- Lập kế hoạch, lên danh sách ưu tiên cho các hoạt động giao nhận của các lô hàng nhập khẩu và xuất khẩu. Theo dõi tiến độ giao hàng, tình trạng, ứng phó kịp thời với cá sự cố thời điểm giao hàng và các chi phí liên quan. Báo cáo chi tiết công việc cho phụ trách bộ phận và ban giám đốc.
* Hàng nhập khẩu:
- Kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ, hồ sơ của khách hàng, đảm bảo đúng mẫu, đúng quy định luật pháp.
- Hoàn thiện hồ sơ cần thiết để thanh toán, quyết toán thuế Hải quan.
- Theo dõi và kiểm soát việc lấy D/O, giấy ủy quyền tại hãng tàu, đại lý ….
- Theo dõi việc thực hiện chứng từ khai hải quan, loại hình nhập khẩu, xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng, các công văn, tờ trình cho các bên liên quan…
- Theo dõi và tiếp nhận và xử lý thông tin của các lô hàng. Báo cáo và nhắc nhờ các phòng ban, đơn vị bộ phận liên quan kịp thời.
- Lưu giữ sổ sách, tài liệu, hồ sơ về công tác kế toán theo quy định ngân hàng, cơ quan thuế...
* Hàng xuất khẩu:
- Cập nhật thông tin giao hàng trên phần mềm theo dõi chung.
- Tùy từng dự án yêu cầu CO (cần kiểm tra từ lúc contract review hoặc ký hợp đồng). Tập hợp hồ sơ từ PMB, DE, FAB lấy định mức nguyên vật liệu.
- Theo dõi và cập nhật kế hoạch xuất hàng của các dự án, đảm bảo việc xuất hàng đúng tiến độ, đầy đủ các chứng từ, chứng chỉ theo yêu cầu của hợp đồng và cơ quan chức năng của nước xuất khẩu và nhập khẩu..... hiệu quả về chi phí và đúng các quy định của pháp luật. Cảnh báo kịp thời cho các bộ phận, phòng ban liên quan...
- Theo dõi đôn đốc, cảnh báo PMB về kế hoạch giao hàng theo Shipment (nếu delay). Cập nhật Final Packing list theo kế hoạch giao hàng.
- Theo dõi booking từ đại lý, hãng tàu, kế hoạch đóng hàng (Rời, container) thông báo cho PMB và các đơn vị liên quan về kế hoạch ETD, ETA của hãng tàu.
- Đôn đốc các phòng ban và bộ phận liên quan về việc thực hiện các chứng từ PL, INV, định mức vật tư và các chứng từ khác liên quan đến lô hàng.... cảnh báo tính pháp lý của chứng từ...
- Các công việc khác khi cấp trên yêu cầu.
