KPI là gì? Mẫu đánh giá KPI hiệu quả được áp dụng phổ biến nhất hiện nay

Những thông tin cơ bản về KPI là gì? Những lưu ý cơ bản khi thiết lập chỉ số KPI. KPI là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như cho từng cá nhân trong doanh nghiệp.

Trong giai đoạn hiện nay, KPI được sử dụng như một công cụ hữu hiệu để đánh giá hiệu suất công việc của nhân sự. KPI đặt ra nhằm thúc đẩy người lao động hoàn thành công việc đúng tiến độ, đúng trách nhiệm của mình. Bạn đã hiểu chính xác về KPI là gì? Quy trình xây dựng và đánh giá hiệu quả KPI là gì? Điểm khác biệt giữa các ngành nghề trong từng giai đoạn khi xây dựng KPI là gì? Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp các bạn tìm hiểu một số thông tin cơ bản về chỉ số KPI, KPI là gì nhé.

I. KPI - Chỉ số đo lường hiệu quả công việc

1. KPI là gì?

Trước tiên, để tìm hiểu về KPI, chúng ta cần hiểu được KPI là gì? KPI là viết tắt của từ gì? Chỉ số đánh giá KPI là gì?

Trong tiếng anh, KPI là viết tắt của từ Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đo lường hiệu quả công việc. Đây chính là công cụ để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, được thể hiện qua các chỉ số theo quy định nhằm phản ánh chính xác hiệu quả quá trình hoạt động của công ty hay các tổ chức. 

KPI là gì? KPI là viết tắt của từ gì trong tiếng anh?

KPI là một công cụ tương đối hiện đại giúp cho người quản lý đánh giá đúng được hiệu quả, hiệu suất công việc. Từ đó, họ dễ dàng triển khai kế hoạch, phân bổ việc thực hiện mục tiêu chiến lược cho từng bộ phận cũng như các các nhân trong tập thể. 

Những lĩnh vực có thể áp dụng KPI là gì? KPI được sử dụng trong nhiều lĩnh vực quản lý như quản lý dự án, quản lý con người, quản lý năng suất công việc, … KPI đặt ra yêu cầu các cá nhân, tập thể tổ chức thực hiện công việc đáp ứng đầy đủ yêu cầu chung do người quản lý đặt ra. 

Thông thường, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đều có văn bản mô tả công việc hay những bản kế hoạch công việc trong một khoảng thời gian xác định (1 tuần, 1 tháng hoặc hơn thế). Để đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao, những nhà quản lý áp dụng chỉ số  KPI để đánh giá hiệu quả làm việc của bộ phận đó. Dựa trên chỉ số KPI, để xét chế độ thưởng, phạt cho các cá nhân. Đánh giá hiệu quả công việc dựa trên chỉ số KPIgóp phần tạo ra sự minh bạch, công bằng, cụ thể hơn, rõ ràng hơn, nâng cao hiệu quả đánh giá. Chỉ số KPImang tính chất định lượng khá cao, đo lường cụ thể hiệu quả công việc. 

Tùy thuộc vào tính chất và tùy theo từng doanh nghiệp sẽ có cách tính KPI khác nhau. KPI cũng được đánh giá khác nhau theo từng cá nhân trong bộ phận phụ thuộc vào trình độ và mức độ công việc.

2. Phân loại KPI

Cách để phân loại KPI là gì? Có rất nhiều cách phân loại KPI khác nhau, trong bài viết này chúng tôi đề cập đến 2 loại KPI đó là KPIs gắn với mục tiêu mang tính chiến lược và KPIs gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.

• KPIs gắn với những mục tiêu mang tính chiến lược:

Mục tiêu mang tính chiến lược của doanh nghiệp được xác định để xây dựng chỉ số KPI là gì?

Mục tiêu chiến lược là những mục tiêu gắn liền với lợi nhuận, doanh thu, liên quan đến tài chính bao gồm cả những mục tiêu phi lợi nhuận. Những mục tiêu này có tác động trực tiếp đến sự phát triển và tồn tại của công ty. 

Ví dụ: KPI chiến lược đặt ra là doanh số phải đạt được mỗi tháng là 10 tỷ, tương đương với 120 tỷ/ năm. Nếu như mục tiêu chiến lược đó không được hoàn thành thì sẽ ảnh hưởng tới công ty, ảnh hưởng tới sự phát triển của công ty. Khả năng cao nhà đầu tư sẽ rút vốn, ảnh hưởng đến một số vị trí nhân sự.

• KPIs gắn với những mục tiêu mang tính chiến thuật: 

Mục tiêu mang tính chiến thuật của doanh nghiệp được xác định để xây dựng chỉ số KPI là gì?

Mục tiêu mang tính chiến thuật là những kế hoạch thực hiện mục tiêu kinh doanh cụ thế. Chiến thuật là những hoạt động nhỏ chi tiết hơn về phương thức mà doanh nghiệp hiện thực hóa chiến lược kinh doanh. Chiến thuật được sử dụng như là những phần nhỏ của chiến lược. Tuy nhiên, không phải cứ hoàn thành tốt chiến thuật thì cũng đạt được mục tiêu chiến lược.

Ví dụ:  Một chiến lược marketing, đặt ra chỉ số KPI cho 1 tháng là phải đạt được ít nhất 100.000 lượt tiếp cận, tuy nhiên, lượt tiếp cận này dù có đạt hay cũng không có khả năng đạt doanh số. Chỉ số KPI này nhằm mục đích đo lường sự tăng trưởng và hiệu quả của chiến thuật đang thực hiện, và việc hoàn thành KPI phải có tác động trực tiếp đến các mục tiêu chiến lược. Nhiều lượt tiếp cận → nhiều lượt khách comment hoặc inbox yêu cầu tư vấn về dịch vụ → khả năng tăng doanh số bán hàng → Doanh thu tăng.

Cũng chính vì lý do này, các cấp quản lý thường bị cấp lãnh đạo đặt  KPIs gắn với mục tiêu chiến lược. Từ đó, họ sẽ tự đặt ra KPI chiến thuật phục vụ việc hoàn thành mục tiêu chiến lược. KPI chiến lược tiếp tục được đặt ra với những bộ phận bên dưới và thực thi chúng.

II. Mục đích của việc sử dụng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc

KPI là gì? Tại sao bạn cần phải sử dụng chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc? 

Mục đích của việc sử dụng KPI là gì? Thông thường mỗi vị trí nhân sự đều có mô tả công việc hay những bản kế hoạch công việc hàng tháng, hàng quý. Những người làm nhiệm vụ quản lý sẽ căn cứ vào việc nhân sự của mình có hoàn thành kế hoạch công việc hay không thông qua các chỉ số KPI để quyết định chế độ thưởng phạt cho nhân viên. 

Việc sử dụng KPIs trong việc đánh giá thực hiện công việc nhằm đáp ứng một số mục đích sau:

Thứ nhất, KPI là công cụ giúp cho người trực tiếp thực hiện công việc có tinh thần trách nhiệm cao hơn đối với công việc được giao. Ở từng chức danh cụ thể, tự bản thân họ có trách nhiệm cao hơn, hiệu quả công việc cao hơn khi có liên quan đến quyền lợi của họ.

Thứ hai, chỉ số KPI hầu hết là các chỉ số mang tính chất định lượng, các thông số đo lường cụ thể hơn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Thứ ba, đánh giá hiệu quả công việc bằng KPI làm cho việc đánh giá trở nên minh bạch, cụ thể, rõ ràng và công bằng hơn cho tất cả mọi người. 

Nguyên tắc thiết lập và thực hiện KPI ở mỗi cá nhân hay doanh nghiệp là hoàn toàn khác nhau. KPI được xây dựng phụ thuộc vào tính chất của từng công việc. Lời khuyên mà 123job dành cho bạn chính là không nên áp dụng KPI cho những công việc mang tính sáng tạo cao. KPI có tầm quan trọng đặc biệt đối với những người làm công tác lãnh đạo, vậy cách xác định KPI là gì? 

Xem thêm:KPI là gì? Cách xác định KPI và ví dụ về KPI hiệu quả nhất.  

Thiết lập chỉ số KPI

Cách thiết lập chỉ số KPI là gì? Xây dựng KPI sao cho hiệu quả và cách tính KPI tốt nhất. 

Thiết lập chỉ số KPI là bước quan trọng hàng đầu trong xây dựng KPI. KPI phải được diễn tả cụ thể qua những con số, rõ ràng, thuận tiện cho việc đo lường. Ngoài ra, nó phải phản ánh được mục tiêu chiến thuật và chiến lược của doanh nghiệp.

Các bước thiết lập chỉ số KPI:

• Đề xuất mục tiêu cụ thể cho KPI: Đề xuất mục tiêu chiến lược và mục tiêu chiến thuật của doanh nghiệp. Từ đó hình dung được tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp.
• Chia sẻ KPI với các bên liên quan trong doanh nghiệp:KPI cần được chia sẻ trực tiếp đến các phòng ban - những đối tượng trực tiếp áp dụng chỉ số đó. Bên cạnh đó, bạn có thể lấy ý kiến từ những nhân viên công ty để hoàn thiện hơn các chỉ số KPI.
• Review KPI hàng tuần, hàng tháng: Mục đích của việc review KPI là gì? Lưu ý rằng bạn phải thường xuyên làm công tác kiểm tra hiệu quả của KPI để từ đó nâng cao chất lượng công việc. 
• KPI đặt ra phải phù hợp với thực tiễn: Đảm bảo rằng, KPI mà doanh nghiệp đặt ra phải có tính thực tiễn. Áp dụng quy trình sau để có được KPI phù hợp nhất: Đánh giá mục tiêu doanh nghiệp → Phân tích năng suất và hiệu quả hoạt động → Đề xuất KPI ngắn hạn và dài hạn → Trao đổi ý kiến giữa các phòng ban → Kiểm tra quá trình thực hiện để có sự điều chỉnh thích hợp.
• Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp: Chiến lược công ty có thể được thay đổi theo từng giai đoạn, chính vì vậy KPI cũng cần phải được điều chỉnh cho thích hợp với doanh nghiệp.
• Cuối cùng là bạn phải kiểm tra xem KPI đã đề xuất có thực hiện được hay không. KPI đề ra cần phù hợp với trình độ phát triển của doanh nghiệp để chất lượng được nâng cao.

Việc tính toán, thiết kế mẫu đánh giá KPI là công việc vô cùng quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của công ty, doanh nghiệp. Nếu như gặp khó khăn trong thiết lập KPI bạn hoàn toàn có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ với những mẫu đánh giá KPI để xác định KPI chính xác nhất.

III. Ưu điểm và nhược điểm của KPI

1. Ưu điểm 

Ưu điểm của việc thiết lập KPI là gì?

• KPI giúp tăng sự liên kết giữa các cá nhân để hoàn thành công việc
• KPI giúp cho doanh nghiệp đo lường được chỉ số tăng trưởng đối với các mục tiêu rõ ràng hơn
• Chỉ số KPI giúp cho nhà quản lý nắm được hiệu quả và hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân
• Kết quả đo lường KPI chính xác cao

2. Nhược điểm

Nhược điểm của KPI là gì?

• Người xây dựng KPI đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao, có sự hiểu biết tốt về KPI là gì? Thông qua đó mới có thể xây dựng hệ thống KPI chất lượng cao.
• KPI dễ làm cho các bộ phận nhân sự giảm ý chí  nếu như không xác định rõ ràng.
• KPI sẽ không thể phát huy hiệu quả trong thời gian dài. Ở mỗi cấp độ và trong từng thời gian cụ thể, bạn phải có KPI phù hợp.

IV. Những lưu ý khi xây dựng chỉ số KPI cho doanh nghiệp

1. Các thuật ngữ gắn với quá trình xây dựng KPI

• Rõ ràng - đơn giản - dễ hiểu: Các chỉ số KPI được đề cập tới trong khi xây dựng KPI cần được rõ ràng, tránh sự hiểu lầm, làm giảm hiệu quả áp dụng.
• Nhất quán: Sự nhất quán khi xây dựng chỉ số KPI là gì? KPI là hệ thống những chỉ số được áp dụng trong thời gian ngắn nhưng vẫn trên cơ sở đó được duy trì và cải thiện khi cần thiết.
• Cụ thể - gắn với mục tiêu: Mỗi KPI đưa ra đều phải gắn với mục tiêu cụ thể và được áp dụng trong thời gian nhất định.
• Phù hợp với thực tiễn: KPI có khả thi hay không, có được thực hiện hay không phụ thuộc rất lớn vào sự thích hợp với điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp.
• Khách quan: Tính khách quan khi xây dựng KPI là gì? Khi xây dựng các chỉ tiêu KPI bạn không nên xuất phát từ quan điểm khách quan, không mang yếu tố chủ quan của người thiết lập.

2. Những lưu ý khác

Ngoài những lưu ý cơ bản nêu trên, một số những lưu ý thêm cho bạn khi xây dựng chỉ số KPI là gì?

• Thiết lập KPI dựa vào lượng người chịu tác động trực tiếp của những chí số đó.
• Chỉ số KPI được bắt nguồn từ mục tiêu chiến lược, tập trung vào sự phát triển và cải biến.
• Cung cấp một số thông tin phản hồi chính xác, kịp thời.
• Phản ánh chính xác quy trình hoạt động của doanh nghiệp, tham khảo thêm ý kiến từ các bên liên quan.

V. Mẫu KPI dành cho phòng ban và cá nhân

Hiện nay, có rất nhiều phương pháp, nhiều mẫu đánh giá KPI cho các phòng ban và cho các nhân. Mẫu đánh giá KPI phụ thuộc vào từng vị trí, từng lĩnh vực, từng mục tiêu và từng mô hình kinh doanh khác nhau. Dưới đây là ví dụ điển hình cho bạn về KPI là gì? Mẫu đánh giá KPI dành cho một số phòng ban và mẫu đánh giá KPI cho cá nhân.

1. Mẫu KPI dành cho phòng ban

Đối với các phòng ban, những nhân tố quan trọng hàng đầu khi xây dựng KPI là gì?

• Thứ nhất, KPI phụ thuộc vào chuyên môn của từng phòng ban. Với mỗi lĩnh vực, mỗi chuyên ngành, bạn sẽ có cách tính KPI khác nhau. Phòng ban chuyên về marketing có cách tính KPI khác với phòng nhân sự, Phòng kế toán tài chính có cách tính KPI khác phòng chăm sóc khách hàng, …
• Thứ hai, KPI phụ thuộc vào vai trò từng phòng ban với mục tiêu chiến lược. Mỗi phòng ban trực tiếp thực hiện mục tiêu, chịu trách nhiệm chính hay chỉ là bộ phận hỗ trợ thực hiện mục tiêu, hay ở bộ phận tư vấn. Ở từng khâu khác nhau sẽ có những chỉ số KPI khác nhau.

Tham khảo một số mẫu đánh giá KPI cho các phòng ban

Mẫu đánh giá KPI cho các phòng ban

Mẫu đánh giá KPI phòng Nhân sự

Với phòng nhân sự, nhóm chỉ số chính khi đánh giá KPI là gì?

• Tuyển dụng:  Chỉ số KPI đánh giá qua thời gian và chi phí trung bình cho mỗi vị trí, lượng CV đã nhận qua các kênh, tỷ lệ phỏng vấn so với lượng CV nhận được, tỷ lệ nhân sự mới trên tổng số nhân sự công ty. 
• Đào tạo: Đánh giá phụ thuộc vào chi phí để đào tạo trên tổng số chi lương, tỷ lệ nhân sự được đào tạo trên tổng nhân viên công ty. Chỉ số KPI còn được tính dựa trên mức độ hài lòng của nhân sự sau đào tạo.
• Các chỉ số khác:cách tính KPI qua hiệu quả công việc, trình độ chuyên môn các phòng ban, chế độ lương thưởng, mức độ trung thành trong công việc.

Lưu ý: Các chỉ số của nhóm KPI sẽ thay đổi tùy theo thời gian, theo mục tiêu chiến lược công ty. Với những công ty đang có nhu cầu đào tạo thì chỉ số KPI về đào tạo sẽ chiếm trọng số lớn hơn. Những công ty có nhu cầu mở rộng quy mô công ty, chỉ số KPI trong tuyển dụng sẽ cao hơn. Bạn cần căn cứ vào mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp trong tương lai để xác định trọng số KPI là gì nhé. 

Mẫu đánh giá KPI cho phòng IT

Nhóm chỉ số đánh giá KPI là gì?

• Chỉ số KPI cho việc vận hành hệ thống: Căn cứ vào thời gian hệ thống down bởi sự cố, thời gian trung bình để xử lý được sự cố, tỷ lệ lặp lại của sự cố khi vận hành. 
• Chỉ số KPI cho sự hỗ trợ: Cách tính KPI theo tỷ lệ số lần than phiền nội bộ.
• Chỉ số KPI liên quan đến chỉ số tài chính: Mẫu dánh giá KPI dựa trên chi phí mà công ty tiết kiệm được do ứng dụng của IT.

Lưu ý: Bạn nên cân nhắc việc lựa chọn chỉ số đánh giá KPI cho phù hợp, tránh tình trạng sử dụng KPI không hiệu quả, làm ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên. 

Mẫu đánh giá KPI cho bộ phận SEO marketing 

Chỉ số KPI cho bộ phận SEO marketing

Với bộ phận SEO marketing, các chỉ số chính khi đánh giá KPI là gì?

• Rank từ khóa: Chỉ số KPI phụ thuộc vào Top các từ khóa theo tháng, mốc thời gian từ khóa lên top, số lượng từ khóa, số lượng từ khóa thay đổi tăng giảm như thế nào?
• Tỷ lệ Website leads: Chỉ số đánh giá là traffic website chất lượng các traffic website. Trong các chỉ số này, KPI đặt ra là thời gian khách hàng truy cập thực, tỷ lệ người dùng quay lại website, tỷ lệ truy cập theo thời gian (ngày, tháng).
• Tỷ lệ chuyển đổi: Đây là KPI quan trọng trong SEO. 
• Lợi nhuận ròng trên đầu tư: Đây được đánh giá là chỉ số KPI quan trọng bậc nhất trong SEO.
• Nội dung website: Chỉ số đánh giá qua lượng bài viết/ 1 ngày, lượt tương tác trên bài viết, tỷ lệ chuyển đổi theo bài.
• Tương tác trên website: Đánh giá quá số  lượt bày tỏ cảm xúc, bình luận, chia sẻ và tỷ lệ khách truy cập lại vào website.
• Mức độ liên kết Website: Bao gồm lượng backlink đi diễn đàn 1 ngày,  lượng backlink index mỗi ngày trên web.

2. Mẫu KPI dành cho cá nhân

Cách tính KPI dành cho cá nhân có sự khác biệt phụ thuộc vào vị trí mà cá nhân đó đảm nhiệm, cấp quản lý sẽ khác nhân sự thông thường.
Cụ thể ở từng cấp độ sẽ có KPI là gì?

• KPI cấp độ trưởng phòng: Thông thường, cấp trưởng phòng đảm nhiệm 10 - 15 KPI phân chia từ KPI mục tiêu chiến lược. Sau đó KPI tiếp tục được tiếp tục phân chia cho nhân viên cấp thấp hơn.
• KPI cho cấp độ nhân viên: Ở cấp độ nhân viên, họ đảm nhiệm khoảng 3 - 5 KPI chiến lược và chính là KPI thuộc về chuyên môn.

Với vị trí trưởng phòng kinh doanh, chỉ số đánh giá KPI là gì?

Tham khảo Mẫu KPI dành cho vị trí trưởng phòng kinh doanh:

Ở từng vị trí, từng bộ phận phòng ban khác nhau sẽ có cách tính KPI khác nhau. Lưu ý cho bạn khi sử dụng mẫu đánh giá KPI

• Mẫu đánh giá KPI được xây dựng chỉ mang tính chất tham khảo là chính. Khi áp dụng vào từng doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh cho phù hợp.
• KPI phải được xây dựng thống nhất, liên kết với nhau và cùng hướng tới mục tiêu chiến lược.
• KPI được xác định cho từng thời điểm thích hợp.

VI. Kết luận

Bài viết trên đây của 123job cung cấp cho bạn những thông tin về KPI là gì? KPI là viết tắt của từ gì? Cách phân loại KPI là gì? Những lưu ý cơ bản khi thiết lập chỉ số đánh giá KPI là gì? Tầm quan trọng của KPI là gì? KPI là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự công ty cũng như đánh giá hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Áp dụng chỉ số KPI thích hợp sẽ đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp và cả cá nhân ,mỗi người. 

Xem thêm:

Nhân viên kinh doanh là gì? Những chỉ số KPI nhân viên kinh doanh cần phải biết
Hướng dẫn xây dựng KPI cho nhân viên kỹ thuật chuẩn nhất