Quản lý và vận hành chung tòa nhà (QL Khu vực TTTM- VP):
- Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu của BGĐ
- Xây dựng ngân sách hoạt động hàng năm trình BGĐ và quản lý ngân sách được phê duyệt.
- Đại diện Chủ đầu tư làm việc với chính quyền địa phương,
- Xây dựng các quy trình, quy định, sổ tay hướng dẫn liên quan đến quản lý, vận hành tòa nhà (giám sát dịch vụ, vận hành/bảo trì, bảo dưỡng, …)
- Tư vấn cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến Vận hành quản lý tòa nhà phù hợp với quy định nhà nước và quy định công ty
- Phối hợp với Ban Quản trị khối căn hộ xử lý các công việc phát sinh liên quan trong toà nhà
- Quản lý, phân công, kiểm soát, đánh giá hiệu quả công việc của NV thuộc bộ phận quản lý
- Kiểm tra, duy trì, nâng cao chất lượng dịch vụ toà nhà
Quản lý hệ thống kỹ thuật tòa nhà
- Phê duyệt các quy định, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát định kỳ hệ thống trang thiết bị kỹ thuật của tòa nhà: hệ thống điện, nước, PCCC, camera, intercom, thang máy, và các thiết bị hạ tầng kỹ thuật khác
- Lập kế hoạch/Quản lý công tác sữa chữa/bảo trì/bảo dưỡng, tiếp nhận bàn giao từ các đơn vị dịch vụ.
- Xây dựng danh sách các hạng mục, yếu tố kỹ thuật cần kiểm tra trong quá trình bàn giao
Đảm bảo công tác PCCC, vệ sinh, an toàn, an ninh, môi trường của tòa nhà
- Đề xuất các phương án/xây dựng kế hoạch kiểm soát các hoạt động liên quan đến vận hành tòa nhà: an toàn, an ninh, PCCC, môi trường…
- Kiểm tra/giám sát kế hoạch bảo vệ, phòng ngừa, xử lý các tình huống an ninh khẩn cấp xảy ra tại tòa nhà do bộ phận Giám sát DVTN & ANNB thực hiện
Quản lý, giám sát các đơn vị dịch vụ thuê ngoài
- Kiểm tra, phê duyệt các hồ sơ thi công: cải tạo/sửa chữa/ lắp đặt đối với khách thuê
- Xây dựng và triển khai kiểm soát thực hiện các quy trình, chính sách hoạt động chuẩn trong quản lý dịch vụ thuê ngoài.
- Kiểm tra việc đánh giá đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài (bảo vê, vệ sinh, kiểm soát côn trùng, rác sinh hoạt...)
Công tác chăm sóc khách hàng:
- Xây dựng, hướng dẫn tiêu chuẩn và quy trình dịch vụ khách hàng
- Xây dựng, tổ chức, triển khai công cụ đo lường sự hài lòng của khách hàng
- Quản lý/Giám sát công tác tiếp nhận thông tin khiếu nại, yêu cầu, phản hồi của khách hàng và hướng dẫn nhân viên hướng xử lý.
Quản lý thu hồi công nợ
- Phối hợp với kế toán theo dõi công nợ khách hàng, cập nhật công nợ
- Làm việc với khách hàng khi công nợ quá hạn.
- Quản lý, giám sát công tác thu hồi nợ khách hàng thuê
