Event là gì? Tìm hiểu từ A đến Z về nghề tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện đó là một công việc năng động và cũng rất thịnh hành hiện nay. Nhiều người trẻ có đam mê và theo đuổi nghề tổ chức sự kiện nhưng lại chưa biết nên bắt đầu từ đâu hay chưa hiểu rõ về nghề event là gì?

Chắc hẳn ai cũng biết được event là gì? Tuy nhiên rất nhiều người lại chưa hiểu được mục đích của việc tổ chức event là gì? Và những yếu tố cần có của người tổ chức event là gì? Vậy nên qua bài viết dưới đây 123job sẽ giúp cho bạn đọc hiểu được event là gì, điều kiện cần có của những người muốn làm nhân viên tổ chức sự kiện là gì, các hình thức tổ chức event là gì nhé.

I. Event là gì?

Đầu tiên cùng đi tìm hiểu về Event là gì? Nó nghĩa là sự kiện và chỉ những hoạt động mà quy tụ nhiều người tham dự, theo dõi ở tại cùng một địa điểm, cũng như có không gian và thời gian cụ thể. Sự kiện thì nó có thể được diễn ra trực tiếp hoặc là theo hình thức online.

Event là gì

Các chương trình event là gì thì nó sẽ được lên kế hoạch và được tổ chức bởi các doanh nghiệp, hay tổ chức cụ thể hoặc là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tùy vào những mục đích khác nhau mà cũng sẽ có các hình thức tổ chức sự kiện khác nhau. Cụ thể, có thể chia các hình thức event là gì thành các nhóm như sau: event ở trong doanh nghiệp, event khách hàng, và cả event phi lợi nhuận,…

II. Mục đích của việc tổ chức event là gì?

Mỗi chương trình event thì đều sẽ có những chủ đề riêng mà phù hợp với mục đích của đơn vị tổ chức sự kiện. Với doanh nghiệp, các chương trình event là gì thì nó có ý nghĩa rất lớn giúp quảng bá được hình ảnh của công ty và cũng như cả các dịch vụ sản phẩm mà công ty cung cấp đến các đối tác, và các khách hàng. Ngoài ra, các sự kiện còn được tổ chức nhằm mục đích là để thay đổi góc nhìn của công chúng, của khách hàng đối với thương hiệu và cũng như sản phẩm của doanh nghiệp, hoặc đơn vị tổ chức. Như vậy thì có thể thấy, các sự kiện thành công thì nó có ý nghĩa rất lớn ở trong việc mở rộng được khách hàng tiềm năng, tăng được doanh thu và góp phần quảng bá được thương hiệu sản phẩm, doanh nghiệp.

Hiện nay, các doanh nghiệp đều hiểu biết rõ tầm quan trọng của event là gì. Do vậy, họ sẽ thường xuyên xuất hiện ở trong các vai trò như là các đơn vị tổ chức, hoặc đơn vị tài trợ… Đặc biệt là với ngành marketing, tổ chức event là gì thì nó là một chiến lược để truyền thông, để quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả.

Xem thêm: Các kỹ năng công việc cần thiết mà người tổ chức sự kiện cần nắm rõ

III. Mô tả công việc của một người làm Event chuyên nghiệp

1. Lập kế hoạch

Những người làm event là gì trước khi mà tổ chức bất kỳ một sự kiện nào cũng phải tiến hành việc lên kế hoạch. Cụ thể, họ phải xác định được tất cả các vấn đề mà có liên quan đến việc tổ chức sự kiện, nó sẽ bao gồm ý tưởng, chủ đề, hoặc là thông điệp, khách tham dự, và kinh phí, kịch bản, các đơn vị hỗ trợ… Kế hoạch này thì đó chính là cơ sở để lãnh đạo và cũng như khách hàng xem xét, góp ý để  chỉnh sửa. Từ đó bản kế hoạch sẽ càng được hoàn thiện và thống nhất được phương án cuối cùng trước khi mà đi vào triển khai tổ chức sự kiện.

Lập kế hoạch

2. Gặp gỡ, đàm phán với đối tác, và các nhà tài trợ

Nhân viên tổ chức sự kiện thì họ sẽ tiến hành gặp gỡ đối tác, và các nhà tài trợ đề có thể trao đổi về sự kiện. Muốn nhận được cơ hội hợp tác và cũng như tài trợ, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ phải cho họ thấy được ý nghĩa, và cả sức lan tỏa của chương trình mà bạn sẽ tổ chức ra. Khi mà nhận được sự đồng ý hợp tác và tài trợ, nhân viên sự kiện sẽ tiến hành đàm phán để có thể thống nhất cách thức tài trợ và cả quyền lợi của các bên.

3. Dự trù kinh phí

Các chương trình sự kiện thì nó sẽ thường có rất nhiều hạng mục khác nhau bao gồm giá thuê địa điểm, hoặc là vật tư, thiết bị, trang trí… Do vậy, việc dự trù kinh phí là vô cùng quan trọng để kế hoạch nhân viên tổ chức sự kiện có thể chuẩn bị sự kiện được chu đáo hơn. Việc dự trù kinh phí này cũng là cơ sở để cân chỉnh tài chính sao cho nó không bị vượt quá kinh phí để tổ chức sự kiện.

4. Xác định được đối tượng khách mời

Tùy vào quy mô và cũng như mục đích của mỗi sự kiện mà số lượng và cả thành phần khách mời sẽ đều có những đặc thù riêng. Do vậy, người làm event là gì thì họ sẽ phải xác định lại được đối tượng khách mời của sự kiện. Đồng thời, cũng làm việc lại với lãnh đạo để có thể rà soát lại thành phần khách mời và tránh xảy ra trường hợp bỏ sót những khách mời quan trọng.

Xác định được đối tượng khách mời

5. Xây dựng được kịch bản của chương trình

Kịch bản chương trình chính là cơ sở để sự kiện được diễn ra theo đúng như lộ trình và với kế hoạch. Người làm tổ chức event chuyên nghiệp sẽ phải xây dựng được một kịch bản chi tiết và nó sẽ bao gồm các nội dung, thời gian, các nhiệm vụ được phân công, và cả các lưu ý khác…. Kịch bản này thì nó cũng là cơ sở để MC hoặc là người điều phối sự kiện sẽ nắm được các nội dung xuyên suốt một chương trình. Thông quan kịch bản của chương trình, mỗi bộ phận sẽ chủ động để thực hiện công việc của mình theo đúng kịch bản chương trình đã đề ra.

6. Phân công công việc

Vì khối lượng công việc cho mỗi sự kiện thì nó thường rất nhiều hạng mục, vì vậy mà nhân viên tổ chức sự kiện sẽ cần phân công công việc cụ thể. Việc phân công công việc sẽ giúp cho mỗi người ý thức được công việc và cũng như trách nhiệm của mình, đồng thời đây cũng là cơ sở để có thể theo dõi tiến độ chuẩn bị và để tổ chức sự kiện. Sự kiện mà muốn thành công thì càng đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng và cũng như liên tục trao đổi để có thể kịp thời giải quyết các sự cố xảy ra.

7. Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện

Tổ chức event là gì thì nó chính là thời điểm chương trình được diễn ra. Hẳn lúc này những người ở trong ban tổ chức sự kiện là gì đều rất hồi hộp. Tuy nhiên, nếu như có khâu chuẩn bị tốt thì khi mà sự kiện diễn ra sẽ được suôn sẻ và cũng sẽ ít áp lực hơn rất nhiều. Lúc này nhân viên tổ chức sự kiện sẽ chính là người giám sát và cũng như điều phối toàn bộ được các hoạt động diễn ra ở trong chương trình dưới vai trò ban tổ chức. Đồng thời họ cũng chính là người đứng ra để giải quyết các sự cố xảy ra ở trong sự kiện, sao cho đảm bảo được rằng sự kiện được diễn ra thành công.

Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để thăng tiến trong công việc

IV. Những yếu tố cần có của một người làm event là gì?

1. Kiến thức

Những người làm tổ chức event là gì thì họ thường là những người rất đa năng, họ cần phải sở hữu kiến thức của nhiều ngành và cũng như lĩnh vực khác nhau. Trong đó, họ còn phải am hiểu về sản phẩm, hoặc là dịch vụ của doanh nghiệp, có kiến thức về xã hội và đồng thời am hiểu tâm lý khách hàng, ngoài ra có kiến thức về ngành Marketing. Vì vậy, những người làm event là gì thì họ thường tốt nghiệp các chuyên ngành Truyền thông, tổ chức sự kiện, hoặc là marketing, hay các ngành xã hội khác….

2. Kỹ năng

Công việc event là gì thì nó buộc những người đam mê và theo đuổi nó sẽ phải thật sự năng động. Người làm event là gì thì họ phải sở hữu nhiều kỹ năng cần thiết như là kỹ năng lập kế hoạch, hoặc là kỹ năng tổ chức và điều phối, kỹ năng làm việc nhóm, hay kỹ năng xử lý tình huống… Ngoài ra, họ cũng phải là những người nhiệt tình và đông thời phải giao tiếp tốt thì công việc mới thật sự có thể đạt được hiệu quả.

Kỹ năng

Xem thêm: Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện

V. Các hình thức event là gì?

1. Event trong doanh nghiệp

Hình thức đầu tiên của event là gì? Event trong doanh nghiệp thì nó bao gồm các hội nghị, hội thảo, hoặc là lễ khai trương, các cuộc họp cổ đông,… Đây chính là những event mà mang tính chất nội bộ, nhưng nó cũng góp phần quảng cáo được thương hiệu cho doanh nghiệp, nên nó được các doanh nghiệp rất chú trọng và đầu tư.

Đặc biệt đó là lễ khai trương, đây là bước đầu ở trong việc xây dựng và phát triển một doanh nghiệp. Đây cũng là bước đầu tiên để doanh nghiệp có thể tạo dấu ấn với khách hàng, nên phần lớn các lễ khai trương sẽ đều có quy mô và cũng vô cùng chuyên nghiệp.

2. Event của khách hàng

Như bạn đã biết về event là gì? Vậy event của khách hàng sẽ diễn ra thế nào? Đây chính là các buổi họp báo, tri ân, hoặc là giới thiệu sản phẩm,… Đây cũng được xem như là một hoạt động marketing của doanh nghiệp. Để có thể tạo lập được một event marketing tốt thì nó cần phải có sự kết hợp của các thành tố như quảng cáo, và truyền thông, khuyến mại, hoặc là tặng quà cho khách hàng tham gia,…để có thể phục vụ cho hoạt động marketing hiệu quả

3. Event phi lợi nhuận

Event phi lợi nhuận

Vậy hình thức cuối cùng của event là gì? Event phi lợi nhuận chính là các event nhằm mục đích để từ thiện, hoặc là kêu gọi quyên góp tiền, các lễ hội,… Đối với mục đích của event là gì thì nó là giúp đỡ các hoàn cảnh khó khăn, và kém may mắn, khơi dậy được lòng nhân ái của những người tham gia. Một số hoạt động event từ thiện như là: Sự kiện gây quỹ Vietnam Charity Challenge để giúp đỡ các trẻ em khó khăn, hoặc lang thang cơ nhỡ, hay là Hội chợ từ thiện mùa đông giúp đỡ cho các trẻ em vô gia cư ở tại Việt Nam,…

VI. Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện là bao nhiêu? 

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện là gì thì nó phụ thuộc vào vị trí và cũng như kinh nghiệm mà bạn đang  thực hiện. Tại Việt Nam, những tân binh ở trong lĩnh vực event là gì thì họ có mức lương khởi điểm từ 4 – 6 triệu / tháng. Sau khi mà có kinh nghiệm mức lương của bạn sẽ tăng lên khoảng từ 8 – 10 triệu/tháng, và thậm chí còn có thể lên tới khoảng 20 triệu.  

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì thì họ có thể tạo thêm thu nhập bằng cách là nhận tiền làm thêm giờ, hoặc là hoa hồng và phụ cấp hàng ngày cho từng sự kiện riêng lẻ. Khi mà bạn đã có kinh nghiệm, thì thương hiệu của bạn có thể nhận tư vấn hoặc là tổ chức sự kiện để giúp cho bạn tăng được thu nhập. Nếu như bạn là người hoạt động lâu năm ở trong nghề, thì hãy biết cách xây dựng các mối quan hệ, và liên hệ với các đơn vị thực hiện để sẽ có được cơ hội thăng tiến trong ngành.

Xem thêm: Backdrop là gì? Tại sao backdrop lại quan trọng trong các sự kiện

VII. Kết luận

Qua những thông tin trên giúp cho các bạn hiểu được về event là gì, mục đích của việc tổ chức event là gì, những yếu tố cần có của người tổ chức sự kiện là gì và các hình thức tổ chức event. Rất hy vọng những thông tin trên do 123job chia sẻ về event là gì, điều kiện cần có của những người muốn làm nhân viên tổ chức sự kiện là gì sẽ thật sự hữu ích với bạn đọc!