Tóm tắt nhiệm vụ:
- Quản lý, đào tạo, phát triển năng lực và nguồn lực cho phòng đấu thầu, đảm bảo tính hiệu quả, chuyên nghiệp và tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực
- Hoạch định chiến lược đấu thầu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Khối về công tác Đấu thầu của Công ty.
Nhiệm vụ chi tiết:
Nhiệm vụ 1: Quản lý, phát triển năng lực và nguồn lực cho Phòng Đấu thầu
• Thiết lập biểu mẫu, cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc đấu thầu
• Đào tạo, hướng dẫn nhân viên cấp dưới về công tác chuyên môn và thực hiện theo các quy trình, biểu mẫu đã được ban hành.
• Kiểm soát chất lượng công việc, và kiểm soát tiến độ thực hiện bởi nhân viên cấp dưới hoặc đơn vị tư vấn.
• Lập kế hoạch, phân bổ, giám sát công việc trong Phòng
Nhiệm vụ 2: Kiểm soát quá trình đấu thầu của các dự án thuộc Phòng Đấu thầu
• Kiểm soát lập BOQ khối lượng cho các gói cung cấp vật tư.
• Kiểm soát sơ dự thầu, đánh giá thầu cho các gói thầu thi công.
• Kiểm soát giá ước tính gói thầu PTE (Pre- Tender Estimate) để đàm phán giá gói thầu.
• Thiết lập phân chia các gói thầu cho dự án, quản lý tiến độ công việc của Phòng Đấu thầu phù hợp tiến độ chung toàn dự án.
• Thương thảo, đàm phán giá và soạn thảo hợp đồng cho các gói thầu thi công.
Nhiệm vụ 3: Thiết lập quy trình hệ thống Đấu thầu; Xây dựng & phát triển nguồn cung
• Phân tích và đánh giá năng lực Nhà thầu hàng năm nhằm duy trì chất lượng nguồn cung cho hoạt động của dự án và Công ty. Ghi nhận những góp ý từ nhà thầu để lên kế hoạch cải thiện hoạt động đấu thầu
• Thiết lập hệ thống dự báo xu hướng giá cả các vật liệu cơ bản để có chiến lược đàm phán kịp thời
• Đảm bảo mọi hoạt động lựa chọn nhà thầu cho các gói thụ lý theo đúng quy trình, quy định và chính sách của Công ty.
• Thiết lập hệ thống quy trình đấu thầu để đảm bảo công tác chọn thầu được vận hành một cách hiệu quả nhất.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các nhà thầu chiến lược để đảm bảo sự đồng hành lâu dài với Công ty.
Nhiệm vụ 4: Lập kế hoạch đào tạo chuyên môn:
• Phát triển chương trình đào tạo đội ngũ đấu thầu.
• Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cũng như đội ngũ kế thừa cho Phòng đấu thầu
• Thực hiện công việc khác theo sự chỉ đạo của Quản lý trực tiếp hoặc Ban lãnh đạo.
Nhiệm vụ 5: Quản lý rủi ro và quy trình:
• Nhận diện, phân tích, xử lý, giám sát và báo cáo rủi ro theo định hướng của Công ty; đảm bảo công tác quản lý rủi ro tại Phòng ban được hiệu quả và cải tiến liên tục.
• Phân loại, bảo vệ thông tin của Phòng ban theo đúng quy định của Công ty.
• Thiết lập, đào tạo, cải tiến liên tục các quy trình hoạt động của Phòng ban; đảm bảo nhân viên am hiểu và tuân thủ thực hiện.
