Đào tạo kỹ năng huấn luyện cho nội bộ doanh nghiệp

Kỹ năng huấn luyện là một trong số những kỹ năng quan trọng đòi hỏi ở người quản lý mỗi doanh nghiệp. Do đó đào tạo kỹ năng huấn luyện là một trong những công việc không thể thiếu khi đào tạo nội bộ doanh nghiệp

I. Mục đích, ý nghĩa của việc áp dụng kỹ năng huấn luyện

Mục đích kỹ năng huấn luyện

1. Ý nghĩa của huấn luyện với tổ chức

• Khi một nhà quản lý áp dụng kỹ năng huấn luyện, nhân viên sẽ được phát triển về năng lực và năng suất trong tương lai. Đồng thời, khả năng tự giải quyết khó khăn của nhân viên cũng được nâng cao nhờ việc vận dụng tốt kỹ năng huấn luyện của quản lý.
• Bên cạnh đó, việc áp dụng thành thạo kỹ năng huấn luyện ở các cấp quản lý khác nhau sẽ khiến thái độ lao động của nhân viên được cải thiện. Lý do là bởi họ được giao nhiều trách nhiệm hơn và cảm thấy vai trò của mình trong tổ chức được đánh giá cao hơn.
• Nhà quản lý được thực tập thêm kỹ năng quản lý thông qua kỹ năng huấn luyện

2. Ý nghĩa của huấn luyện với nhân viên

• Người lao động cảm thấy kinh nghiệm trong công việc của họ được nâng cao, tiếp thêm động lực và sự nhiệt tình trong công việc.
• Với công nhân viên hưởng lương theo sản phẩm, năng suất lao động tăng đồng nghĩa với thu nhập được cải thiện.
• Công nhân viên sẽ được phát triển bản thân nhờ kỹ năng huấn luyện tốt từ các quản lý, được chia sẻ kiến thức và học hỏi thêm tri thức.

3. Ý nghĩa của huấn luyện đối với nhà quản lý

• Từ việc áp dụng tốt kỹ năng huấn luyện, nhà quản lý sẽ thể hiện được năng lực lãnh đạo.
• Khi công nhân viên thành công trong công việc, nhà quản lý sẽ có nhiều thời gian để giải quyết việc khác.
• Áp dụng kỹ năng huấn luyện sẽ được lợi hơn vì sẽ làm nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
• Khi nhà quản lý kèm cặp công nhân viên yếu bằng kỹ năng huấn luyện, chứng tỏ họ quan tâm đến nhân viên của mình.

4. Mối quan hệ của huấn luyện với năng suất lao động

Kỹ năng huấn luyện của nhà quản lý chỉ là một yếu tố trong việc tăng năng suất lao động. Năng suất lao động kém có thể bắt nguồn từ lý do máy móc, công cụ kém. Hoặc có thể do người lao động không có khả năng làm công việc đó, cũng như không có nguyện vọng làm công việc đó.

II. Quản lý hoạt động huấn luyện - đào tạo

Quản lý đào tạo áp dụng kỹ năng huấn luyện

1. Xác định nhu cầu huấn luyện

Nhu cầu đào tạo - huấn luyện dựa trên các nguồn sau:

• Các kế hoạch và mục tiêu chiến lược, tác nghiệp của doanh nghiệp trong tương lai. 
• Các nhu cầu về nhân sự sắp tới về cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật hoặc nhân viên nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật.
• Sự thay đổi về quy trình công nghệ, công cụ sản xuất và trang thiết bị được sử dụng trong doanh nghiệp.
• Các yêu cầu về pháp luật và chế định, các tiêu chuẩn tác động đến tổ chức, kỹ năng huấn luyện của các cấp quản lý.

2. Nội dung huấn luyện

• Giải thích và hướng dẫn đường lối chính sách, mục tiêu.
• Hướng dẫn quy trình hoạt động.
• Hướng dẫn quy định và các nội quy được áp dụng của công ty.

3. Phân loại

• Huấn luyện khi tuyển dụng - Nội dung đào tạo được triển khai thể hiện trong kỹ năng huấn luyện như: Lịch sử hình thành của Công ty, Nội quy lao động, Quy định của Công ty, quy định về an toàn, chính sách và quy định về lương bổng, các chế độ, giờ làm việc, tăng ca...
• Huấn luyện định kỳ: An toàn lao động, hướng dẫn thực hiện công việc...
• Huấn luyện đột xuất: Thay đổi môi trường làm việc, máy móc...
• Huấn luyện nội bộ: Là hình thức do công ty tự tổ chức với chi phí đào tạo thấp hơn, hiệu quả đào tạo tốt hơn. Thường được áp dụng khi công ty gặp khó khăn trong việc tổ chức cho nhiều người đào tạo.
• Huấn luyện bên ngoài: Đào tạo tại các đơn vị chuyên đào tạo bên ngoài, với chi phí đào tạo cao hơn. Hiệu quả đào tạo theo hình thức này thường không cao, do công ty không quản lý được nội dung và thời gian đào tạo.

4. Kế hoạch đào tạo - áp dụng kỹ năng huấn luyện

• Kế hoạch đào tạo là kế hoạch áp dụng cho thời hạn dài, thường tính bằng năm/quý/tháng.
• Số lượng đào tạo cho các nguồn lực cần thiết sẽ gồm các đối tượng cần được đào tạo như: Các cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật...
• Chương trình đào tạo cần xác định để phục vụ cho công việc gì và mức độ ảnh hưởng tích cực cho công việc tới đâu?
• Xác định các phương pháp đào tạo: Đào tạo mới hay áp dụng quy trình tái đào tạo, đào tạo tại chỗ cho nhân sự (sự hỗ trợ về nguồn nhân lực trong nội bộ) hay qua các trường lớp nghiệp vụ (sự hỗ trợ của các chuyên gia bên ngoài), thời gian đào tạo ngắn hạn hay dài hạn…
• Đối tượng đào tạo sẽ bao gồm: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ, công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp. 
• Nội dung đào tạo: Phải gắn liền với nội dung và mục đích của công việc.
• Trong kỹ năng huấn luyện, phương pháp đào tạo thường được sử dụng là: Tự đào tạo tại chỗ hay đào tạo sử dụng nguồn lực từ bên ngoài, đào tạo mới hay áp dụng quy trình đào tạo bổ sung.
• Thời gian đào tạo: Thực hiện kỹ năng huấn luyện trong ngắn hạn hay dài hạn, tập trung hay bán tập trung. 
• Các hỗ trợ về nội bộ trong quá trình tham gia đào tạo cần được hài hòa để duy trì và không làm ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh chung.

III. Các bước của một chương trình đào tạo áp dụng kỹ năng huấn luyện

Các bước áp dụng kỹ năng huấn luyện

1. Xác định nhu cầu

• Quản lý cần sử dụng kỹ năng huấn luyện khi người đó hoàn toàn mới với một nhiệm vụ nào đó mới được giao và họ thực sự chưa biết phải thực hiện như thế nào.
• Sản phẩm của nhân viên được xếp vào loại thứ cấp thì lúc này, kỹ năng huấn luyện của các quản lý sẽ vô cùng cần thiết.
• Nhân viên đã được nhắc nhở và hướng dẫn nhưng không có khả quan.
• Nhân viên đang làm việc sai phương pháp hoặc đang cảm thấy không thoải mái với công việc.
• Nhiều người rất ngại học hoặc sợ tiếp cận một cái gì đó mà mình chưa có khái niệm, cho dù họ biết rằng là tốt hơn nếu được học, thì người quản lý phải biết áp dụng kỹ năng huấn luyện một cách khéo léo.
• Khối lượng học tập quá nhiều và quá cao với những nhân viên trong doanh nghiệp
• Sự lo ngại vì mất uy tín với đồng nghiệp khi mình bị huấn luyện và có ý thức tự vệ.

2. Lên chương trình chi tiết cho kỹ năng huấn luyện

• Người được huấn luyện sau khi tiếp xúc thì có khả năng tiếp thu và tiến bộ không?
• Họ có nhiệt tình trong việc tiếp cận chương trình học không?
• Công việc hay các nghiệp vụ mà bạn dự định tập huấn có chính xác như những gì bạn dạy không?
• Bạn có cho rằng, bạn đủ khả năng làm việc này không?

3. Theo dõi và đánh giá quá trình vận dụng kỹ năng huấn luyện - đào tạo của quản lý

Tất nhiên, bất cứ quá trình nào muốn có kết quả tốt đều phải đi kèm sự theo dõi sát sao từ nhiều phía liên quan. Đào tạo - huấn luyện cũng không phải là ngoại lệ. Kỹ năng đào tạo của quản lý phải được theo dõi liên tục để thấy được những điểm nổi bật và những điểm chưa hoàn chỉnh để quá trình đào tạo được diễn ra hiệu quả nhất… Dưới đây là những yếu tố cần theo dõi và đánh giá:

• Theo dõi và đánh giá tiến trình tổng hợp các kết quả từ việc tiếp thu của học viên một cách thường xuyên, từ đó tìm hiểu xem họ có gặp khó khăn gì trong quá trình học không?
• Dùng kỹ năng đặt câu hỏi kết hợp với kỹ năng lắng nghe.
• Hãy động viên và khuyến khích những ý kiến có giá trị.
• Tìm hiểu xem người học có áp dụng điều đã học vào công việc thường nhật của họ không?
• Xem xét quá trình, đặt câu hỏi và lắng nghe.
• Hãy động viên người học trong việc tự giải quyết những vướng mắc và hướng tới sự độc lập suy nghĩ trong công việc.
• Hãy ghi nhận sự tiến bộ nếu người học thực hành tốt.
• Cần tìm hiểu xem nhân viên còn cần gì nữa không?
• Thảo luận và dự đoán sự phát triển của nhân viên trong tương lai.
• Nếu sau quá trình tập huấn và đào tạo mà người công nhân không có cải thiện về mặt nghiệp vụ hay kỹ năng giải quyết công việc, hãy chuyển anh ta đến những nơi phù hợp hơn với yêu cầu về kỹ năng và năng lực phù hợp với anh ta.
• Lý do giải thích vì sao năng lực của anh ta có hạn.
• Thảo luận với bộ phận nhân sự của doanh nghiệp về ý kiến của bạn.

IV. Quy trình một buổi đào tạo

1. Chuẩn bị

• Kỹ năng huấn luyện được thể hiện trước hết ở lời nói rõ ràng, rành mạch.
• Ngôn ngữ của quá trình đào tạo - áp dụng kỹ năng huấn luyện phù hợp với năng lực của đối tượng.
• Biết cách giảng giải.
• Kỹ năng huấn luyện không thể thiếu khả năng lắng nghe, kiên nhẫn.
• Xây dựng bầu không khí giúp đỡ lẫn nhau: Dựa trên các câu trả lời tích cực, vốn kinh nghiệm của học viên
• Kỹ năng huấn luyện bao gồm việc động viên học viên đóng góp ý kiến vào: Lý do hiệu suất lao động của anh ta chưa cao, điều gì có thể làm được, gợi ý để cải thiện tình hình.
• Chuẩn bị tốt thời gian và địa điểm.
• Đừng làm giống nhau với tất cả những người cần huấn luyện.
• Nếu công việc huấn luyện không thành công, nên nghĩ một phần lý do là từ kỹ năng huấn luyện của bạn.
• Trách giận giữ và trách mắng nếu học viên chưa nắm được vấn đề

2. Kiểm tra danh sách, phân phối tài liệu

3. Giới thiệu ý nghĩa và mục đích của việc đào tạo

• Truyền đạt cho công nhân rằng, công việc anh ta làm có kết quả dưới trung bình và sự cần thiết phải huấn luyện cho công việc mới.
• Tìm hiểu xem người nhân viên đã biết những gì trước khi được tham gia khóa tập huấn, chẳng hạn về tầm hiểu biết, kỹ năng và tinh thần làm việc.
• Cùng nhau thống nhất về ý nghĩa và mục tiêu công việc.
• Khi nào có kết quả đánh giá.
• Điều quan trọng nhất của công việc đào tạo là giải thích được tại sao có buổi huấn luyện và huấn luyện như thế nào?
• Hãy giải thích cho người được huấn luyện họ sẽ được gì nếu tham gia quá trình huấn luyện - đào tạo và mất gì hay thiếu sót gì nếu không tham gia.
• Chỉ khi nào người học thấy rằng họ thực sự cần khóa huấn luyện của bạn thì mới chạm tới bước đầu của đào tạo thành công.

4. Giới thiệu các yêu cầu.

5. Quá trình thực hiện kỹ năng huấn luyện không thể không có việc hướng dẫn từng đề mục, giải thích, làm mẫu cho người học.

6. Thực hành, case study.

7. Giải quyết những băn khoăn thắc mắc của người tham gia.

8. Chuyển tới cấp trên biên bản đánh giá đào tạo.

9. Cuối cùng là lập danh sách ký tên những người tham gia.

Kỹ năng huấn luyện là một loại kỹ năng khá phức tạp và cần có quá trình dài để tìm hiểu và rèn luyện. Tuy vậy, mỗi nhà quản lý cấp cơ sở đều phải nắm vững và biết cách vận dụng nó sao cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp. Chúc bạn thành công!