Thư Ký Tòa Nhà

Giai đoạn bàn giao nhà cho cư dân:
- Chuẩn bị và lên kế hoạch cho công tác bàn giao nhà, bao gồm việc thu thập các tài liệu và thông tin cần thiết:
+ Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu hành chính: Soạn thảo, lưu trữ và quản lý văn bản liên quan đến công tác nhận căn hộ và quản lý căn hộ.
+ Thực hiện các đề xuất về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ văn phòng, vật dụng vệ sinh cho các khu vực công cộng, quà tặng cho cư dân/khách hàng nhận căn hộ,..vv
+ Hỗ trợ tham gia tổ chức các sự kiện có liên quan: khai trương, bàn giao,..vv
- Soạn thảo, xử lý, và lưu trữ các loại văn bản, thông báo liên quan đến tòa nhà và cư dân, như thông báo đóng phí điện, nước, gas, phí quản lý.
- Quản lý thông tin và hồ sơ cư dân:
+ Hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục lưu trú
+ Cập nhật và duy trì đầy đủ thông tin khách hàng/cư dân, bao gồm danh bạ điện thoại, email, và các thông tin liên quan khác
+ Lưu trữ hồ sơ khách hàng, theo dõi các hợp đồng dịch vụ, và quản lý các thông tin về ban quản trị.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan tham gia lập kế hoạch bàn giao nhà cho cư dân/khách hàng. Tham gia họp cùng các bộ phận có liên quan để triển khai công tác bàn giao căn hộ.
- Bàn giao nhà cho cư dân/khách hàng khi có yêu cầu từ cấp trên.
- Chịu trách nhiệm trước cấp quản lý trực tiếp về kết quả công việc được giao.
Giai đoạn vận hành chính thức:
Hành chính và Văn thư:
+ Tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển tiếp thông tin, văn bản từ các bộ phận, cư dân đến các cấp quản lý liên quan.
+ Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của tòa nhà một cách khoa học và có hệ thống.
+ Soạn thảo các văn bản, thông báo, công văn, báo cáo nội bộ theo yêu cầu.
Hỗ trợ Cư dân và Khách hàng:
+ Luôn cập nhật và duy trì thông tin cư dân/khách hàng.
+ Giữ thông tin liên lạc để phối hợp, hỗ trợ các bộ phận trong công tác vận hành tòa nhà.
+ Là đầu mối tiếp nhận, giải đáp thắc mắc và xử lý các yêu cầu, khiếu nại từ cư dân..
+ Tương tác với cư dân/khách hàng: Chào đón, giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin, hỗ trợ cư dân/khách hàng.
Hỗ trợ Tài chính và Thu phí:
+ Thực hiện thu hộ các khoản phí của cư dân/khách hàng và tổng hợp nộp lại cho công ty theo quy định.
+ Thực hiện tổng hợp thông tin và ra thông báo phí cho cư dân và nhắc nợ khi cần thiết.
+ Thực hiện các hồ sơ thanh toán, đề xuất của BQLTN.
Phối hợp với các bộ phận khác:
+ Hỗ trợ các bộ phận khác trong công tác vận hành tòa nhà khi cần thiết.
+ Phối hợp các bộ phận để bảo quản trang thiết bị, CCDC do Công ty cấp cho hoạt động của chung cư.
+ Phối hợp quản lý, kiểm tra, giám sát các nhà thầu dịch vụ trong công tác vận hành.
+ Hỗ trợ tham gia tổ chức các sự kiện cho cư dân trong quá trình sinh sống: Các dịp Lễ Quốc Tế Thiếu Nhi, Trung thu, Quốc tế phụ nữ, trang trí giáng sinh, trang trí đón năm mới,..vv
Công việc khác:
+ Luôn trau dồi kiến thức, kỹ năng xử lý các tình huống khẩn cấp theo quy trình.
+ Thực hiện các công việc theo yêu cầu của cấp trên.
+ Chịu trách nhiệm trước cấp quản lý trực tiếp về kết quả công việc được giao.

Yêu cầu chuyên môn:
· Thái độ hòa nhã, kiên nhẫn, tinh thần dịch vụ cao.
· Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp lịch thiệp, tác phong chuyên nghiệp.
· Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng trở lên liên quan đến các ngành kế toán, thư ký, quản trị kinh doanh...
· Sử dụng thành thạo tin học văn phòng…
· Kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề tốt
· Có kinh nghiệm lễ tân/ thư ký hành chính/ hỗ trợ văn phòng tối thiểu 1 năm (ưu tiên trong lĩnh vực bất động sản, khách sạn, thương mại).
Chế độ phúc lợi:
· Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực. Thử việc 85% lương x 2 tháng.
· Địa điểm làm việc: Khu đô thị Bcons City, đường Thống Nhất, Dĩ An, Bình Dương.
· Thời gian làm việc: 8h00 – 17h00 từ Thứ 2 đến Thứ 6, 8h00 – 12h00 Thứ 7 hàng tuần.
· Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng.
· Chế độ: BHXH, BHYT, BHTN, du lịch 1 lần/năm, thưởng lễ tết, lương Tháng 13 và thưởng theo kết quả KD, chế độ sinh nhật, hiếu hỉ, đồng phục, xăng xe, chế độ riêng cho Cấp quản lý…
· Môi trường làm việc thân thiện, cởi mở, nhiều cơ hội phát triển và thăng tiến.
Hồ sơ dự tuyển:
· Giấy tờ cần thiết khác (nếu có).
· Sơ yếu lý lịch theo mẫu có xác nhận của chính quyền địa phương (cư trú hoặc tạm trú).
· Bằng cấp liên quan.
· Phiếu khám sức khỏe có giá trị trong 06 tháng trở lại.
· Đơn ứng tuyển viết tay hoặc đánh máy.
· Bản Sao CCCD.
- Note: Hồ sơ công chứng bổ sung khi nhận việc

Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Phụ cấp, Đồng phục, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Công tác phí, Nghỉ phép năm

Cập nhật gần nhất lúc: 2025-12-22 07:05:03