Hiện này, khái niệm về phần mềm ERP là gì trở nên phổ biến. Hiểu về bản chất của ERP giúp doanh nghiệp tận dụng được lợi thế của nó và hạn chế được những rủi ro của phần mềm ERP. Tìm hiểu ngay!
Trong vài năm trở lại đây, khái niệm ERP trở nên phổ biến trong các hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khái niệm ERP là gì cũng không dễ để định nghĩa và hiểu một cách sâu xa. Khi đã tìm hiểu chuyên sâu về khái niệm ERP là gì thì ngày càng có nhiều doanh nghiệp mua ứng dụng này. Vậy bản chất của ERP là gì?
I. ERP là gì?
1. Ý nghĩa của 3 từ ERP là gì?
E - đại diện cho Enterprise hay là doanh nghiệp. Doanh nghiệp chính là đích đến thật sự của phần mềm ERP vì mục đích của phần mềm này chính là cố gắng tích hợp các phòng ban và toàn bộ chức năng trong công ty vào cùng một hệ thống máy tính duy nhất mà vẫn đáp ứng được nhu cầu quản lý của từng phòng ban. Nghe khá phức tạp! Hiểu được bản chất thật sự của ERP là gì, bạn sẽ thấy để xây dựng được một chương trình phần mềm ERP duy nhất để phục vụ cho các nhu cầu quản lý khác nhau của mỗi bộ phận khác nhau không hề dễ dàng.
Dựa vào khái niệm ERP là gì, đặc thù của mỗi phòng ban liên quan đến tính chất công việc khác nhau nên khi kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào một hệ thống ERP chung chạy trên một cơ sở dữ liệu phục vụ mục đích chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Hoạt động tích hợp này mang lại nhiều lợi ích cho công ty nếu họ biết thiết lập một cách đúng đắn và hợp lý.
Phần mềm ERP là gì?
Ví dụ như ở team Vận hành đơn hàng, khi một khách hàng đặt hàng, đơn hàng sẽ đi theo một lộ trình từ nhận thông tin, lưu trữ đến xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính riêng lẻ ở từng bộ phận trong công ty. Cách làm này vô cùng tốn thời gian , lại không đảm bảo được thời hạn gian hàng và mang đến trải nghiệm khách hàng không tốt. Vậy sẽ rất khó để những bộ phận khác có thể nắm được thời hạn cũng như lộ trình giao hàng đang ở bước nào.
Để khắc phục những vấn đề trên thì hệ thống ERP là gì giúp loại bỏ những hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính hay Nhân sự, Kho và Sản xuất. Thay vào đó, nếu có một phần mềm giúp quản lý doanh nghiệp giúp kết nối nhân viên ở mỗi bộ phận khác nhau để xem lộ trình đơn hàng như thế nào. Hầu như các nhà cung cấp phần mềm ERP vô cùng linh động trong việc cài đặt theo yêu cầu phù hợp với mỗi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.
R - Resource hay Tài nguyên của công ty. Tài nguyên ở đây chính là nguồn lực của một doanh nghiệp như tài chính, nhân lực, công nghệ. Trong hệ thống ERP là gì, resource là bất kỳ phần cứng, dữ liệu có thể truy cập được trong hệ thống và có thể sử dụng được. Ứng dụng phần mềm ERP là gì vào quản lý doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến những nguồn lực vốn có thành tài nguyên. Ví dụ như:
- Làm cho mọi bộ phận đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp
- Hoạch định và xây dựng quy trình khai thác nguồn lực của các bộ phận với sự phối hợp nhịp nhàng
- Thiết lập quy trình khai thác hiệu quả
- Cập nhật thông tin về tình trạng của nguồn lực một cách chính xác
Để có thể biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp cần trải qua thời kỳ lột xác như thay đổi văn hóa doanh nghiệp và sự kết hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn chuẩn hóa dữ liệu, quyết định thành bại trong quá trình triển khai và phát triển hệ thống ERP là gì.
P đại diện cho Planning hay Hoạch định. Khái niệm planning không khó để hiểu trong quản trị kinh doanh. Điều quan trọng nhất là hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch? Hệ thống ERP tính toán và dự báo cho doanh nghiệp khả năng phát sinh vấn đề trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh. Nếu phần mềm ERP giúp lên kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa vào tổng nhu cầu về nguồn nguyên vật liệu, tiến độ và năng suất sản xuất,... Cachs này cho phép doanh nghiệp có đủ nguồn tư vật liệu lại không để lại không để lượng tồn kho quá lớn. Không những vậy, phần mềm ERP là gì còn hỗ trợ lên kế hoạch cho nội dung công việc, nghiệp vụ cần cho quá trình sản xuất như chính sách giá, chiết khấu, phương án nhập nguyên vật liệu,...
2. Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý tổng quan doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được tình trạng nguồn lực của mình, từ đó lên những kế hoạch liên quan để khai thác nguồn tài nguyên hợp lý. Phần mềm ERP cũng giúp cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống quản lý với quy trình hiện đại giúp nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp.
II. Khác biệt cơ bản của ERP là gì so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc
Yếu tố khác biệt cơ bản nhất giữa phần mềm ERP và nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác như phần mềm quản lý nhân sự, quản lý kế toán là tích hợp. Phần mềm ERP là hệ thống duy nhất thực hiện nhiều chức năng tương tự với các phần mềm quản lý rời rạc, tuy nhiên các module này còn phát huy tác dụng tốt hơn trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp ở hệ thống ERP còn được gọi là tính tổng thể hữu cơ do mối quan hệ liên kết chặt chẽ giữa các module. Vì điềm khác biệt cơ bản này mà các công ty cũng có cách tiếp cận hệ thống ERP là gì khác với những phần mềm riêng lẻ khác.
Khác biệt của phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP mô phòng và quản lý mọi tác vụ theo quy trình. Một quy trình hoạt động trong doanh nghiệp gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng riêng biệt với hệ thống thông tin và dữ liệu đầu vào. Thông tin đầu vào của bước này sẽ là thông tin đầu ra của bước trước và tiếp tục, thông tin đầu ra của bước này lại là thông tin đầu vào của bước kế tiếp. Quy trình này liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau với năng suất thấp và khó kiểm soát. Module của ERP giúp tiết kiệm thời gian và rút ngắn các bước rườm rà không cần thiết. Thông tin được luân chuyển một cách tự động giữa các bước trong quy trình và được kiểm soát chặt chẽ giúp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý doanh nghiệp và thông tin.
III. Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải
1. Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module)
Từng chức năng kinh doanh sẽ là một module phần mềm tương ứng trong hệ thống ERP là gì. Ví dụ với phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng hay phòng bán hàng có module phân phối hàng hóa. Mỗi module sẽ chịu trách nhiệm một nghiệp vụ riêng biệt để doanh nghiệp có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy vào khả năng.
2. Có tính tích hợp chặt chẽ
Tính tích hợp chặt chẽ là yếu tố quan trọng nhất trong ERP là gì. Việc tích hợp các module cho phép thông tin được lưu chuyển giữa các phòng ban giúp đồng nhất thông tin và giảm bước cập nhật dữ liệu tại nhiều nơi, cho phép thiết lập luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban. Tính tích hợp chặt chẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm ngắn các bước truyền đạt thông tin trong quy trình quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống tích hợp ERP là gì
3. Có khả năng phân tích quản trị
Trong quá trình đánh giá hệ thống ERP là gì sẽ thấy hệ thống ERP cho phép phân tích dữ liệu dựa trên các trung tâm chi phí hay chiều phân tích, từ đó đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Khi phân tích chi phí nhập kho ứng với nguyên vật liệu, một đơn hàng, nhà vận chuyển hay sản phẩm. Hệ thống ERP có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh qua tổ hợp chiều phân tích. Ví dụ như phân tích hiệu quả kinh doanh trong từng dây chuyền sản xuất phù hợp với từng thị trường của từng đơn hàng.
4.Tính mở
Tính mở của một hệ thống ERP là gì được đánh giá qua những lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào tình hình thực tế, thiết lập các thông số phù hợp với cấu hình hệ thống. Khi thay đổi thông số, người dùng vẫn có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong quản lý doanh nghiệp. Với cách này doanh nghiệp có thể mở rộng quy trình quản lý ngay khi mình cần. Tính mở được thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn thông tin khác nhau trong hệ thống.
IV. Lợi ích của ERP là gì đối với doanh nghiệp
1. ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
Thông tin tài chính là một tập hợp nhiều số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên luôn tồn tại độ chênh lệch nhất định. Với biện pháp phần mềm ERP là gì, mọi thứ liên quan đến vấn đề tài chính đều được tổng hợp tại một nơi xuyên suốt tất cả các phòng ban. Khi một con số được thay đổi thì tất cả những thông tin liên quan đều sẽ có thể tự động tính toán và hiển thị kết quả thay đổi cho trùng khớp, hạn chế tiêu cực trong thông tin tài chính doanh nghiệp. Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, các doanh nghiệp lớn với độ phức tạp mà thông tin thay đổi có thể được thay đổi và cập nhật ngay lập tức thay vì phải đợi đến cuối tháng. Bất cứ khi nào muốn có báo cáo tài chính thì con số luôn chính xác và kịp thời vì dữ liệu được đồng bộ hóa trong ERP.
2. ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc
Quy mô doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng phức tạp với nhiều bước hơn tạo ra một mạng lưới phức tạp ảnh hưởng đến tốc độ làm việc. Tốc độ công việc phụ thuộc vào nơi dữ liệu cần chuyển đến, hay trong quá trình chuyển giao có gặp chướng ngại không.
Lợi ích của phần mềm ERP là gì
Việc chuyển chứng từ bằng văn bản từ một nhân viên không thể sánh bằng tốc độ luân chuyển của chứng từ điện tử. Việc vận chuyển hàng hóa từ kho với cơ sở kinh doanh, mọi thông tin đều được đồng bộ lên hệ thống ERP là gì và người thủ kho nhận được thông tin chỉ sau vài phút thay đổi. Bằng cách giải quyết và rút ngắn vấn đề địa lý, ERP giúp tăng tốc độ luân chuyển dòng công việc trong quản lý doanh nghiệp.
3. ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu
Trên thực tế, khi doanh nghiệp hiểu được khái niệm phần mềm ERP là gì, doanh nghiệp sẽ không nhầm lẫn dữ liệu giữa các bộ phận làm việc trong công ty. Ví dụ như con số được viết tay là số 17 nhưng nếu viết ẩu thì người xem có thể dễ nhầm thành 11, gây lỗi trong truyền tải thông tin. Những sai lầm ảnh hưởng lớn đến tiến độ làm việc, lại làm xấu đi hình ảnh thương hiệu, mất niềm tin trong quản lý và đào tạo nội bộ nhân viên. Với hệ thống ERP là gì, dữ liệu được nhập một lần bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống và dù là nhân viên vào cũng có thể tiếp cận nguồn dữ liệu gốc.
4. ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
Cơ sở dữ liệu tập trung và quy trình nghiệp vụ được xếp thành nhiều dòng cố định giúp công ty áp dụng được cơ chế kiểm soát quản lý nội bộ. Chức năng Audit Track của phần mềm ERP cho phép tìm kiếm nguồn gốc của những bút toán và những nhân viên liên quan. Việc giám sát nhân viên cũng trở nên tối ưu hơn với phần mềm ERP là gì. Nhà quản lý nở giao diện tích hợp của hệ thống ERP để nắm được tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên từ những con số nhỏ nhất. Bên cạnh đó, phần mềm ERP còn có tính năng tự động giúp phân tích cơ sở dữ liệu để giao việc phù hợp với thế mạnh của họ mà không tốn quá nhiều thời gian họp.
5. ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
Không chỉ giúp tối ưu hoạt động quản lý doanh nghiệp mà phần mềm ERP có tích hợp thêm tính năng liên lạc nội bộ để mọi thành viên từ nhiều phòng ban có thể cập nhật trạng thái hay trao đổi công việc trực tiếp, hoạt động như một mạng xã hội nội bộ.
V. Hạn chế của phần mềm ERP là gì?
1. ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp
Tính năng tích hợp của phần mềm ERP là gì đòi hỏi chi phí đầu tư lớn để có thể tổng hợp nhiều ứng dụng phục vụ mỗi công đoạn làm việc khác nhau trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết doanh nghiệp không cần sử dụng hết toàn bộ phân hệ trong đó khiến cho việc đầu tư chi phí lớn mua cả gói ERP là không cần thiết và lãng phí. Những ứng dụng thừa không thể xóa đi mà vẫn còn tồn tại cồng kềnh. Ở khía cạnh khác có một số doanh nghiệp cần dùng thêm một vài phần mềm đặc thù để đảm bảo hoạt động trơn tru cần bổ sung thêm. Vấn đề lớn nhất là làm sao để phần mềm ERP tích hợp tốt với tất cả các giải pháp bên ngoài, từ trao đổi dữ liệu đến quy trình làm việc. Phần mềm ERP bị cồng kềnh và cứng nhắc về mặt cấu trúc phần mềm hơn so với một vài công cụ khác.
Hạn chế của phần mềm ERP là gì?
2. ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức
Để triển khai một giải pháp công nghệ cần phụ thuộc vào tốc độ làm việc của nhà cung cấp phần mềm ERP và tốc độ làm quen với cách thức làm việc mới của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hệ thống ERP lại tiêu tốn cả thời gian và công sức. Trước hết, việc tích hợp đầy đủ mọi tính năng của hệ thống ERP yêu cầu trang bị máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng tới mọi khía cạnh nhỏ nhất của doanh nghiệp. Vấn đề bảo mật yêu cầu hệ thống sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng cần tính toán kỹ lưỡng giúp đảm bảo ổn định vận hành cho toàn bộ hệ thống. Về vấn đề quản lý nhân sự bằng hệ thống ERP, có nhiều ý kiến trái chiều và sự lo ngại xoay quanh việc thay đổi cách vận hành của toàn bộ bộ máy quản lý doanh nghiệp.
3. ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh
Trên một hệ thống duy nhất như ERP thì việc đơn giản hóa dòng dữ liệu sẽ vô cùng thuận lợi, tuy nhiên khi phát sinh bất cứ vấn đề nào thì sẽ làm tắc nghẽn mọi công việc, kéo theo trì trệ toàn bộ quy trình phía sau. Tính năng của phần mềm ERP là gì ảnh hưởng đến tất cả bộ phận và hoạt động của doanh nghiệp. Nhà quản trị doanh nghiệp phải tỉnh táo khi tham gia triển khai hệ thống ERP vì đây là một quá trình dài và tiêu tốn nhiều chi phí.
4. ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi
Nhà cung cấp giải pháp phần ERP là gì phải đáp ứng được yêu cầu của nhiều nhóm với các nhu cầu, quy trình và những mục tiêu khác nhau. Kết quả là, hầu hết các giải pháp phần mềm ERP đều chỉ có một thế mạnh trong một lĩnh vực, ví dụ như tài chính và yếu hơn nhiều ở những chức năng khác. Doanh nghiệp cũng mong muốn cải tiến công nghệ trong thời đại công nghệ 4.0, khi muốn thay đổi dù chỉ một tính năng trong phần mềm ERP thì doanh nghiệp cũng phải tạm ngưng toàn bộ hệ thống để lập trình lại. Các nhà cung cấp phần mềm không ngừng ải tiến và đưa ra phiên bản nâng cấp miễn phí cho những khách hàng đang sử dụng.
5. ERP không thể hoạt động khi doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa
Trong thời gian gần đây, cụm từ làm việc từ xa không còn quá xa lạ với doanh nghiệp, thậm chí ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc tái cấu trúc hoặc mở rộng phần mềm quản lý nhân sự từ xa. Nguyên nhân không chỉ vì đại dịch mà còn vì nhà quản trị nhận thức được sẽ có nhiều rủi ro khác trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Khi nhân sự không tới văn phòng làm việc offline thì hệ thống ERP sẽ không được dùng khi sử dụng từ xa. Do vậy, tất cả công việc đều phụ thuộc vào hệ thống cồng kềnh đắt đỏ trong thời gian dài, đồng nghĩa với việc tất cả công việc liên quan cũng sẽ bị ngưng trệ.
ERP không hỗ trợ làm việc từ xa
VI. Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Một doanh nghiệp nếu gặp 1 trong 3 trường hợp sau có thể cân nhắc việc sử dụng phần mềm ERP:
Doanh nghiệp xảy ra sai sót trong quá trình nhập xuất hàng, luân chuyển dữ liệu, ví dụ như chênh lệch số lượng hàng tồn kho, giao hàng nhầm lẫn hay chồng chéo thông tin hóa đơn,... hay nhiều khách hàng than phiền về chất lượng của dịch vụ hay sản phẩm của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp mở rộng thị trường, tăng nhanh về khối lượng giao dịch hàng hóa và muốn tránh rủi ro phát sinh.
Doanh nghiệp đang làm việc với một bộ máy quản lý doanh nghiệp cồng kềnh, hiệu quả kém và muốn tái cấu trúc tổng thể.
Hiểu về phần mềm ERP là gì thì bạn sẽ thấy nếu muốn tận dụng ERP thì công ty cần có nguồn kinh phí lớn nhằm phục vụ nhu cầu triển khai phần mềm mà vẫn duy trì được nguồn những hoạt động khác của công ty.
VII. Một vài doanh nghiệp cung cấp phần mềm ERP ở Việt Nam
Trên thị trường Việt Nam hiện nay, chỉ có một số doanh nghiệp đủ khả năng tự thiết kế phần mềm ERP là gì Việt Nam như Bravo, ERPViet, Amis.vn, MyERP,... Lợi thế của phần mềm ERP trong nước là quy trình xử lý tài chính - kế toán tuân thủ theo chuẩn mực kế toán của Việt Nam, đồng thời cập nhật nhanh chóng nhưng thay đổi liên quan đến thông tin và quyết định của nhà nước.
VIII. Về các phần mềm chuyên biệt - giải pháp thay thế của ERP
Khi giải pháp hệ thống ERP trở nên lỗi thời trước những bước tiến của công nghệ thì những phần mềm chuyên biệt trong từng lĩnh vực đã chiếm lĩnh thị trường. Chúng vừa tiết kiệm thời gian vừa linh hoạt hơn ERP khi áp dụng vào vận hành thực tế cho doanh nghiệp.
Thay vì tận dụng phần mềm ERP là gì thì doanh nghiệp lựa chọn những biện pháp thay thế thay vì tốn nhiều nguồn lực và chi phí khổng lồ cho hệ thống cồng kềnh. Những phần mềm này được thiết kế để phục vụ một nghiệp vụ nhất định nên sở hữu nhiều tính năng chuyên sâu và hỗ trợ hiệu quả. Khái niệm phần mềm ERP là gì tiêu tốn nhiều thời gian để cài đặt và chạy thử thì những phần mềm chuyên biệt chỉ mất 1 - 2 ngày là sở hữu toàn bộ dữ liệu và nhân viên có thể sử dụng thành thạo/ Doanh nghiệp có thể triển khai từng phần mềm với từng tính năng chuyên biệt mà không làm gián đoạn tiến độ vận hành chung khi quản lý doanh nghiệp.
IX. Kết luận
Hiểu về khái niệm phần mềm ERP là gì cũng giúp doanh nghiệp phân định được những mặt lợi và mặt còn thiếu sót để áp dụng cho doanh nghiệp một cách phù hợp nhất. Khi tìm hiểu và đánh giá được phần mềm ERP là gì, doanh nghiệp thấy đây là một phần mềm tiêu tốn nhiều chi phí và thời gian nhưng không dễ dàng áp dụng một cách triệt để để quản lý doanh nghiệp, vì vậy đối với một số doanh nghiệp, đây chưa phải là giải pháp tối ưu. Vì vậy, tùy vào từng loại mô hình kinh doanh mà doanh nghiệp có thể áp dụng những giải pháp thay thế, không nhất thiết phải là phần mềm ERP.
Trang chủ 
Cover letter 
Mẫu CV 
Tài khoản 
Thêm