Yêu cầu đối với Vị trí Trưởng Ban Quản lý:
Tuyển dụng nhân sự, phân công, đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
Xây dựng, duy trì mối quan hệ với các cơ quan chính quyền: Các sở ban ngành…
Xây dựng kế hoạch thu chi trong công tác vận hành tòa nhà hàng năm và kiểm soát thu, chi theo kế hoạch được phê duyệt.
Xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các loại tài sản và thiết bị, quản lý giám sát công tác bảo trì, bảo hành tòa nhà đúng kế hoạch.
Tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động của Tòa nhà chung cư, đảm bảo vận hành an toàn, hiệu quả, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho cư dân.
Đề xuất lựa chọn, tổ chức giám sát hoạt động, quản lý chất lượng của đơn vị vận hành: quản lý tòa nhà, vệ sinh, an ninh, cây xanh, diệt côn trùng, thu gom rác, dịch vụ thang máy…
Tiếp nhận cơ sở hạ tầng kỹ thuật, các trang thiết bị từ Ban quản lý dự án đảm bảo đầy đủ các quy trình nghiệm thu kỹ thuật.
Xây dựng các nội quy, quy định, quy trình, kế hoạch, hướng dẫn công việc liên quan đến việc quản lý vận hành tòa nhà và tổ chức đào tạo, hướng dẫn và triển khai thực hiện.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ với cư dân, khách hàng.
Tham mưu, tư vấn cho Ban lãnh đạo về quy trình và chủ trì lên kế hoạch, triển khai tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu theo quy định.
Đầu mối giải quyết các vấn đề phát sinh với chủ đầu tư, cộng đồng cư dân, khách thuê Tòa nhà và các cơ quan nhà nước.
Địa điểm làm việc: tại các dự án theo phân công của Công ty.
Yêu cầu tuyển dụng đối với vị trí GSDV:
Kiểm tra thường xuyên và đánh giá điều kiện cơ sở vật chất của Chung cư. Đề xuất sơn sửa, bảo trì, bảo dưỡng, thay thế các trang thiết bị vệ sinh, cơ sở vật chất khi cần thiết.
Theo dõi, giám sát công tác vệ sinh, làm sạch, dịch vụ an ninh hàng ngày tại các khu vực công cộng trong và khu dân cư.
Triển khai các thông báo niêm yết tại bảng thông tin khu căn hộ và đăng lên diễn đàn của BQL.Lập thông báo khi có yêu cầu của BQL chung cư và ghi chép lại biên bản họp, hội nghị tại chung cư.
Và một số nghiệp vụ chuyên môn tổng quan khác liên quan đến quản lý vận hành tòa nhà.
Giám sát tính tuân thủ quy trình của các nhà thầu, dịch vụ an ninh, làm sạch, kiểm soát côn trùng, rác thải, sân vườn, bảo trì kỹ thuật… Đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn an toàn, an ninh, vệ sinh, cảnh quan… theo yêu cầu của Công ty và cư dân/khách hàngĐảm bảo các hoạt động bảo dưỡng được tiến hành theo đúng yêu cầu về an toàn lao động.
Tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc của cư dân/khách hàng trực tiếp và gián tiếp qua số điện thoại đường dây nóng của Ban quản lý.
Tham gia xây dựng, cập nhật và triển khai hệ thống quy trình quản lý, lưu trữ hồ sơ.
Theo dõi diễn đàn cư dân và trả lời các câu hỏi của khách hàng, báo cho nhân sự phụ trách thuộc các tổ vệ sinh, bảo trì, bảo vệ..để được giải quyết kịp thời.
Đề xuất và tiếp nhận, kiểm tra việc giao hàng trang thiết bị, vật tư vệ sinh. Đảm bảo các dụng cụ, thiết bị, vật tư được sử dụng và bảo quản đúng quy cách.
Đề xuất cải tiến: Đề xuất các biện pháp cải tiến về chất lượng dịch vụ dựa trên phản hồi của cư dân và quan sát thực tế.
Đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho cư dân/khách hàng phù hợp với các tiêu chuẩn đã ban hành, đảm bảo cư dân/khách hàng luôn hài lòng với chất lượng dịch vụ của Dự án đang cung cấp.
Giám sát, theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của các nhà thầu, dịch vụ. Theo dõi và quản lý đội ngũ nhân viên cung cấp dịch vụ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ theo tiêu chuẩn.
Giải quyết các vấn đề liên quan tới dân cư/khách hàng; thường xuyên duy trì mối quan hệ chặt chẽ với dân cư/khách hàng để đáp ứng các yêu cầu chính đáng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Thu nhập: Thỏa thuận theo năng lực. Được phân công quản lý các dự án theo kế hoạch phát triển kinh doanh từ kỳ của công ty.
Đảm bảo các dịch vụ cung cấp tại tòa nhà (như bảo trì, vệ sinh, an ninh, dịch vụ khách hàng) hoạt động hiệu quả và tuân thủ quy định.
Kịp thời báo cáo bất kỳ dấu hiệu bất thường nào có nguy cơ gây nguy hiểm.
Liên hệ các đầu mối Trưởng Ban quản lý chuyển giao thông tin để làm việc với nhà thầu,dịch vụ.
Tham gia tổ chức các sự kiện, hội nghị chung cư và thành lập Ban quản trị (nếu có).
Hỗ trợ Trưởng ban quản lý thực hiện các công việc phát sinh liên quan đến công tác quản lý vận hành Khu căn hộ.
