Hậu cần là bộ phận quan trọng trong các câu lạc bộ. Tuy nhiên, mọi người hiện nay đều chưa nhìn nhận đúng đắn và vị trí và vai trò của ban hậu cần. Vậy ban hậu cần trong câu lạc bộ làm gì? Tham gia ban hậu cần, bạn được hỏi hỏi những kỹ năng nào?
Ngoài ra, để trở thành thành viên ban hậu cần, bạn cần có những tố chất, kỹ năng nào? Đâu là những câu hỏi phỏng vấn thường gặp khi ứng tuyển vào ban hậu cần. Hãy cùng 123job.vn tìm hiểu chi tiết qua bài viết ban hậu cần trong câu lạc bộ làm gì sau đây?
1. Hậu cần là gì? Ban hậu cần là gì?
Hậu cần là một khái niệm quen thuộc, được sử dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau từ quân đội, logistics, kinh doanh… Vậy bạn đã thực sự hiểu rõ nghĩa của từ hậu cần?
Hiểu một cách đơn giản, hậu cần là công đoạn cần thiết liên quan trực tiếp tới hoạt động cung cấp dịch vụ hỗ trợ, sản phẩm, trang thị bị cần thiết cho sản xuất, kinh doanh,... Ví dụ, với mỗi chiến dịch quân sự, trách nhiệm hậu cần bao gồm đảm bảo quân lương và trang thiết bị cần thiết được cung cấp đầy đủ về số lượng, đúng về chất lượng và thời gian tới mặt trận.
Hậu cần là những công đoạn phía sau, thường là khuất sau mỗi chiến dịch, sự kiện. Tuy nhiên, không vì thế mà vai trò của hậu cần bị xem nhẹ trong chuỗi hoạt động của tổ chức. Với quy mô của câu lạc bộ, ban hậu cần được thành lập với nhiệm vụ chính là hỗ trợ hoạt động, chuẩn bị nguồn lực cần thiết trước khi bước vào một hoạt động, sự kiện của tổ chức.
2. Ban hậu cần trong câu lạc bộ làm gì?
2.1. Vai trò của hậu cần trong tổ chức, câu lạc bộ
Tuy đảm nhận những công việc phía sau, nhưng ban hậu cần đóng vai trò không hề nhỏ trong câu lạc bộ. Bởi đơn vị duy trì hoạt động của tổ chức diễn ra liền mạch, đảm bảo chất lượng từ những yếu tố tiểu tiết nhất chính là ban hậu cần. Khi đảm nhận những nhiệm vụ trọng yếu (quản lý chi tiêu, chi phí, lên kế hoạch và chuẩn bị nguồn lực), ban hậu cần đóng vai trò không nhỏ vào sự thành công của mỗi hoạt động, sự kiện của tổ chức, câu lạc bộ.
2.2. Trách nhiệm của ban hậu cần trong câu lạc bộ
Trách nhiệm của ban hậu cần không chỉ gói gọn trong những hoạt động chuẩn bị nhu yếu phẩm, dụng cụ thiết yếu. Mở rộng hơn, ban hậu cần chịu trách nhiệm cho những hoạt động cơ bản, là xương sống của tổ chức, bao gồm:
- Quản lý nguồn tài chính, tính toán chi tiêu, chi phí cho mỗi hoạt động của câu lạc bộ. Trong đó cần đảm bảo thu, chi ổn định, hoạt động chi đúng mục đích và có hiệu quả.
- Lên kế hoạch hậu cần cho mỗi hoạt động, sự kiện: Phối hợp cùng ban sự kiện, đối ngoại, từ đó đưa ra kế hoạch hỗ trợ riêng của ban hậu cần, bao gồm các nhiệm vụ: quản lý chi tiêu, mua nguyên vật liệu thiết bị, vận chuyển, hỗ trợ hoàn thiện,...
- Thực hiện công tác thu mua và kiểm kê và quản lý số lượng hàng hóa, dụng cụ cần thiết cho mỗi hoạt động, sự kiện. Đồng thời lên kế hoạch về việc vận chuyển (đối với sự kiện ở xa, cần di chuyển) hoặc lắp đặt…
- Điều phối viên: Hỗ trợ hoạt động của câu lạc bộ, tham gia các sự kiện mỗi khi cần thiết.
3. Những kỹ năng cần có của thành viên ban hậu cần
Để trở thành một thành viên xuất sắc, chịu trách nhiệm tốt vai trò hậu cần, bạn cần có những kỹ năng sau đây:
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Tổng hợp những công việc mà ban hậu cần phải đảm nhiệm khá lớn so với những gì mọi người tưởng tượng. Đồng thời công việc cũng hay xảy ra biến cố. Do đó, kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh gọn, thỏa đáng là cần có ở thành viên ban hậu cần.
- Khả năng lập kế hoạch và làm việc một cách khoa học: Để xử lí khối lượng bao quát của ban hậu cần, bạn cần có khả năng lên kế hoạch và làm việc khoa học. Việc lên kế hoạch tốt trong hoạt động hậu cần cũng giống như việc xây dựng một nền móng tốt, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra sau đó trở nên vững chắc hơn. Làm việc khoa học, sắp xếp công việc, phân bổ nguồn lực, quản lý thời gian tốt giúp công việc trôi chảy và suôn sẻ hơn.
- Cẩn thận và tỉ mỉ: Đây cũng là một trong những tố chất quan trọng nhất của thành viên ban hậu cần. Cẩn trọng và tỉ mỉ trong mọi vấn đề giúp bạn chuẩn bị công việc chu đáo, tránh mọi sai sót. Với trách nhiệm quản lý chi tiêu, chuẩn bị các công cụ, dụng cụ quan trọng của ban hậu cần, tính cẩn thận và tỉ mỉ lại càng quan trọng hơn nữa.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Ngoài việc phối hợp giữa các thành viên trong ban, bạn cũng cần phối hợp với các bộ phận khác trong câu lạc bộ để đảm bảo kế hoạch tổ chức diễn ra như dự định. Do đó, kỹ năng làm việc nhóm, cách thức giao tiếp, lắng nghe, đóng góp ý kiến phù hợp có ý nghĩa vô cùng to lớn trong việc tạo nên thành công chung.
- Bình tĩnh trước mọi áp lực: Đôi khi thành viên ban hậu cần buộc phải đối mặt những tình huống bất ngờ, có nhịp độ nhanh như thiếu thiết bị, lỗi dụng cụ… Trước mỗi tình huống trên, bình tĩnh là kim chỉ nam cho mọi hành động tỉnh táo, khoa học tiếp theo.
4. Câu hỏi phỏng vấn ban hậu cần thường gặp
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi ứng tuyển thành viên ban hậu cần của câu lạc bộ:
Câu 1: Bạn từng tìm hiểu về công việc của ban hậu cần hay chưa?
Câu hỏi này có mục đích xác nhận sự chuẩn bị của ứng viên phỏng vấn, rằng bạn có thực sự nghiêm túc và tìm hiểu về vị trí mình ứng tuyển hay không. Với dạng câu hỏi này, cách tốt nhất là chuẩn bị kỹ càng trước khi tham gia phỏng vấn. Hãy tìm hiểu chi tiết về truyền thống câu lạc bộ, cấu trúc và vai trò từng ban trong đó, những hoạt động ấn tượng.
Về phần trả lời, bạn có thể liệt kê những nhiệm vụ cơ bản của ban hậu cần như: quản lý và chuẩn bị thiết bị, tài nguyên cho câu lạc bộ; quản lý chi tiêu; hỗ trợ tổ chức sự kiện, hỗ trợ truyền thông…
Câu 2: Theo bạn, ban hậu cần có vai trò gì trong câu lạc bộ?
Tương tự, câu hỏi này nhằm xác định sự hiểu biết và mức độ chuẩn bị của ứng viên tham gia phỏng vấn. Ứng viên có sự chuẩn bị tốt, tự tin sẽ tạo được thiện cảm với người phỏng vấn.
Về câu trả lời, bạn cần nhấn mạnh tầm quan trọng của ban hậu cần trong tổ chức, câu lạc bộ. Tiếp đó nêu ra vai trò và phát triển các luận điểm phù hợp.
Câu 3: Theo bạn, thành viên ban hậu cần cần có những tố chất, kỹ năng nào?
Trong câu hỏi này, bạn cần nêu ra những tố chất mà ban hậu cần luôn coi trọng như cẩn thận, tỉ mỉ, kỹ năng xử lý vấn đề tốt, làm việc cao hiệu quả. Tuy nhiên, để ghi điểm tuyệt đối, bạn cần khéo léo thể hiện ra những tố chất mình có vô cùng phù hợp để trở thành thành viên xuất sắc của ban hậu cần.
Câu 4: Theo bạn, điều gì là cần nhất khi làm việc nhóm?
Hoạt động trong câu lạc bộ, điều quan trọng nhất là ứng xử và hiệu quả làm việc nhóm. Đó là lý do câu hỏi trên thường được đặt ra cho mỗi buổi tuyển thành viên clb. Với câu hỏi trên, bạn cần nhấn mạnh vào vai trò hợp tác hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức. Đồng thời đưa ra quan điểm của mình về những yếu tố cần thiết giúp làm việc nhóm hiệu quả (kỹ năng lắng nghe, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tranh luận, cách phối hợp với đồng đội….). Bạn cũng nên nêu ra lý do tại sao bạn tự tin với kỹ năng làm việc nhóm của mình.
Câu 5: Khi có xung đột xảy ra khi làm việc nhóm? Bạn sẽ giải quyết như thế nào?
Xung đột hay tranh cãi là tình huống sẽ xảy ra trong mỗi tổ chức. Điều quan trọng là làm thế nào để giải quyết xung đột, tranh cãi hiệu quả và mang tới sự phát triển chung. Với câu hỏi này, bạn cần đưa ra quan điểm của mình về nguyên tắc xử lý xung đột (bình tĩnh, lắng nghe, tìm ra gốc rễ vấn đề, giải pháp hòa hợp về lợi ích…). Nếu được, bạn nêu ra một tình huống cụ thể và cách bạn đối diện, xử lý xung đột như thế nào. Cuối cùng, bạn cũng nên kết luận lại tầm quan trọng của lắng nghe và giao tiếp trong việc kiểm soát xung đột.
Câu 6: Tại sao bạn lại ứng tuyển vào ban hậu cần?
Đây là một câu hỏi quen thuộc được sử dụng trong mỗi đợt thành viên câu lạc bộ. Mặc dù là câu hỏi đơn giản, nhưng nếu bạn nghiêm túc và chân thành trong câu trả lời, người phỏng vấn cũng có thêm nhiều thiện cảm về bạn. Vì vậy, hãy thể hiện sự chân thành, khao khát được đồng hành và cống hiến cho ban hậu cần. Đồng thời, bạn cần đưa ra những điểm mạnh giúp mình trở thành ứng viên sáng giá.
5. Công việc hậu cần trong những ngành nghề thực tiễn
Lĩnh vực quân sự: Hậu cần là công tác quan trọng trong lĩnh vực quân sự. Những công tác hậu cần trong lĩnh vực này bao gồm: sản xuất trang thiết bị quân sự, nhu yếu phẩm quan trọng (trang phục, lương thực); trồng trọt, chế biến thực phẩm, sản xuất máy móc, đạn dược, vận chuyển quân lương, trang bị tới mặt trận…
Hoạt động kinh doanh: Trong doanh nghiệp, công tác hậu cần thường được hiểu nhanh là hoạt động logistic. Nhìn chung, chúng đều chịu trách nhiệm cho công tác chuẩn bị nguyên vật liệu, vận chuyển, giao nhận hàng hóa, lưu kho… Bên cạnh đó là những công việc chuyên môn như phân tích, lập kế hoạch mua hàng, dự trữ, điều phối…
Kết luận
Trên đây là tổng hợp thông tin về vai trò, trách nhiệm của ban hậu cần trong câu lạc bộ. Hy vọng thông tin trên giúp bạn đọc hiểu hơn về bộ phận này, đồng thời có thêm sự chuẩn bị chỉn chu nhất cho quá trình ứng tuyển thành viên ban hậu cần trong câu lạc bộ. Chúc các bạn phỏng vấn thành công!
