Nhận ca:
- Tiếp nhận đầy đủ nội dung giao ca
- Kiểm tra lại hệ thông máy tính, công cụ dụng cụ làm việc, văn phòng phẩm để đảm bảo phục vụ tốt công việc.
- Thực hiện nhận ca trước thời điểm giao ca 5 phút.
- Vệ sinh quầy Lễ tân
Thực hiện nghiệp vụ Lễ tân trong ca làm việc:
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
- Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi, thông tin qua điện thoại. Lưu ý: không được kết nối máy vào phòng Giám Đốc khi chưa được sự đồng ý của Giám Đốc.
- Nộp tiền đầy đủ lên phòng Kế toán khi hết ca và chuyển các hóa đơn công nợ lên phòng kế toán để kế toán theo dõi.
- Báo cáo số lượng khách ăn sáng cho bộ phận Nhà hàng và bộ phận Bếp vào các giờ: 16h, 22h. Đồng thời, báo cáo số lượng phòng, số lượng khách cho Ban Giám Đốc và các Trưởng bộ phận liên quan để chủ động phục vụ đạt chất lượng.
- Nắm rõ những hoạt động và các cuộc hội họp, tiệc trong ngày và trong tuần của các bộ phận khác
- Theo dõi, cập nhật tình trạng phòng và thời gian lưu trú của khách
- Thực hiện thủ tục đăng ký tạm trú cho khách.
- Phối hợp với phòng Kinh doanh làm tốt công tác quảng bá về Khách sạn và các dịch vụ có trong khách sạn.
- Tiếp đón khách theo đúng “Quy định tiếp đón khách của Tổ Lễ Tân”
- Bán phòng và các dịch vụ khác có trong Khách sạn.
- Hướng dẫn, tư vấn cho khách các dịch vụ của khách sạn, các danh lam thắng cảnh, địa điểm tham quan của tỉnh BR- VT, các dịch vụ bên ngoài mà khách sạn không có…
- Tiếp nhận mọi ý kiến phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ, các vấn đề khác liên quan trong thời gian khách lưu trú. Trực tiếp xử lý trong quyền hạn cho phép hoặc báo cáo cấp trên để có phương án giải quyết phù hợp và kịp thời theo Quy định v.v xử lý tình huống với khách hàng.
- Bảo quản tiền bạc, tư trang của khách khi có yêu cầu.
- Quản lý các vấn đề tài chính trong ca.
Bàn giao kết thúc ca:
- Bàn giao ca cho Lễ tân ca sau đầy đủ sổ sách, chứng từ, trang thiết bị & công cụ làm việc. Tất cả các nội dung bàn giao phải rõ ràng và đầy đủ, đặc biệt là các vấn đề cần lưu ý hoặc tồn đọng phát sinh của ca trước (cập nhật trong blogbook).
Cập nhật dữ liệu & Lưu trữ hồ sơ tài liệu:
- Bảo quản và quản lý trang thiết bị, trong đó bao gồm sổ sách chứng từ, giấy tờ và các loại máy móc thiết bị của quầy.
- Cập nhật dữ liệu khách hàng vào phần mềm…, cụ thể:
- Đăng ký khách lưu trú trong file PA72
- Thống kê những phòng khách ở lại vào máy tính, xuất dữ liệu khách cũ ở file PA72 để đăng ký khách mới (thực hiện vào ca sáng)
- Trích xuất danh sách khách từ phần mềm quản lý khách sạn sang file excel để đăng ký PA72 lần 1 vào lúc 21h30 hàng ngày, in danh sách gửi công an phường 2, chuyển dữ liệu khách lưu trú cho PA72. Sau 22h00 có khách phát sinh ca đêm thì gửi danh sách bổ sung muộn nhất đến …vào lúc 6h00 sáng hôm sau. Lưu ý: file đăng ký bổ sung chỉ gửi 01 lần.
Báo cáo:
- Gửi báo cáo doanh thu bán hàng cho phòng Tổng hợp và các bộ phận liên quan (ca sáng)
- Làm báo cáo kiểm toán đêm, rà soát, kiểm tra đối chiếu báo cáo từ file excel và báo cáo trong phần mềm phải khớp đúng đủ giá tiền và số lượng khách và đối chiếu lại sổ sách rồi chốt báo cáo doanh thu ngày trước lúc giao ca 15 phút.
- Tập hợp các báo cáo, tổng hợp bổ sung thêm khách ăn sáng phát sinh sau 21h cho bộ phận Nhà Hàng và bộ phận Bếp, trực tiếp gọi điện thoại báo Bếp trưởng khi số lượng khách phát sinh nhiều trong ca để Bếp chủ động chuẩn bị suất ăn đảm bảo đúng số lượng phục vụ khách.
