Vị trí này đóng vai trò chiến lược trong việc đảm bảo hiệu quả vận hành, duy trì chất lượng sản phẩm, tối ưu chi phí, giảm rủi ro gián đoạn và nâng cao biên lợi nhuận toàn hệ thống.
Trưởng phòng Cung Ứng chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng của Hải Sản Hoàng Gia (HSHG), bao gồm: mua hàng nội địa, quản lý nhà cung cấp, kiểm soát tồn kho, tối ưu giá vốn, đảm bảo nguồn hàng ổn định và chất lượng xuyên suốt cho chuỗi bán lẻ – nhà hàng – kho trung tâm.
Các trách nhiệm chính của vị trí này bao gồm:
Chiến lược & hoạch định chuỗi cung ứng:
Đảm bảo nguồn cung ổn định, hạn chế rủi ro đứt gãy, tối ưu chi phí vận hành.
Thiết lập danh mục hàng hóa chiến lược – hàng trọng yếu – hàng thay thế.
Phân tích dữ liệu: tiêu thụ, lịch sử mua, xu hướng mùa vụ, tốc độ luân chuyển để dự báo nhu cầu.
Xây dựng chiến lược cung ứng và kế hoạch mua hàng phù hợp từng giai đoạn kinh doanh.
Xây dựng chỉ tiêu KPI về giá vốn, chất lượng, tiến độ giao hàng và mức tồn kho tối ưu.
Quản lý và phát triển nhà cung cấp:
Tìm kiếm, sàng lọc và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu về chất lượng, năng lực cung ứng và tính ổn định, xây dựng hệ thống NCC chiến lược và NCC dự phòng.
Quản lý và cập nhật dữ liệu NCC: chất lượng hàng hóa, lịch sử giao hàng, tỷ lệ đúng hạn, biến động giá và mức độ hợp tác.
Thiết lập, theo dõi và quản lý hợp đồng nguyên tắc/ hợp đồng mua hàng theo đúng quy định pháp lý và phân cấp của công ty.
Đàm phán toàn bộ điều khoản thương mại: đơn giá, chiết khấu/ưu đãi, thanh toán, công nợ, thời gian giao hàng, bảo hành/đổi trả và điều khoản phạt.
Giám sát việc tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng, quy trình giao hàng, an toàn thực phẩm và các cam kết đã thỏa thuận; đề xuất cải thiện hoặc thay thế NCC khi cần.
Phối hợp QA/QC thiết lập tiêu chuẩn chất lượng đầu vào và triển khai đánh giá, kiểm định NCC định kỳ.
Quản lý hoạt động mua hàng:
Kiểm soát chất lượng đầu vào, phối hợp QA/QC và kho xử lý đổi trả hoặc sự cố phát sinh.
Theo dõi và cập nhật giá thị trường để đảm bảo tính cạnh tranh và ổn định giá vốn.
Đảm bảo toàn bộ danh mục hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, trang thiết bị, dịch vụ được cung ứng đầy đủ và đúng tiến độ.
Điều phối quy trình mua hàng hằng ngày: đề nghị mua – báo giá – đặt hàng – theo dõi – nhận hàng – nghiệm thu, lưu hồ sơ, xử lý phát sinh.
Đảm bảo toàn bộ danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, trang thiết bị và dịch vụ được cung ứng đầy đủ, đúng tiến độ và đúng chất lượng.
Theo dõi giá thị trường và đề xuất điều chỉnh để giữ giá vốn ổn định và cạnh tranh.
Kiểm soát chất lượng đầu vào và phối hợp xử lý đổi trả nếu phát sinh.
Chỉ đạo quy trình mua hàng hằng ngày: đề nghị mua, báo giá, đặt hàng, theo dõi, nhận hàng, nghiệm thu, lưu chứng từ, xử lý phát sinh.
Quản lý tồn kho & phối hợp vận hành:
Phối hợp Kho trung tâm và Bộ phận Vận hành để duy trì mức tồn kho tối ưu theo từng nhóm hàng.
Đảm bảo luồng cung ứng thông suốt theo ca – ngày – tuần, hạn chế tối đa gián đoạn vận hành.
Thiết lập mức tồn kho tối thiểu – tối đa; theo dõi tồn kho thực tế và kiểm soát rủi ro thiếu hàng, dư hàng hoặc hàng chậm luân chuyển.
Chuẩn hóa quy trình- kiểm soát chi phí- hợp đồng & công nợ:
Xây dựng và cải tiến SOP mua hàng nội địa theo chuẩn HSHG; đảm bảo minh bạch trong báo giá, đặt hàng, nghiệm thu và thanh toán.
Làm việc với NCC về các điều khoản thương mại, rủi ro, bảo hành và công nợ.
Theo dõi công nợ, phối hợp Phòng Kế toán để đối chiếu, kiểm tra chứng từ và đảm bảo thanh toán đúng hạn theo cam kết.
Kiểm soát ngân sách mua hàng theo chỉ tiêu năm; báo cáo tuần/tháng/quý về giá vốn, biến động giá, hiệu quả NCC, tiến độ hợp đồng và các đề xuất tối ưu.
Quản lý toàn bộ hợp đồng nguyên tắc và hợp đồng mua hàng: soạn thảo – trình duyệt – theo dõi hiệu lực – lưu trữ hồ sơ.
