Vietnam Investments Group (VIG) tuyển dụng ứng viên cho vị trí Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân- làm việc tại công ty Portfolio- Vietnam Foods (VNF)
Trách nhiệm và quyền hạn:
Trách nhiệm:
Công việc Lễ Tân:
• Trực quầy Lễ Tân: Tiếp nhận thông tin khách từ BGĐ và các Phòng/Ban trong Công Ty. Đón khách, chào hỏi để lấy thông tin, báo cho BGĐ và các Phòng/Ban biết khách đã đến.
- Khách của BGĐ: Đưa khách lên Phòng BGĐ/Phòng họp.
- Khách của các bộ phận khác: Mời khách dùng trà/nước (welcome drink) trong thời gian chờ chuyển giao lại cho Phòng/Ban chủ quản.
• Trực điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến, lấy thông tin và chuyển cuộc gọi cho các Phòng/Ban liên quan hoặc xin ghi lại thông tin người gọi và lời nhắn trong trường hợp người cần nghe điện thoại không có mặt ở Công Ty hoặc đang bận không thể bắt máy.
• Nhận thư từ/tài liệu từ BGĐ và các Phòng/Ban trong Công Ty cần chuyển đi, kiểm tra lại thông tin người nhận, liên hệ nhân viên bưu cục hoặc đặt grab để chuyển giao, lưu biên nhận nếu giao 24/7 hoặc giao grab, hoặc yêu cầu ký sổ nếu có người đến nhận trực tiếp.
• Nhận thư từ/tài liệu từ bên ngoài gửi đến, sắp xếp/phân loại:
- Thư từ/tài liệu gửi đến chỉ ghi tên Công ty: Kiểm tra nội dung, scan gửi email (c/c BGĐ) và giao lại bản hardcopy cho Trưởng Phòng/Ban có liên quan.
- Thư từ/tài liệu gửi đến có ghi tên người nhận hoặc Phòng/Ban cụ thể: Báo cho các cá nhân hoặc Phòng/Ban liên quan để nhận.
• Lưu database khách đến, thư từ/tài liệu gửi đi và nhận được. Trích xuất các file báo cáo khi có yêu cầu từ cấp trên/người quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc.
Công việc Hành Chính:
• Giữ vệ sinh/cảnh quan khu vực tiền sảnh (tầng 1) và các kệ trưng bày sản phẩm;
• Tiếp nhận thông tin, phối hợp với các Phòng/Ban có nhu cầu đi công tác và/hoặc tham gia các buổi triển lãm/hội chợ để liên hệ đặt vé máy bay, book khách sạn, hỗ trợ hậu cần, v.v…;
• Báo cáo công điểm danh cho CBNV KV TP HCM và cuối tháng tổng kết cho Phòng/Ban tính lương (hiện tại là Phòng Kế Toán).
• Cập nhật contact của CBNV Công Ty;
• Trang trí văn phòng phù hợp với từng sự kiện (lễ, Tết, khánh tiết);
• Báo cáo công việc cho cấp trên/người quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc.
• Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị hậu cần cho các buổi hội họp, tranning/workshop, sự kiện, parties, v.v..
• Theo dõi và bảo quản các trang thiết bị, dụng cụ, tài sản của Công Ty: vật dụng văn phòng (tivi, máy in/photocopy, bàn ghế, tủ kệ, chìa khóa, máy nước nóng lạnh, ly tách/chèn đĩa, v.v...), vật dụng trưng bày triển lãm/hội chợ (standee, bục gỗ, tủ kính, kệ trưng bày, khung ảnh, hashtag, decal, v.v…), vật dụng trang trí, quà tặng khách hàng;
Công việc phối hợp với Admin Sales: Chia sẻ contact đối tác theo hướng dẫn từ Admin Sales và các công việc phát sinh khác (nếu có).
Các công việc khác: Theo sự phân công chỉ đạo của cấp trên/người quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc Công Ty.
Quyền hạn:
Đề xuất/đóng góp ý kiến với cấp trên/người quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc nhằm cải thiện ngày một tốt hơn các vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn/nghiệp vụ của mình;
Chủ động thực hiện các công việc được phân công/giao phó;
Được hưởng đầy đủ quyền lợi theo quy định của pháp luật lao động.
Trách nhiệm về thực hiện các chính sách Công Ty:
Cam kết không nhận hoa hồng và/hoặc đưa ra các gợi ý với khách hàng/đối tác/nhà cung cấp/nhà thầu nhằm mục đích trục lợi cho bản thân;
Cam kết chống cạnh tranh: Trong vòng 01 (một) năm kể từ ngày kết thúc hợp đồng lao động, tuyệt đối không làm việc cho bất kỳ cá nhân/tổ chức nào hoạt động cùng lĩnh vực/ngành nghề với Công Ty.
Bảo mật thông tin Công Ty;
Đảm bảo tuân thủ giờ giấc làm việc: Có mặt trước 15 phút để chỉnh đốn trang phục/diện mạo, ổn định vị trí và chỉ ra về khi đã hoàn thành công việc trong ngày;
Tuân thủ nội quy và các quy định của Công Ty;
