Mô tả công việc:
Hỗ trợ quản lý & điều hành
- Chuẩn bị các báo cáo tổng hợp tuần/tháng: tiến độ dự án, ngân sách, tình hình nhân sự, KPI.
- Hỗ trợ Giám đốc trong việc xây dựng quy trình vận hành nội bộ, SOP liên quan đến quy trình làm event.
- Theo dõi, nhắc việc và đảm bảo tiến độ các đầu mục Giám đốc giao cho các phòng ban (Project, Planning, Creative, Production,…).
Hỗ trợ công việc dự án
- Tham gia họp dự án, ghi biên bản, theo dõi action list và báo cáo thường xuyên cho Giám đốc.
- Làm việc cùng các team để thu thập thông tin, tổng hợp tài liệu, chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp với khách hàng/đối tác.
- Theo dõi tiến độ key project của công ty: timeline, ngân sách, các mốc nghiệm thu, thanh toán.
Hỗ trợ Giám đốc trong giao tiếp & đối ngoại
- Sắp xếp lịch trình, cuộc họp, công tác cho Giám đốc.
- Soạn thảo văn bản, email, proposal, tài liệu nội bộ.
- Soạn thảo văn bản, email, proposal, tài liệu nội bộ.
Công việc hành chính liên quan
- Quản lý hồ sơ, tài liệu, hợp đồng, briefing, proposal của các team gửi lên.
- Phối hợp HR/Admin trong các hoạt động tuyển dụng, đánh giá nhân sự, văn hoá nội bộ.
- Hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh trong ngày, đảm bảo vận hành trơn tru.
Yêu cầu:
Kiến thức & kinh nghiệm
- Tối thiểu 1–3 năm ở vị trí Trợ lý Giám đốc/Trợ lý điều hành/PM Assistant; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong Event Agency, Marketing Agency hoặc ngành dịch vụ tốc độ cao.
- Ưu tiên ứng viên đã từng tham gia dự án event thực tế.
- Am hiểu quy trình tổ chức sự kiện: planning – creative – production – vận hành onsite.
Kỹ năng
- Thành thạo Office (Excel, PowerPoint, Word); biết sử dụng quản lý task (Notion/Trello/Asana) là lợi thế.
- Kỹ năng giao tiếp – trình bày – viết email chuyên nghiệp.
- Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian xuất sắc.
- Khả năng chịu áp lực tốt, linh hoạt, chủ động xử lý vấn đề.
- Kỹ năng tổng hợp thông tin, phân tích và báo cáo tốt.
Thái độ
- Nhanh nhẹn, trách nhiệm, bảo mật thông tin.
- Tinh thần học hỏi, cầu tiến.
- Tư duy dịch vụ, luôn hỗ trợ đội ngũ để đạt hiệu quả chung.
Quyền lợi:
- Cơ hội làm việc cùng các thương hiệu hàng đầu và nâng cao portfolio. Tham gia các dự án lớn cùng Giám đốc, mở rộng network ngành Event.
- Mức lương: Thoả thuận theo năng lực (competitive).
- Chế độ BHXH, thưởng dự án, nghỉ phép, team building theo chính sách công ty.
- Môi trường làm việc năng động, sáng tạo, cởi mở, được tham gia vào nhiều dự án lớn
