Công nợ là gì? Đâu là cách quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả?

Nếu không kiểm soát tốt công nợ sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến việc điều phối nền kinh tế đất nước cũng như đình trệ hoạt động của doanh nghiệp. Vậy công nợ là gì? Làm sao để quản lý tốt công nợ? Hãy cùng 123job tìm hiểu trong bài viết sau.

I. Công nợ là gì?

1. Công nợ là gì? Một số khái niệm liên quan đến công nợ

Khái niệm công nợ tương đối phức tạp. Để hiểu một cách đơn giản ta có thể diễn giải công nợ là khi một doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán cho các nhân tổ chức mà số tiền còn lại nợ đến kì sau. Có khá nhiều các khái niệm liên quan xét theo từng cách tiếp cận để trả lời cho câu hỏi công nợ là gì. Cụ thể như:

a. Công nợ đối với nhà nước

Trong cách tiếp cận của chính phủ thì, công nợ là khoản nợ mà Chính phủ phải chịu trách nhiệm trong việc chi trả khoản nợ đó. Thông thường chúng được sử dụng với nghĩa là nợ Nhà nước hay nợ Chính phủ. Bạn cần lưu ý khái niệm công nợ là gì trong trường hợp này khác hoàn toàn so với việc quốc gia vay nợ từ các nước bạn.

b. Công nợ phải thu từ khách hàng

Trong khía cạnh này chúng ta hiểu theo nghĩa khi một tổ chức doanh nghiệp đã xuất hàng hóa thành phẩm cho khách hàng đã có hóa đơn chứng từ kê khai thuế. Tuy nhiên khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc việc thanh toán mới thực hiện được một phần. Trong trường hợp này bên tổ chức hay doanh nghiệp cần phải có chính sách công nợ khách hàng rõ ràng để thu hồi được công nợ hiệu quả.

c. Công nợ phải trả người bán

Đây là các khoản nợ phải trả cho người bán sau khi đã nhận được các vật tư, công cụ, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh nhưng người mua vẫn chưa thanh toán.

d. Các khoản phải thu phải trả khác

Bên cạnh các trường hợp trên thì khi đề cập đến công nợ là gì chúng ta cùng không được bỏ qua các khoản phải thu phải trả khác như tạm ứng, ký cược, ký quỹ, các tài sản thiếu chưa có rõ nguyên nhân, các vật tư bị mất mất mát hỏng hóc,… Khi gặp các vấn đề này doanh nghiệp cần có chính sách giải quyết bài toán kiểm soát công nợ là gì tốt để tránh phát sinh quá nhiều nợ công không đáng có.

Bên cạnh đố doanh nghiệp cũng cần phải chi trả thêm các khoản khác như trả công nhân viên, nộp thuế nhà nước, trích thanh toán bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Đây là các khoản bắt buộc mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi kinh doanh phải có nghĩa vụ thực hiện.

Công nợ là gì?

2. Phân loại công nợ

a. Công nợ phải thu

Công nợ phải thu bao gồm: tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính. Kế toán công nợ cần phải theo dõi và kiểm soát tốt tránh trường hợp nợ công kéo dài lâu gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vậy họ cần giải pháp quản lý tốt vấn đề hạn mức công nợ là gì để đảm bảo ngân sách không bị thâm hụt quá lớn.

b. Công nợ phải trả

Công nợ phải trả bao gồm:  tiền trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Tương tự như công nợ phải thu, kế toán công nợ cũng cần liên tục cập nhật công nợ phải trả, đối chiếu khớp sổ sách để thực hiện hoàn thành việc chi trả  cho đối tác của mình.

Xem thêm: Tổng hợp các biên bản cấn trừ công nợ mà kế toán nên biết

II. Những lưu ý về quản lý công nợ

Bên cạnh hiểu rõ về các khái niệm công nợ là gìthì bạn cũng cần hết sức quan tâm đến các yêu cầu về việc quản lý nợ công. Bởi chỉ một sai lệch nhỏ trong các kết quả tính toán có thể đưa đến các hậu quả không ngờ. Do đó bạn đọc cần hết sức lưu ý những điều sau đây.

1. Đối với công nợ phải thu

• Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và trường hợp cụ thể. Đặc biệt cần có phương hướng giải quyết cho vấn đề công nợ 30 ngày là gì? Từ đó ngăn cản tình trạng chiếm dụng vốn, dây dựa, khê đọng khoản nợ.
• Khách hàng thanh toán các khoản cần phải có đầy đủ các chứng từ hợp lệ liên quan như: biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ. Điều này giúp thực hiện việc thanh toán, bù trừ nợ được diễn ra minh bạch, rõ ràng tránh thất thu.
• Phải xác minh bằng văn bản các khoản nợ tồn đọng lâu ngày rồi từ đó đưa ra giải pháp cho toán thu hồi lại nợ.

2. Đối với công nợ phải trả

• Kế toán công nợ cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, theo dõi từng sản phẩm dịch vụ tốt để tiến hành thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp đảm bảo chữ tín của doanh nghiệp.
• Đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, kế toán công nợ cần phải cập nhật liên tục, thống kế vào sổ sách rõ ràng. Việc này là hết sức cần thiết để tránh để nợ kéo dài tồn đọng vừa khó giải quyết về sau vừa làm mất uy tín doanh nghiệp. Đây cũng chính là lý do mà hầu hết các kế toán phải học trước tiên về việc nhập công nợ là gì?
• Đối với các khoản phải trả cho nhà nước, người lao động cần thực hiện đúng nghĩa vụ của mình. Đây cũng chính là các để doanh nghiệp nhận lại được quyền lợi chính đáng mà họ được nhận.

Xem thêm: Biên bản đối chiếu công nợ là gì? Cách lập và những sai sót cần tránh

III. Quy trình quản lý công nợ

Một quy trình quản lý nợ công hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm soát, thu hồi nợ công tốt từ đó hỗ trợ duy trì sự ổn định và lành mạnh cho tài chính doanh nghiệp. Trước hết quản lý công nợ là quá trình ghi nhận là việc theo dõi các khoản thu và chi của doanh nghiệp khi phát sinh các nghiệp vụ như bán hàng hay mua các công cụ, dịch vụ nào đó. Chỉ khi có cách quản lý tốt thì doanh nghiệp mới có thể trả lời được câu hỏi nợ công là gì và các kiểm soát nợ công sao cho tốt.

1. Quy trình quản lý công nợ cho bạn tham khảo

• Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ kết hợp có chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích của việc này giúp hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Ngoài ra cũng cần yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, cam kết về việc thanh toán đúng quy định như trong hợp đồng. Thêm vào đó cũng cần có các mức phạt rõ ràng nếu khách hàng không thực hiện đúng, trì hoãn chậm trễ thời hạn thanh toán.
• Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý chính sách công nợ khách hàng chuẩn, bám sát các mục tiêu. Ở đây cần xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm với từng khách hàng; có cách thức nhắc nhở khách hàng để thu hồi công nợ.
• Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng nhằm thu lại được nợ một cách nhanh chóng nhất.
• Bước 4: Nhắc nhở khách hàng các biện pháp nếu thanh toán chậm kỳ hạn.

Cách quản lý công nợ tốt

2. Cách tính công nợ

Để quản lý tốt được công nợ thì hiểu biết rõ ràng về cách tính công nợ là điều mà bất kỳ một kế toán nào cũng phải biết. Bạn có thể thực hiện việc lập bảng cách tính công nợ phải trả hoặc thu hồi về trên Excel để đưa một cái nhìn tổng quan về tình hình biến động công nợ trong các kỳ.
Các bước để lập được một bảng Excel theo dõi và cách tính công nợ như sau:

• Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Excel và tạo file mới.
• Bước 2: Nhập các cột STT, tên khách hàng/nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ cuối kỳ
• Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột, trong đó cột nợ cuối kỳ lập hàm tính lấy nợ đầu kỳ trừ phát sinh để ra nợ cuối kỳ.​

Xem thêm: Kế toán công nợ là gì? Bản mô tả chi tiết công việc kế toán công nợ

IV. Quy trình thu hồi công nợ

Để thực hiện tốt việc quản lý thu hồi công nợ bạn đọc cần phải hiểu cặn kẽ thu hồi công nợ là gì? Thực chất cũng là việc doanh nghiệp thu hồi lại các khoản nợ từ khách hàng khi đã giao sản phẩm nhưng vẫn chưa được thanh toán hoặc mới thanh toán một phần.

Trong việc quản lý việc thu hồi công nợ doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến vấn đề thời gian thu hồi công nợ là gì? Tác dụng của việc đặt mốc thời gian rất quan trọng bởi đó là thời hạn định mức yêu cầu khách hàng phải chi trả số công nợ. Nếu không có mức thời gian này rất dễ dẫn đến tình trạng công nợ tồn khó, khó thu hồi lại được ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính doanh nghiệp.

Một số doanh nghiệp có thể đồng nhất giữa quy trình quản lý công nợ và quy trình thu hồi công nợ để giúp đơn giản hóa quá trình vận hành bởi thục chất thu hồi công nợ là công đoạn cuối cùng của quản lý công nợ. Bên cạnh đó việc này cũng giúp giảm các thủ tục rườm rà và chi phí liên quan.
Các bước quản lý thu hồi công nợ:

• Bước 1. Xác định khoản phải thu tối thiểu của mỗi khách hàng: Đây là công việc đầu tiên mà mỗi kế toán phải làm trước khi bắt tay vào thu nợ. Bởi lên ngân sách tối thiểu mới có thể đưa ra được các phương án giúp kế hoạch đạt được hiệu quả cao nhất.
• Bước 2. Phân loại khách nợ: Dựa vào tính chất khách hàng nợ để chia thành hai nhóm: quan trọng và có thể chấm dứt hợp tác. Từ đó đưa ra các biện pháp ứng phó đối với từng nhóm. Bởi đối với khách quan trọng bạn không lên làm mất lòng họ còn với khách có thể chấm dứt thì thực hiện các biện pháp cứng rắn hơn.
•  Bước 3. Chọn người thu hồi nợ: Không phải ai cũng có kỹ năng đòi nợ nên chủ doanh nghiệp phải chọn người phù hợp nhất trong số nhân viên để tới gặp khách nợ. Người được chọn cần hiểu rõ công nợ là gì, tính chất của công nợ và phải biết các vận dụng khéo léo các biện pháp để đòi nợ từ khách hàng. Thông thường nên lựa chọn những người có quan hệ tốt với khách hàng đặc biệt là người chịu trách nhiệm trực tiếp với khách hàng đó.
• Bước 4. Nhắc nhở khách hàng thanh toán trước khi đáo hạn: Trước khoản 10 ngày đến hạn thanh toán nợ bạn nên có biện pháp nhắc nhở khách hàng trả nợ qua điện thoại hoặc Email. Đối với một số trường hợp khách đặc biệt nên sắp xếp một cuộc hẹn để trao đổi trước.
• Bước 5. Đàm phán với khách nợ: Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thu hồi nợ, trong quá trình đàm phán cần phải khéo léo, không được tỏ ra quá xót ruột, lo lắng. Bên cạnh đó tránh dùng đến luật pháp để thu hồi nợ gây tốn kém và gãy đứt mối quan hệ với khách hàng.
• Bước 6. Nhờ đến toà án để đòi nợ: Kiện cáo là phương án ít doanh nghiệp nghĩ tới. Nhưng một khi khách hàng không muốn trả hoặc trả theo dạng nhỏ giọt thì đây lại là một phương pháp hiệu quả.
• Bước 7. Cẩn trọng ngay từ khâu cho nợ là cách tốt nhất để hạn chế các khoản nợ: Nhân viên phải hiểu rõ về công nợ là gì? Bên cạnh dó doanh nghiệp cần đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng như thời hạn bán chịu. Ngoài ra cần xem xét đưa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ…để đưa ra biện pháp thắt chặt hay nới lỏng việc cho nợ.

Xem thêm: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ và cách lập biên bản chuẩn nhất

V. Cách quản lý công nợ hiệu quả

Hiện nay xu hướng chung của các doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa nguồn vốn bởi vậy việc cấp thiết họ cần phải làm là thu hồi tối đa các khoản nợ từ khách hàng và kéo dài thời gian trả tiền cho nhà cung cấp. Nếu thực hiện tốt điều này sẽ giúp doanh nghiệp có nguồn vốn dồi dào hơn để phát triển việc kinh doanh. Tuy nhiên để làm được việc này doanh nghiệp cần phải có cách quản lý công nợ một cách hiệu quả.

 Quy trình quản lý công nợ hiệu quả

Trước hết nếu muốn quản lý công nợ hiệu quả người quản lý cần phải có hiểu biết một cách toàn diện về công nợ là gì. Ngoài ra người quản lý cũng cần phải biết cách vận dụng linh hoạt các biện pháp để kiểm soát công nợ tránh gây ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp.
Một số lưu ý khi quản lý công nợ cần đặc biệt lưu ý:

• Có bảng đánh giá, phân loại khách hàng và đặt ra các chính sách công nợ khách hàng theo từng nhóm.
• Cần xây dựng kế hoạch bán hàng hợp lý ngay từ đầu cho từng cấp, nhóm khách hàng. Đặc biệt cần có các chính sách bán hàng hợp lý ngay từ đầu để hạn chế tình trạng mua nhưng chậm thanh toán. Nếu có tình trạng chậm thanh toán cần có quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán và mức chịu phạt nếu để chậm chễ haowcj không có ý định thanh toán.
• Phải có sự chuẩn bị về nhân sự đầy đủ cho từng giai đoạn. Đặc biệt đối với nhân viên làm trực tiếp với khách hàng có khoản nợ cần được rèn luyện các kỹ năng như: thái độ chuyên nghiệp, hành xử khéo léo luôn theo sát các hoạt động chi trả của khách hàng để đốc thúc kịp thời…Bên cạnh đó cũng cần có sự ghi chép rõ ràng để tránh những nhầm lẫn không đáng có gây thất thu.
• Đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu: Thay vì các phương tiện thu nợ truyền thống doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp mới như chuyển khoản, quản trị tín dụng khách hàng,… Việc này không chỉ giúp thu hồi nợ một cách nhanh chóng tiện lợi hơn mà còn giảm thiểu tối đa các khoản nợ bị trì hoãn lâu. Bên cạnh đó cũng cần kết hợp để có cách tính công nợ chính xác đối với từng khách hàng đảm bảo khoản nợ thu về lá đúng, đủ, khớp theo sổ sách.
• Cần có bảng đánh giá nhân sự, lập chỉ tiêu KPI rõ ràng. Có chính sách khen thưởng hoàn thành tốt nhiệm vụ và mức phạt đối với nhân viên chưa đạt chỉ tiêu. Điều này sẽ đốc thúc nhân viên tích cực làm việc giúp việc quản lý công nợ hiệu quả hơn.

Nhiều doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động đã lầm vào tình trạng thâm hụt vốn quá nhiều, không xoay vòng được vốn dẫn đến tình trạng hoạt động lâm vào bế tắc. Bởi vậy việc hiểu rõ công nợ là gì, biết cách quản lý công nợ là điều hết sức quan trọng và cấp thiết đối với mỗi một doanh nghiệp.

Xem thêm: Chi tiết cách lập mẫu biên bản bàn giao mặt bằng xây dựng mới nhất

VI. Nhiệm vụ của kế toán công nợ

1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng

– Phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán.

– Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc kiểm tra thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.

– Cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ.

2. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải trả người bán

– Kế toán phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải trả người bán theo từng đối tượng.

– Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải trả và từng lần thanh toán.

Xem thêm: Tổng hợp các biên bản cấn trừ công nợ mà kế toán nên biết

VII. Kết luận

Vấn đề công nợ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và nó cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm của người lao động. Do đó mỗi doanh nghiệp đều phải có các chính sách quản lý công nợ hiệu quả. Hy vọng các thông tin trên đây sẽ giúp ích cho bạn, hẹn gặp lại bạn trong các bài viết tiếp theo tại 123job.