CHỨC NĂNG
- Phối hợp với nhân viên cấp dưới để đảm bảo hoạt động trơn tru của bộ phận trong ca trực.
- Trợ giúp Trưởng bộ phận Lễ tân quản lý, vận hành bộ phận trong ca trực.
- Chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo rằng sự chuyển đổi ca làm việc của bộ phận tiền sảnh được thực hiện một cách hiệu quả, cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc, hỗ trợ tất cả nhân viên tiền sảnh và duy trì môi trường làm việc hoà đồng, chuyên nghiệp mọi thời điểm.
NHIỆM VỤ
- Kiểm tra việc chuẩn bị cho khách quan trọng, đảm bảo họ nhận được đúng và đủ các tiêu chuẩn của hạng khách mà họ đạt được
- Giao việc, kết nối thông tin và giám sát các hoạt động của quầy lễ tân.
- Chuẩn bị và tiến hành các cuộc họp và giải quyết vấn đề
- Ra ý kiến, kế hoạch phát triển tiêu chuẩn dịch vụ khách.
- Luôn chủ động suy nghĩ và hành sự nhanh chóng trong việc giải quyết các vấn đề, đưa ra quyết định đúng.
- Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong việc phát triển kinh doanh và chiều hướng kinh doanh của khách sạn.
- Điều khiển, hướng dẫn tình trạng phòng qua việc liên lạc chặt chẽ với bộ phận đặt phòng, công suất phòng hàng ngày và tình trạng phòng trống để đảm bảo đạt được doanh thu cao nhất
- Duy trì mối quan hệ thân thiết và hỗ trợ với tất cả các bộ phận khác trong resort.
- Ra chỉ tiêu cho bộ phận và quản lý các chi phí một cách hiệu quả.
- Cung cấp thông tin và hướng dẫn cho nhân viên để thúc đẩy bán tối đa phòng.
- Đảm bảo các nhân viên cấp dưới phải được đào tạo đúng theo chương trình, và áp dụng đúng và đầy đủ, luôn duy trì và được giám sát chặt chẽ
- Kiểm tra báo cáo hàng ngày từ các khu vực khác nhau của lĩnh vực nhỏ cũng như sổ nhật ký của quản lý trực ca về các vấn đề có liên quan đến bộ phận, về những việc cần thiết phải có sự theo dõi giải quyết hay cần phải thông báo cho quản lý sảnh.
- Giám sát các hoạt động hàng ngày của quầy lễ tân, hướng dẫn khách, cung cấp dịch vụ tiêu chuẩn cao nhất để thu được lợi nhuận cao.
- Có mặt chào đón tất cả các khách quan trọng và các khách quay lại của khách sạn
- Tham gia đầy đủ các buổi họp, chương trình đào tạo do bộ phận- phòng HCNS hoặc công ty tổ chức. Vì lý do gì vắng mặt phải được sự phê duyệt của FOM và phải nắm bắt từ đồng nghiệp sau đó.
- Chuẩn bị xắp xếp các báo cáo, mục tiêu và báo cáo thống kê hàng tháng theo yêu cầu.
- Làm báo cáo số lượng phòng, khách hàng ngày, chỉ ra các vấn đề liên quan đến hoạt động phòng và giải quyết các vấn đề đó.
- Sắp xếp các buổi họp giao ban để chuyển giao thông tin hoạt động trong bộ phận, đào tạo nhanh cho các ca làm việc trong ngày.
- Đảm bảo công việc hoàn thành bao gồm: kết thúc ca, tiền đặt cọc, hoàn tiền và giảm phí.
- Thiết lập, áp dụng và giám sát các chương trình dịch vụ khách hàng.
- Nắm bắt thống kê tình hình phòng hàng ngày, tất cả các đặt phòng và gia hạn đặt phòng trong mùa cao điểm, số lượng phòng bán và quyết định đóng những ngày cần thiết trên mạng
- Đảm bảo nhân viên trong bộ phận phải hiểu rõ về các nội quy phòng cháy chữa cháy, an ninh an toàn về sức khoẻ, vệ sinh của khách sạn
- Hỗ trợ điều hành công việc hàng ngày của bộ phận sảnh.
- Hiểu rõ quy trình khẩn cấp, cháy nổ và đảm bảo nhân viên cũng được đào tạo và biết cách ứng phó khi tình huống xảy ra theo đúng trình tự.
- Đóng góp ý kiến và quan điểm đến các bộ phận chủ chốt để đảm bảo giá phòng, đinh hướng kinh doanh, doanh số luôn đúng và đạt được kế hoạch kinh doanh.
- Xem xét và giải quyết thắc mắc thanh toán với khách và dịch vụ buồng phòng.
- Nắm bắt tất cả các tiêu chuẩn và quy trình liên quan đến kế toán, doanh thu… và hướng dẫn nhân viên làm đúng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được cẩp trên giao cho mà chưa bao gồm trong bản mô tả công việc này
- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên
