong công việc của một người kế toán. Đâu chỉ có vậy, hỗ trợ kê khai còn góp phần tạo ra những tờ kê khai thuế với mã vạch cần in ra. 
Tóm lại, hỗ trợ kê khai được sử dụng rất phổ biến trong công việc của một kế toán và hoạt động kê khai của tất cả các doanh nghiệp, tổ chức. 

II. 4 LỢI ÍCH MÀ PHẦN MỀM HỖ TRỢ KÊ KHAI THUẾ MANG LẠI CHO DOANH NGHIỆP

Bên trên, chúng ta đã hiểu thuật ngữ hỗ trợ kê khai là gì. Vậy phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng có thể mang lại những lợi ích gì. Hãy cùng tìm hiểu ngay đây thôi. 

1. Đơn giản mọi thủ tục kê khai và nộp thuế

Nếu như trước đây, với cách làm truyền thống thì khi mà các doanh nghiệp phải hạch toán thuế thì kế toán viên sẽ phải đến trực tiếp các cơ quan thuế của nhà nước để có thể hoàn thành tất cả các hoạt động liên quan đến thuế, bao gồm cả việc kê khai thuế và nộp thuế. Trước khi nộp thuế thì kế toán phải là người chuẩn bị tất cả các giấy tờ và tài liệu để làm báo cáo tổng hợp về thuế, sau đó mới đi đến trực tiếp cơ quan thuế để có thể hạch toán thuế. Nghe thôi cũng biết được đó là một quá trình tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức của người kế toán. Và quá trình đó không chỉ đến cơ quan thuế là nộp được luôn mà nó còn phải trải quá rất nhiều thủ tục phức tạp khác liên quan đến các loại chứng từ, sổ sách khác nhau.

Nhưng hiện nay, các doanh nghiệp đã dần chuyển sang sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng và toàn bộ quá trình đó đã được rút ngắn và diễn ra rất nhanh chóng, hiệu quả. Quan trọng là khi bạn sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng thì bạn chỉ cần ngồi một chỗ tại cơ quan và cài đặt phần mềm. Mọi bước làm kê khai và nộp thuế đều sẽ diễn ra trên máy tính mà bạn không cần phải tốn công sức đi đến tận cơ quan thuế như trước đây nữa. Đặc biệt, bạn cũng không cần phải chuẩn bị những giấy tờ, chứng từ, sổ sách một cách vất vả như trước đây nữa. 

2. Tiết kiệm hiệu quả cho việc in ấn thuế

Vì là phần mềm nên khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng thì doanh nghiệp chỉ cần nhập trực tiếp số liệu, hạch toán thuế trực tiếp trên máy tính mà không phải in ấn ra thành những tập tài liệu dày cộp như trước đây. Chính vì điều này mà doanh nghiệp đã tiết kiệm được tối đa chi phí in ấn và khoản tiền đó có thể được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh khác. Nếu như trước đây doanh nghiệp của bạn chỉ giải quyết công việc với những giấy tờ bản cứng thì nay chỉ cần sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng thì mọi thứ đều được thực hiện bằng bản mềm nhanh chóng và dễ dàng hơn. Nhờ đó, mà công việc của kế toán cũng được giảm bớt đi phần nào và doanh nghiệp cũng tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.

3. Tiết kiệm thời gian 

Như đã nói, hoạt động kê khai và nộp thuế trước đây tốn khá nhiều thời gian, từ thời gian chuẩn bị sổ sách, giấy tờ đến thời gian đi trực tiếp đến cơ quan thuế để giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế. Rõ ràng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng đã làm rất tốt vai trò của mình khi mà giúp doanh nghiệp giải quyết được hoạt động hỗ trợ kê khai thuế qua mạng trên máy tính thay vì như trước đây. Không cần phải đi lại đường xá xa xôi, không cần phải chuẩn bị giấy tờ tài liệu để làm báo cáo tài chính, không cần phải trải qua rất nhiều thủ tục phức tạp mà chỉ với một chiếc máy tính có cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng là bạn có thể giải quyết công việc một cách dễ dàng. 

4. Hỗ trợ kê khai giúp các doanh nghiệp tiếp cận với các giao dịch điện tử 

Vì phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng có thể giúp cho doanh nghiệp kê khai và nộp thuế diễn ra nhanh chóng, hiệu quả nên doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng tiếp cận với những giao dịch điện tử tiên tiến nhất và xuất hóa đơn điện tử trực tiếp. Không chỉ vậy, điều đó còn giúp cho cơ quan thuế của nhà nước giải quyết được một khối lượng lớn công việc, không cần phải giữ những chồng tài liệu dày cộp về thuế nữa. 

Như vậy, phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, là một giải pháp hiệu quả để hỗ trợ kế toán viên trong việc kê khai và nộp thuế cho cơ quan thuế nhà nước. Phần mềm này chẳng những không mất phí mà nó còn giải quyết công việc một cách nhanh chóng nhất và hiệu quả nhất. Do đó mà các doanh nghiệp thương mại đang sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng ngày càng phổ biến hơn.

III.  HƯỚNG DẪN CÁCH CÀI ĐẶT PHẦN MỀM HTKK

Cách cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế

Bởi những lợi ích to lớn mà nó mang lại nên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng ngày càng được sử dụng nhiều hơn tại các doanh nghiệp. Vậy cách cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng như thế nào? Hãy cùng tham khảo cách dưới đây nhé.

Vì thuế thường cần sự chính xác cao độ và đảm bảo được tính bảo mật, không được để rò rỉ thông tin ra ngoài trong quá trình kê khai và nộp thuế nên kế toán viên cần phải tiếp cận được phiên bản mới nhất của phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng để đảm bảo được yêu cầu của công việc.

Hiện nay thì phiên bản mới nhất của phần mềm hỗ trợ kê khai là 3.8.5 mà các doanh nghiệp đang sử dụng. Để cài đặt phiên bản này của phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng thì chúng ta cần làm theo các bước như sau:

• Bước 1: Gỡ bỏ phiên bản cũ của phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng mà trước đó bạn đã cài đặt trên máy tính bởi máy tính sẽ không cho phép tải 2 phần mềm trùng nhau.
• Bước 2: Tìm kiếm đường link “Tải/Download phần mềm HTKK phiên bản 3.8.5 về máy tính” và tiến hành tải phần mềm về máy tính.
• Bước 3: Sau khi tải về máy thì kích chuột phải vào file và chọn lệnh Extract here” để có thể giải nén file
• Bước 4: Cho chạy file setup.exe để tiến hành cài đặt phiên bản 3.8.5
• Bước 5: Kích chuột vào “Tiếp tục” trên bảng cài đặt
• Bước 6: Khi đó, một đường dẫn sẽ hiện ra để bạn lưu file hỗ trợ kê khai
• Bước 7: Nhấn “Cài đặt” để tiến hành cài đặt phiên bản 3.8.5 của phần mềm hỗ trợ kê khai thuế.
• Bước 8: Sau khi nhấn Cài đặt thì phiên bản này của phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng sẽ được cài đặt về máy tính của bạn.
• Bước 9: Nhấn chọn lệnh Finish để kết thúc quá trình cài đặt

Như vậy, chỉ với 9 bước đơn giản là bạn đã có thể dễ dàng cài đặt phiên bản mới nhất của phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng về máy tính và bắt đầu tiến hành giải quyết công việc kê khai và nộp thuế được luôn.

IV. CÁCH SỬ DỤNG PHẦN MỀM HTKK

Cách sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai

Sau khi đã cài đặt xong phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng về máy thì bạn cần phải biết cách sử dụng phần mềm sao cho hiệu quả nhất. Dưới đây là cách sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế.

Đầu tiên, từ giao diện chính của phần mềm trên máy tính, bạn hãy đăng nhập vào hệ thống của phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng bằng mã số thuế doanh nghiệp rồi nhấn vào lệnh “Đồng ý” để bắt đầu sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế. 

Sau đó, bạn cần thực hiện việc kê khai thông tin:

• Tại bảng mẫu, bạn hãy nhập thông tin của doanh nghiệp hoặc của người kê khai thuế
• Sau đó, tại phần kê khai thuế tùy vào loại thuế mà doanh nghiệp phải kê khai mà bạn nhấn chọn mục tương ứng và điền thông tin của doanh nghiệp vào mục tương ứng.

V. BÁO LỖI TRÊN PHẦN MỀM HỖ TRỢ KÊ KHAI THUẾ HTKK

1. Thông báo lỗi không đúng định dạng

Tờ khai không đúng định dạng sẽ bị báo lỗi. Một số lỗi thường gặp như kê khai không đúng nội dung trên hóa đơn, sai dấu cách hoặc đặt gạch đầu dòng sai,... Để khắc phục lại lỗi này thì chúng ta cần sửa lại cho đúng và sau đó lưu lại là được

2. Gặp lỗi khi dùng phiên bản cũ

Trong trường hợp bạn đang sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng với phiên bản cũ thì bạn chỉ cần nâng cấp lên phiên bản mới nhất của phần mềm mà Tổng cục thuế đã phát hành. Nhưng trước khi nâng cấp lên phiên bản mới nhất thì bạn cần lưu lại tất cả dữ liệu trên phiên bản cũ để tránh trường hợp sau khi nâng cấp phiên bản sẽ bị mất dữ liệu.

3. Cài đặt sai phần mềm sẽ xuất hiện lỗi

Tờ kê khai thuế hiện ra trắng tinh hay gửi dữ liệu không thành công hoặc sai tên người kê khai thì phần mềm đều trả về lỗi sai.

4. Sử dụng sai phiên bản và ghi đè dữ liệu

Để khắc phục lỗi này thì cần tạo cơ sở dữ liệu hoàn toàn mới trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng của phiên bản HTKK x.x.x và lấy số dư từ phiên bản HTKK x.x.x để chuyển sang. Chỉ với cách này là bạn hoàn toàn có thể khắc phục được lỗi sử dụng dữ liệu

5. Định dạng sai phần mềm HTKK

Các lỗi thường gặp khi tải không đúng mẫu định dạng Excel là bảng kê khai bị lỗi, tiêu đề bị nhảy dòng lung tung và tờ kê khai khi in ra bị trắng không hiện số. Để khắc phục thì chúng ta chỉ cần dùng mẫu bảng kê Excel đúng là được.

6. Số liệu tổng hợp trên bảng kê không đúng với các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai

Chỉ cần click vào chỉ tiêu là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng sẽ tự động điền tất cả các giá trị bằng 0 và sẽ tính toán lại cho bạn.

7. Không in ra được dữ liệu

Lỗi không in ra được dữ liệu

Lỗi này sẽ xảy ra khi người dùng chưa gỡ bỏ phiên bản HTKK cũ. Với lỗi này thì bạn chỉ cần cài đặt lại phiên bản mới của phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng.

8. Không viết được tiếng việt của phần mềm HTKK

Nguyên nhân của lỗi sai này có thể do người dùng chưa thiết lập đúng định dạng tiếng việt trong phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng. Để sửa lỗi này thì bạn chỉ cần vào phần mềm Unikey và định dạng lại.

9. Lỗi phần mềm không kích hoạt

Nếu trong trường hợp bạn sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng mà phần mềm không kích hoạt thì chỉ có một nguyên nhân đó là hệ điều hành Window của bạn chưa định dạng đúng kiểu ngày giờ đúng với phần mềm hỗ trợ kê khai thuế. 

10. Không sửa được thời gian

Nguyên nhân là do bị sai lệch về thời gian và bạn chỉ cần sửa lại ngày tháng cho đúng với thời gian của hệ thống.

11. Khi khởi động chương trình hiện thông báo “Run-time error ’75’

Lỗi Run-time Error

Nguyên nhân của lỗi này là do User của bạn khi Log on vào Windows không có quyền Write. Để xử lý lỗi này thì bạn chỉ cần phân loại thư mục hỗ trợ kê khai cho quyền ghi.

12. Lỗi phần mềm HTKK tự thoát

Cách để khắc phục lỗi này thì bạn chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng HTKK trên màn hình và chọn lệnh “Run as adminstrator” 

13. Lỗi khi in tờ khai nếu chọn máy in ảo CutePDF writer

Khi mắc phải lỗi này thì người dùng chỉ cần cài đặt lại máy in cho tương thích phù hợp với driver mà mình đang sử dụng, sau đó thì cài đặt lại driver cho đúng với máy tính của mình.

14. Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế không nhận dữ liệu hoặc nhận sai

Việc phần mềm hỗ trợ kê khai thuế không nhận dữ liệu hoặc nhận sai có thể do phần mềm kế toán đã copy sai dữ liệu nên dữ liệu đã không được nhận vào phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng. Để khắc phục lỗi này thì bạn chỉ cần định dạng lại phần mềm.

15. Lỗi không đăng nhập được HTKK và tạo MST mới được

Nếu bạn không đăng nhập được thì chỉ cần làm như sau: Start menu -> Run -> nhập: regsvr32 scrrun.dll

16. Lỗi Cấu trúc tệp không hợp lệ khi nộp tờ khai

Hãy cập nhật và cài đặt lại phần mềm Cute PDF của bạn là lỗi này sẽ được khắc phục ngay thôi.

17. Sửa đăng ký thông tin người kê khai

Chọn địa chỉ đúng với địa chỉ mà bạn đã kê khai và điền vào chỗ còn trống trong phần mềm hỗ trợ kê khai thuế.

18. Chỉnh sửa công thức hỗ trợ tính theo thông tư số 24/2017/TT-BTC19

Việc sử dụng các công thức cũ đôi khi sẽ không đạt được kết quả trong quá trình bạn nhập liệu vào phần mềm hôc trợ kê khai thuế. Do đó, người dùng cần sử đổi công thức theo đúng công thức mới để cho ra kết quả đúng nhất.

19. Lỗi về các loại tờ khai

Các loại tờ khai thường gặp lỗi là: tờ khai thuế tài nguyên, tờ khai đăng ký thuế tổng hợp, tờ khai phí bảo vệ môi trường, tờ khai lệ phí môn bài,... với các lỗi như sai gạch đàu dòng, sai font chữ,... nên khi in tờ khai hãy kiểm tra lại cho đúng rồi hãy in nhé.

20. Không viết được tiếng việt

Có thể dó là lỗi font chữ, lỗi định dạng nên người dùng chỉ cần vào phần mềm Unikey và cài đặt lại định dạng là xong.

21. Lập Báo cáo tài chính theo Thông tư số 24/2017/TT-BTC và Thông tư số 107/2017/TT-BT

Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng còn hỗ trợ chỉnh sửa việc lập báo cáo tài chính và có thể tra cứu hướng dẫn về báo cáo tài chính.

VI. KẾT LUẬN

Như vậy, qua bài viết trên, chúng tôi đã cung cấp tất cả những thông tin liên quan đến phần mềm hỗ trợ kê khai thuế như khái niệm, cách cài đặt và sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế. Mong rằng bài viết đã mang lại được những thông tin bổ ích nhất về phần mềm hỗ trợ kê khai thuế tới bạn đọc.