Làm sao để mọi nhân viên trong doanh nghiệp sở hữu kỹ năng quản lý thời gian tốt là “bài toán” có thể làm đau đầu bất cứ nhà quản lý nào. Bài viết dưới đây, 123job sẽ giới thiệu tới bạn đọc chìa khóa vàng cho loại kỹ năng bổ ích này...
Thời gian là nguồn vốn quý báu cho mọi nhà lãnh đạo. Dù ở trong công việc nào, bạn vẫn phải biết vận dụng kỹ năng quản lý thời gian của mình. Đối với các cấp lãnh đạo khác nhau, kỹ năng quản lý thời gian dường như đều có tầm quan trọng ngang bằng. Phần lớn công việc của một người quản lý thường là giao việc cho người khác, dù vậy, bạn không thể tổ chức giao việc cho nhân viên hiệu quả nếu bạn không biết cách tự mình tổ chức công việc cho bản thân.
Đối với con người, thời gian luôn là tài nguyên hiếm hoi. Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc. Theo đó, kỹ năng quản lý thời gian yêu cầu bạn những cách thức khác nhau để xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng với bạn và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng hơn.
Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho bạn phải thực sự quan tâm đến việc sắp xếp chương trình hay công việc sao cho tận dụng thời gian tốt nhất để đạt hiệu quả cao nhất.
Đối với kỹ năng quản lý thời gian, bạn cần phải thích ứng để xác định đúng đắn, thận trọng để chọn lựa những điều quan trọng thật sự bất kể cho cá nhân hay trong công việc. Bạn phải suy tính kỹ càng như vậy trước khi bắt đầu hành động để hướng tới tận dụng tối đa thời gian có được.
I. Kỹ năng quản lý thời gian là gì
Quản lý là làm việc và tổ chức các công việc khác nhau cùng với người khác. Do vậy đối với một người quản lý, phần lớn thời gian bạn đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. Điều đầu tiên khi muốn tổ chức và truyền thụ kỹ năng quản lý thời gian với người khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình.
Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục
- Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
- Giảm căng thẳng (stress)
- Tăng hiệu quả và niềm vui trong công việc
- Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
- Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn
Có được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thì giờ giải trí.
II. Sơ đồ để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
Dưới đây là sơ đồ 5 chữ “A” trong kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Sơ đồ 5 chữ “A” trong kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
1. Awareness: Nhận biết
Nhận biết đâu là những điều cốt yếu, quan trọng đối với cả cá nhân và công việc. Giai đoạn đầu tiên của kỹ năng quản lý thời gian này giúp xác định mục tiêu cụ thể của các yếu tố trên. Đối với kỹ năng quản lý thời gian, bạn phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian như thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn.
2. Analysis: Phân tích tất cả những điều cần làm.
Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại hay cả những điều làm mất thời gian. Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác định được hiện tại bạn cần làm gì để tốt hơn.
3. Attack : Ăn cắp thời gian
Trong cuộc sống, có nhiều điều được sinh ra để làm mất thời gian của bạn. Những thứ được coi như “kẻ cắp thời gian” này cần phải ngay lập tức loại bỏ khi bạn đã quyết định chú tâm vào những điều cốt yếu để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian.
4. Assignment : Lập trật tự ưu tiên
Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'' cho kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn nhớ lập lại trật tự ưu tiên cho tất cả các công việc đang dang dở. Bạn cần thực hiện tốt những việc này một cách thường xuyên, đều đặn.
5. Arrangement : Sắp đặt kế hoạch
Giai đoạn cuối cùng của quá trình này là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. Tất nhiên, để thực hiện tốt kỹ năng quản lý thời gian, bạn phải nhớ đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất. Bạn cần phải xây dựng được một kế hoạch thông minh cho kỹ năng quản lý thời gian của mình.
Bây giờ chúng ta cùng xem kỹ hơn 5 giai đoạn này nhé…
III. Aware: Nhận biết
Trước hết bạn cần phải hiểu rõ chính bản thân mình để có thể hoàn thiện việc trau dồi kỹ năng quản lý thời gian. Đầu tiên, bạn nghiêm túc suy nghĩ và xác định được tất cả những mục đích cá nhân và công việc (hay các trọng điểm): sẽ đi những nơi đâu và muốn nó diễn ra thế nào. Hãy viết các mục tiêu ra để xác định được rõ mức độ quan trọng ở đó.
Hiệu quả của kỹ năng quản lý thời gian có được từ hai cách kiểm soát như sau: tự kiểm soát bản thân và kiểm soát tốt công việc. Tự kiểm soát thường dựa vào sự hiểu biết về chính mình: ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách nhìn sự việc theo tổng quan hay chi tiết.
Kiểm soát công việc là hoạt động sinh ra khi đã hiểu rõ công việc, tức là bao gồm toàn bộ tổ chức và vai trò trong tổ chức ấy. Trong vị thế một lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục đích chính và hướng đi của cơ quan. Người khác sẽ nhìn nhận và đánh giá bạn qua sự hiểu biết này.
Khi đề ra mục đích, chiến lược và các trọng tâm, bạn sẽ nhận ra và thấy được đâu là điều quan trọng thật sự. Hãy nghĩ thật kỹ về con người mà muốn trở thành. Bạn muốn định hướng sự nghiệp về đâu? Cơ quan hay tổ chức của bạn cần đạt được sứ mệnh gì ?
Để làm rõ mục đích hay chiến lược của bản thân lẫn toàn bộ tổ chức không phải là chuyện dễ dàng trong kỹ năng quản lý thời gian. Có thể bạn đã hình dung được sơ qua những liên quan đến mục tiêu. Nhưng còn phải đưa ra những ý tưởng và tìm ra cho mình “ánh sáng”. Hãy làm theo như sau :
1. Sự quan trọng/ưu tiên
Hãy tách riêng mục tiêu và chiến lược phát triển của gia đình với mục đích cá nhân và công việc (có thể là sự nghiệp/kinh doanh). Tuy nhiên, luôn nhớ phải giữ thế cân bằng cho những điều này để kỹ năng quản lý thời gian không bị “đổ bể”.
Nếu bạn quyết định học và đạt được tấm bằng đại học, cùng lúc đó bạn lại muốn dạy con mình cách bơi lội và chơi lướt ván... tất cả các thứ trong cùng một lúc thì xin bạn hãy suy xét lại. Mọi mục tiêu đều quan trọng trong lúc này nhưng ở một thời điểm chỉ nên xác định cái nào quan trọng hơn trong thời điểm hiện tại.
Mức độ quan trọng tạm thời của bất cứ công việc nào đối với kỹ năng quản lý thời gian cũng có thể hoán chuyển khi một vài trọng điểm của công việc đã được hoàn tất hoặc khi các ưu tiên có thay đổi.
2. Kinh nghiệm quá khứ
Hãy mường tượng lại những chuyện đã làm hoặc xảy ra trong quá khứ mà bạn cảm thấy “hài lòng” với nó: lúc nào bạn đã đạt được thành công. Có thể ví dụ là sự thăng chức trong vị trí hiện nay.
Về cá nhân bạn, khi mua một ngôi nhà mới hoặc đi nghỉ hè với bạn thân, những người thân thiết đều đem lại niềm sung sướng. Hãy nhớ, điều mấu chốt của kỹ năng quản lý thời gian là nếu bạn cảm nhận sự hài lòng ở đâu thì điều quan trọng cũng ở ngay đó vậy.
3. Thực tế (khi xác định mục tiêu)
Mục đích của chiến lược hay hành động luôn phải bám sát thực tế. Nếu bạn chỉ có đầu tư chút thời gian để luyện tập và hời hợt với những yếu tố chuyên môn, mà ước mong là ngôi sao trong đội bóng rổ chuyên nghiệp thì đó là điều viển vông lắm đấy.
4. Rõ ràng
Mục đích của mọi công việc luôn cần sự rõ ràng, hợp lý và có hạn định. Hãy nghĩ làm thế nào đạt mục đích và lên kế hoạch thực hiện, đây là điều quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian.
5. Viết ra giấy (để hệ thống hóa, tránh sai sót)
Hãy tập kỹ năng quản lý thời gian bằng việc viết ra giấy những ý tưởng của bạn. Đừng lừa bao giờ cố dối chính mình khi tự nhủ là có thể nhớ trong đầu tất cả các mục đích đa dạng của mình.
Tất nhiên, chúng ta đang nói đến những mục tiêu lâu dài tới cả đời người.
Hơn nữa, khi thực hiện việc ghi chép các mục đích, bạn sẽ chú tâm đến những điều mình tin tưởng. Khi viết ra giấy để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, các mục tiêu của bạn sẽ thường khác đi so với khi chúng còn nằm trọn vẹn trong trí não.
Ai cũng nhận thấy thật khó để thay đổi những thói quen nhưng không gì là không thể nếu bạn cố gắng. Sẽ luôn có những trách nhiệm công việc liên quan trực tiếp đến thời gian của bạn. Những trách nhiệm này không hằn là điều bạn phải tin hay luôn tự nhắc nhở bản thân là quan trọng.
Có khi, trách nhiệm đó chỉ là những yêu cầu đòi hỏi trong công việc mà chúng ta không thích lắm nhưng vẫn luôn phải chịu đựng. Thậm chí, đó là những điều không quan trọng lắm nhưng lại không làm cách nào để tránh được. Bạn hãy giữ cho bản thân thật cân bằng giữa những điều quan trọng trong công việc, và những bổn phận áp đặt lên cá nhân bạn khi muốn thiết lập kỹ năng quản lý thời gian. Hãy làm rõ trách nhiệm và quyền hạn của bạn.
Trách nhiệm của bạn:
- Chịu trách nhiệm về những ai?
- Mức độ trách nhiệm đối với họ?
- Tôi có nguồn lực và kinh phí riêng?
- Tôi làm việc và học tập trong môi trường chính yếu nào?
- Tôi đã và đang chịu những trách nhiệm hành chính nào?
- Tôi có phải tiếp xúc liên tục với khách hàng bên ngoài?
- Tôi có phải thường xuyên phát huy sáng kiến?
- Tôi được giao những quyền hạn gì?
- Nhân viên dưới quyền của tôi trách nhiệm ra sao?
- Đồng nghiệp của tôi được giao cho những trách nhiệm nào?
- Nhiệm vụ cơ bản của cơ quan tôi là gì?
- Trong công việc, có những nguyện vọng gì tôi chưa thể đưa ra?
Có thể bạn sẽ cần liệt kê thêm nữa, nhưng khi trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn dần dần định hình được toàn bộ trách nhiệm của mình.
IV. Analyse: Phân tích
Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước thực tế là lên kế hoạch phân tích cách thức sử dụng thời gian trong kỹ năng quản lý thời gian. Để kiểm soát được thời gian của bản thân, bạn phải biết những cách thức để dùng nó thế nào?
Có vẻ như việc này khá đơn giản, nhưng phần lớn các lãnh đạo lại gặp khó khăn hay không thể nói cho bạn biết chi tiết những cách họ đã dùng thời gian trong ngày hay trong tuần như thế nào.
Bạn cần sử dụng và biết cách sử dụng quỹ thời gian của mình. Kỹ năng quản lý thời gian yêu cầu bạn cần phân tích rõ cách sử dụng sau khi biết bản chất mình phải làm gì.
Hãy mổ xẻ dần những thì giờ trong ngày và xem xét, rồi đặt ra những thắc mắc, tự hỏi: Tôi dành thời gian bao lâu để họp hành? Tôi đã thực hiện những công việc của người khác mất bao lâu ? Hãy biết rõ thực sự những công việc bạn đang làm là gì hay bạn đang hướng tới điều gì trong kỹ năng quản lý thời gian?
Mẫu tự đánh giá kỹ năng quản lý thời gian:
Mẫu tự đánh giá kỹ năng quản lý thời gian
Khoảng thời gian dự tính này sẽ tùy ý cho bạn sắp đặt. Điều cần nhất của kỹ năng quản lý thời gian là bạn phải biết mình đang thực sự làm điều gì lúc này. Theo đó, để tốt nhất thì bạn nên theo dõi thời gian biểu trong vài ngày liền và với tần suất ít nhất 3 lần trong năm.
Trong thời gian này, hãy tập ghi chép lại công việc thường nhật của mình. Làm như thế kỹ năng quản lý thời gian của bạn sẽ trở nên thành thạo, bạn sẽ biết rõ mình đang làm gì và xác định điều quan trọng nhất bạn muốn làm để nhắm đến mục tiêu.
Tự xem xét xong xuôi tất cả những khía cạnh đó trong kỹ năng quản lý thời gian, bạn hãy chuyển sang phần phân tích. Để có ích lợi hơn cho công việc trau dồi này, chúng ta cần lập một khoảng thời gian biểu trong ngày. Bạn liệt kê những công việc và thời gian thực hiện càng chi tiết càng tốt.
Trên thực tế, bạn sẽ khó tìm được cách giải quyết thỏa đáng cho những điều rắc rối hay quan trọng. Có khi bạn stress hay bận rộn (hay chỉ là cảm thấy như vậy) vì cứ phải liên tục trả lời điện thoại, gặp gỡ những khách không hẹn trước hoặc giải quyết tất tần tật những bất đồng cá nhân.
Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức khá đặc biệt khi cho rằng “sự bận rộn” là đồng nghĩa với công việc có hiệu suất và cho như vậy là làm việc siêng năng. Sự thật thì hầu như không phải vậy. Nếu như có ai đó cứ liên tục loay hoay và bận bịu, lúc nào cũng có thể trở nên căng thẳng, ấy là vì họ đã có thể không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý, hay nói cách khác là không có kỹ năng quản lý thời gian.
Nếu bạn giống như họ, bạn sẽ mất khá nhiều thời gian cho việc lệ thuộc vào tác động của người khác, thay vì đã có thể lên kế hoạch làm việc và thực sự chú tâm vào những điểm cần thiết quan trọng hơn hết thảy. Hay nói cách khác, kỹ năng quản lý thời gian của bạn có vấn đề và bạn đang tốn quá nhiều nhiều thời gian cho những việc đem lại ít hiệu quả.
V. Assign: Lập trật tự ưu tiên
Lập thời gian biểu xong xuôi rồi, bạn cần biết phân loại các công việc như sau :
- Kiểm soát được / Chủ động
- Quan trọng
- Khẩn trương
- Giao cho ai khác
1. Kiểm soát được hay chủ động trong công việc
Hãy tự hỏi rằng tự bản thân có thể tự kiểm soát được bao nhiêu công việc? Tiếp theo, cần bổ sung gì cho công việc được hiệu quả hơn. Nếu bạn đang chú tâm vào những việc mà thực chất không liên quan trực tiếp tới mình, hoặc việc của người khác đang làm tốt hơn, thì chắc chắn rằng bạn đã thiếu kỹ năng quản lý thời gian, mất thời gian vô ích.
Công việc nào tự bạn có thể làm lấy? Việc nào bạn làm nhưng do người khác đề nghị? Hãy xem xét lại toàn bộ khung thời gian biểu của mình và suy nghĩ để chọn ra. Từ đó, thử tính điểm về khả năng chủ động của bạn theo những cách sau:
(điểm 0 đến 6)
0 : Không kiểm soát được trong công việc
3 : Bạn có kiểm soát một phần trong công việc
6 : Kiểm soát hoàn toàn trong công việc
Từ đó bạn có thể tự suy ra bản thân ở mức độ kiểm soát thế nào dựa trên khung thời gian của mình. Cũng tính như vậy cho khả năng “chủ động”. Từ đó suy ra khả năng chủ động của bạn
0 : Bạn bị động hoàn toàn trong công việc
3 : Bạn có linh động trong công việc
6 : Chủ động hoàn toàn trong công việc
2. Sự quan trọng
Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng dựa trên 2 lựa chọn “Có” và “Không”. Nghĩa là đối với kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn luôn phải nghĩ đến hậu quả của các quyết định và hành động mà mình đã, đang và sẽ thực hiện. Sẽ phí thời gian nếu bạn luôn bị mắc kẹt vào những điều không quan trọng so với mục tiêu bạn đã từng đề ra và những điều được cho là trách nhiệm chính của bạn trong những mục tiêu đó.
Theo Pareto’s Law, hay còn được gọi là “Luật 80/20” thì hầu như tất cả những người lãnh đạo chỉ dành được 20% thời gian cho những kết quả được cho là tốt. Còn lại 80% trong số đó là chuyện “bỏ đi”.
Sự khẩn trương:
- Công việc có khẩn trương và cần làm ngay lập tức hay không ?
- Cần điều kiện thời gian đủ như thế nào để có thể hoàn tất công việc ngay. Liệu có thể để những chuyện đó vào lúc khác được không ?
Trong quá trình trau dồi kỹ năng quản lý thời gian, hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”.
Có nhiều khi, việc “khẩn” nhiều nhưng bản chất lại không quan trọng, dù vậy nó lại chiếm chỗ trước việc “quan trọng”. Việc quan trọng gắn liền với những kết quả phải đạt được, phải có. Việc “khẩn” thường do những động cơ có người khác tác động.
Bạn hãy học cách kiểm soát lượng thời gian dành cho tất cả những việc “khẩn”. Cũng phải biết sắp xếp logic về thứ tự công việc. Đó là sự ưu tiên cần thiết của kỹ năng quản lý thời gian.
Nhớ chú ý tới những điều quan trọng và khẩn trương sau đây :
- Khi thật quan trọng và thật khẩn trương, hãy bắt đầu làm ngay đi. Không thể do dự vì đúng là bản chất công việc quá quan trọng.
- Khi công việc thật quan trọng nhưng chưa thật sự khẩn trương thì bạn vẫn còn thời gian lên lịch, sắp xếp và giao phó nó cho ai một phần để bắt đầu thực hiện công việc. Dù sao cũng đừng để công việc trì hoãn lâu quá. Bởi vì đó là việc quan trọng liên quan đến kết quả mà bạn muốn có và cũng ảnh hưởng lớn tới kỹ năng quản lý thời gian của bạn.
VI. Attack: Kẻ cắp thời gian
Có nhiều thứ tồn tại trong cuộc sống làm tiêu hao thời gian, gây áp lực và làm cho chúng ta khó cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Cần phải biết rõ chúng để lên kế hoạch loại trừ. Có hai loại trong số đó mà bạn phải giải quyết nó ngay lập tức.
Một là kẻ cắp bên ngoài: những cuộc điện thoại nói chuyện lê thê, khách hàng bám theo dai dẳng, hội họp thiếu tính tổ chức, bất hòa cá nhân và những câu chuyện phiếm. Hai là kẻ cắp bên trong: chẳng biết cách nào để nói ''không'', do dự, thói quen dời lại công việc, lỗi lầm, làm việc không kế hoạch, không biết giao việc. Bạn chắc hẳn đã gặp phải các thứ này rồi.
Kẻ cắp thời gian tiêu biểu trong kỹ năng quản lý thời gian:
- Không biết nói “không”
- Nói chuyện điện thoại lâu quá
- Khách thăm thình nịnh
- Nơi làm việc kém tổ chức
- Dời việc lại sau → thường xảy ra khi gặp việc khó khăn → Nên : Xé nhỏ công việc & bắt tay làm ngay để tránh stress.
- Cầu toàn
- Giấy tờ nhiều quá
- Giao tiếp kém
- Không biết làm cách nào để giao việc hiệu quả (không chịu ủy quyền cho người khác)
- Không biết tổ chức buổi họp
1. Kẻ cắp 1: Không biết nói “không”
Chúng ta khó mà nói từ “không” với một ai đó, vì bản chất con người là lương thiện, luôn muốn giúp họ hơn là làm buồn lòng họ. Có khi bạn khó từ chối (nói “không”) vì đã tham gia nhiều dự án hiệu quả làm cho bạn cảm thấy bản thân quan trọng và cần thiết.
Nói “có” có thể sẽ dễ làm bạn cảm thấy bận rộn và được mọi người yêu thích. Hãy coi chừng với điều đó! Nếu bạn cứ nhận đại mọi thứ trong cùng một lúc hay mọi lúc, thì người ta sẽ dần coi như bạn sẽ chắc chắn trả lời “có” bất cứ khi nào.
Giải pháp:
- Sắp xếp ưu tiên công việc vận dụng kỹ năng quản lý thời gian
- Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm
- Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn
- Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ
- Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không ?”
- Tìm cách nói “không” với người khác một cách lịch sự
2. Kẻ cắp 2: Nói lâu trên điện thoại
Bạn thường kéo dài cuộc nói chuyện điện thoại trong bao lâu? Thời gian thực sự cần thiết cho cuộc nói chuyện đó là bao lâu? Và bạn sẽ nhận ra rằng, chúng ta thường nói lâu hơn cần thiết. Để trau dồi kỹ năng quản lý thời gian, bạn cần để ý tới kẻ cắp này. Có nhiều lý do để giải thích cho điều này như sau:
- Kéo dài câu chuyện
- Kể lể chuyện này chuyện kia
- Không chịu dừng đúng lúc
- Trả lời mọi cuộc điện thoại
- Không sử dụng đúng thư ký / Không có thư ký
Giải pháp:
- Phân biệt chuyện phiếm với công việc
- Sắp xếp các ý tưởng cần bàn
- Học cách dùng cuộc điện thoại
- Lấy ống nghe ra khỏi máy
3. Kẻ cắp 3 : Bận rộn vì khách thăm dai dẳng
“Tôi chỉ ghé qua chào bạn. Tôi hơi làm biếng. Liệu tôi có làm phiền bạn chút nào khi xin một tách cà phê không?”. Chuyện như vậy cứ hay xảy đến với mỗi chúng ta, chắc chắn là vậy, kể cả với những ai đã có kỹ năng quản lý thời gian.
Nhất là khi bạn đang hoàn toàn chú tâm vào để làm một việc quan trọng. Đôi khi sai sót xảy ra chính là lỗi của bạn. Có nhiều lãnh đạo thích chủ nghĩa “mở cửa tự do”. Họ cho phép các nhân viên gặp họ bất cứ khi nào muốn nói chuyện, thư giãn hoặc khi có khó khăn xảy tới bất kỳ. Dường như họ thích nói rằng: “Thời gian của tôi không được cho là quan trọng lắm, hãy cứ đến mà lấy chúng đi”.
Cho dù bạn không theo chủ nghĩa “mở cửa tự do” đó, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng với nhiều cách viện lý do khác nhau. Nhiều người thậm chí chẳng làm gì để hạn chế sự việc này và cứ thế phá hủy kỹ năng quản lý thời gian của mình. Người khác lại chẳng biết làm cách nào để chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là cộc cằn.
Giải pháp:
- Giới hạn thời gian tiếp khách
- Cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được
- Đưa ra một phương cách chọn lọc
- Đừng làm phật lòng khách không mời
- Làm chủ tình hình gián đoạn nhưng hãy từ tốn
4. Kẻ cắp 4 : Văn phòng bừa bộn
Văn phòng vô cùng bừa bộn, bàn làm việc không gọn gàng chứng tỏ bạn không có tổ chức và nó hoàn toàn liên quan tới kỹ năng quản lý thời gian.
Giải pháp:
- Chỉ để thứ cần dùng trên bàn
- Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay
- Chỉ định chỗ cho từng vật dụng
- Hồ sơ sắp xếp hợp lý
- Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp
5. Kẻ cắp 5 : Dời việc lại
Là kẻ thù của kỹ năng quản lý thời gian, kẻ cắp này thực sự đã quá quen thuộc, nhất là lúc chúng ta cần giải quyết việc quan trọng, hay phải làm điều không thích hoặc cần quyết định ngay bất cứ việc gì. Nó ít khi xuất hiện khi chúng ta chỉ cần giải quyết những công việc lặt vặt tầm thường không quan trọng hiện ra trước mắt.
Có thể dễ dàng nhận thấy kẻ cắp này trong những câu chuyện phiếm thường ngày, đọc thư lại tới 2-3 lần, xếp tài liệu hoặc dọn dẹp bàn làm việc. Thời gian của bạn thực sự bị gặm nhấm dần dần.
Đã bao nhiêu lần bạn bạn có cho mình suy nghĩ : “Tôi sẽ làm việc đó vào ngày mai, hôm nay tôi không có đủ thì giờ”.
Giải pháp:
- Làm từng chút một
- Làm việc quan trọng trước
- Làm ngay đi!
- Tự nhắc nhở mục đích đề ra trong kỹ năng quản lý thời gian cá nhân
- Đặt mốc thời gian như giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc” cho công việc
6. Kẻ cắp 6 : Tính cầu toàn
Ai cũng thích một việc làm đạt tới độ hoàn hảo. Nhưng có lãnh đạo quá lo lắng hoàn thiện công tác nên họ lại mất thời gian một cách vô ích. Khi hướng tới sự việc nào đó quá hoàn mỹ, bạn sẽ quên đi sự giao việc ủy quyền. Vì nó sẽ định hướng suy nghĩ rằng không có việc làm tốt nếu không giám sát chặt chẽ. Bạn cũng không biết nhờ bất cứ ai giúp đỡ vì sợ mình phạm sai lầm.
Có lẽ bạn sẽ có ý nghĩ rằng sẽ lùi thời hạn lại để có thể chắc chắn mọi việc được hoàn hảo hơn tuy nhiên, nó lại hại tới kỹ năng quản lý thời gian một cách trầm trọng.
Nếu cứ lục soát hồ sơ xem xét tất cả những cái hoàn mỹ, thì liệu bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác mà mình cần phải làm hay không? Có nhà lãnh đạo kia trở nên tự hào về khả năng soi mói được cả những lỗi sai thậm chí là nhỏ nhất trong các giấy tờ ví dụ như: lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy.
Giải pháp:
- Sắp xếp ưu tiên cho từng việc
- Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu
- Ghi nhớ “toàn cảnh”
- Không để phân tâm vì những việc lặt vặt
- Hãy tin cậy giao việc cho người khác
7. Kẻ cắp 7 : Giấy tờ nhiều quá
Trong thời đại của công nghệ thông tin ngày nay, chúng ta vẫn gặp vấn đề với hàng đống giấy tờ, các loại hồ sơ, báo cáo hàng kỳ, ghi chú, thư từ, quảng cáo, đơn xin… nhiều không kể hết. Bạn đã chọn làm gì với hàng đống giấy tờ đó trong mỗi ngày? Kỹ năng quản lý thời gian vận dụng ra sao? Bạn xếp chúng thành đống rồi ngồi đó chờ đợi chúng tự biến mất? Hay bạn quyết định cất hết chờ khi có lúc dùng đến?
Ngoài việc nhận hàng đống giấy tờ, các nhà lãnh đạo cũng góp công lớn trong việc sản sinh ra chúng nữa. Bên cạnh đó, có thật nhiều lý do khiến chúng ta hay viết như sau :
- Công cụ tự bảo vệ nếu có điều bất trắc
- Để cho người ta chú ý
- Để giám đốc chú ý
- Để cho biết mình hiện hữu
- Để cho vui
Bạn có thích một trong các lý do được kể phía trên hay không ? Nếu có thì bạn đã tạo ra hàng đống giấy tờ vô ích mà không có lý do chính đáng, đi ngược lại với kỹ năng quản lý thời gian. Quá nhiều giấy tờ đi cùng với 2 ý nghĩa: mình nhận quá nhiều và cũng sản sinh ra thừa thãi.
Giải pháp:
- Dành thời gian mỗi ngày để xử lý
- Sắp xếp ưu tiên và phân loại
- Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết
- Dùng điện thoại khi tiện lợi
- Chỉ xử lý một lần đủ cả
- Thông tin bằng truyền miệng
- Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và thẳng thắn
8. Kẻ cắp 8 : Giao tiếp kém
Thời gian lãng phí hay sử dụng kỹ năng quản lý thời gian không tốt cũng có thể do thông tin giao tiếp nội bộ còn kém. Nếu nhân viên không thực sự hiểu rõ về đặc điểm công việc, họ sẽ liên tục làm phiền bạn để làm rõ hoặc tệ hơn, họ chẳng chịu bắt tay vào làm công việc cần làm. Nhiều khi chúng ta thực hiện việc giao tiếp với nhân viên bằng những cách hoàn toàn không thích hợp.
Trong một ví dụ điển hình, nếu viết ghi chú cho đồng nghiệp ở ngay phòng bên thì thật là vô bổ trừ khi việc đó thực sự cần hồ sơ lưu lại. Trách nhiệm lãnh đạo yêu cầu bạn phải không được lơ là việc tổ chức thông tin giao tiếp nội bộ xuyên suốt để khỏi phải lặp đi lặp lại và thực hiện mãi chỉ một chỉ thị.
Giải pháp:
- Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp
- Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp
- Đừng thông tin dư thừa
- Đảm bảo thông kênh truyền đạt nội bộ
- Dùng ngôn ngữ đơn giản
VII. Arrange: Lập kế hoạch
Đối với kỹ năng quản lý thời gian, nếu bạn không thu xếp thời gian thì mọi thứ kể trên đều vô ích. Bạn cần phải xác định được mình muốn gì và thời điểm thực hiện các công việc. Sau đây là hai mẫu kế hoạch thời gian mà bạn có thể tham khảo. Bao gồm kế hoạch của cả năm và kế hoạch tính trên ngày/tuần.
1. Kế hoạch cho cả năm
Bản kế hoạch phải được gắn trên tường, những nơi dễ nhận biết và dễ dàng xếp lại để mang đi. Bạn cần chú ý ghi chép nhiều thứ trên đó. Kỹ năng quản lý thời gian không thể thiếu việc dùng các loại màu để đánh dấu.
Có thể chọn màu xanh lục để đánh dấu cho ngày phép, điều bạn đang mong chờ. Màu đỏ để nhắc nhở và lưu ý về các báo cáo quan trọng đến hạn, từ các báo cáo thường niên tới kế hoạch hai năm, các quảng cáo. Đánh dấu khung các buổi họp thường lệ và những chuyến đi công tác đã được định sẵn.
Đây là bước quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian, bảng biểu này cần được sao lại để treo ở phòng thư ký, hay công khai cho nhân viên đều biết và tất nhiên là lịch làm việc của bạn cũng vậy để họ tiện liên hệ hẹn gặp.
Như vậy, có hai điều thu được lợi ích. Mọi người sẽ biết được lúc nào bạn đang làm gì và lúc nào bạn rảnh hoặc không rảnh để có thể tiếp khách. Hãy nhớ cập nhật thời gian biểu này một cách thường xuyên. Nếu bất tiện, bạn có thể lên kế hoạch và lập lịch làm việc chung cho mỗi tháng một lần.
2. Kế hoạch ngày / tuần
Hãy xác định điều mà bạn cho là cần làm trong tuần và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Trước đó bạn nhớ đem một số chi tiết quan trọng di chuyển sang từ bảng kế hoạch năm. Bởi vậy, có thể thấy rằng lịch làm việc trong tuần của bạn đã khá đầy đủ rồi.
Kỹ năng quản lý thời gian theo tuần/ngày
Lịch đã có, bây giờ việc trau dồi kỹ năng quản lý thời gian của bạn là sắp xếp ưu tiên các công việc và nhiệm vụ. Xem xét từng việc một để sắp xếp theo thứ tự ưu tiên theo mẫu ở phần trên. Lập trật tự ưu tiên. Công việc quan trọng, khẩn trương đến mức nào? Có thể đánh số thứ tự cho các việc đó hoặc phân loại chúng thành 3 nhóm: thật quan trọng, quan trọng và cuối cùng là không quan trọng. (Hoặc có thể là thật khẩn trương, khẩn trương hay không khẩn trương).
Bây giờ kỹ năng quản lý thời gian bắt đầu. Bạn hãy ghi công việc vào bảng kế hoạch Ngày/Tuần. Nhớ tính thời gian rộng rãi để không bị hụt hẫng. Nếu bạn tính 20 phút thì hãy cho kéo dài lên 30 phút để khi làm xong công việc sớm hơn, bạn sẽ coi như được thưởng.
Đừng ghi chép những điều này một cách lung tung nếu bạn nghiêm túc muốn có kỹ năng quản lý thời gian. Hãy nhớ, bạn đang sắp xếp ưu tiên cho công việc chứ không chỉ thực hiện việc ghi ra việc cần làm. Hãy dành thời gian suy nghĩ cho kỹ.
Những việc quan trọng nhất, cần suy nghĩ nhiều nhất thì nên được ghi vào mục thời gian “riêng tư”. Tiếp đó, hãy ghi khoản thư từ và điện thoại vào chỗ thích hợp như khoảng thời gian linh động sắp xếp được giữa hai phần công việc. Nếu là phần việc quan trọng thì nên được đặt vào thời gian đặc biệt.
Cũng vậy, hãy liệt kê các cuộc hẹn và từng công việc bình thường khác vào chỗ thích hợp dưới bảng biểu. Sau đó đặt thời hạn tương ứng tùy theo mức độ quan trọng và khẩn trương của công việc.
Có thể dùng bảng này để sắp xếp và lên kế hoạch cho đời sống riêng tư hàng ngày của bản thân bạn. Công việc không phải và không bao giờ là tất cả. Phải có sự công bằng song song giữa công việc và đời sống riêng tư, gia đình và sức khỏe.
Đối với kỹ năng quản lý thời gian, bạn cần dành thời gian mỗi ngày cho những sự kiện đột xuất bất thường nhưng không cần quá nhiều. Những khó khăn có thể xảy ra bất cứ lúc nào và bạn có thể tạm gác qua mọi sự đang diễn ra để giải quyết. Đây cũng là một phần vô cùng quan trọng công việc. Bạn cần phải luôn luôn linh động.
Hãy cố gắng theo sát mục tiêu mà mình đã đề ra. Nhưng chớ lo lắng, bối rối hoặc trở nên quá căng thẳng nếu có điều bất thường ngăn trở kế hoạch của bạn. Nhờ việc bạn đã chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, bạn sẽ thực sự giảm đi nhiều căng thẳng. Hãy dành ít nhất là 5 phút mỗi ngày để điều chỉnh và xem xét lại những kế hoạch trong ngày. Luôn tự nhắc nhở bản thân nghĩ về những ưu tiên và mục tiêu đề ra.
Nhớ lên kế hoạch và soạn thảo những mốc trong thời gian biểu, (nó nên được gắn liền với mục tiêu công việc và trách nhiệm của bạn), từ đó, bạn đã khẳng định mức độ quan trọng tới đâu của thời gian đối với bạn.
Luôn luôn nhắm tới những mục tiêu đã được đề ra, những điều cần thiết nhất diễn ra trong suốt quá trình lập kế hoạch.
Nhờ đó, bạn có động lực để sử dụng và sắp xếp thời gian sao cho hiệu quả. Khi lên kế hoạch cho kỹ năng thời gian, bạn sẽ có thể phân tích, nghiên cứu bảng kế hoạch Năm và Tuần hoặc Ngày một cách thường xuyên và đều đặn. Nhờ vậy, mới thắng được những “Kẻ cắp thời gian”.
Cuối ngày, hãy thêm vào những việc thêm vào đột xuất. Giữ lại tất cả các bảng kế hoạch từng tháng hoặc 6 tuần và thực hiện nghiên cứu nội dung như một thời gian biểu. Nếu bạn thấy mình đang lãng phí nhiều thời gian cho việc sử dụng điện thoại thì bạn phải giải quyết ngay một cách nghiêm túc.
Trên đây là những cách thức quan trọng để thực hiện kỹ năng quản lý thời gian, mong rằng bạn đã có cho mình bài học bổ ích và biết cách vận dụng nó trong đời sống cá nhân mình. Chúc bạn thành công!
Trang chủ 
Cover letter 
Mẫu CV 
Tài khoản 
Thêm