Vận hành hoạt động của bộ phận Tiền sảnh (50%)
Làm việc chặt chẽ với các tổ chức của nhóm đoàn hội thảo hay công ty du lịch.
Nắm tất cả các tài khoản, giám sát chặt chẽ tình hình doanh thu của bộ phận.
Thiết lập, áp dụng và giám sát các chương trình dịch vụ khách hàng.
Thiết lập, điều hành và cải tiến các tiêu chuẩn và quy trình để hệ thống hoạt động hiệu quả hơn, khách hàng hài lòng hơn.
Đóng góp ý kiến và quan điểm đến các bộ phận chủ chốt để đảm bảo giá phòng, đinh hướng kinh doanh, doanh số luôn đúng và đạt được kế hoạch kinh doanh.
Theo dõi tình trạng chi phí khách và đảm bảo các khoản thu phải được thu đầy đủ và đúng thời điểm. Theo dõi thường xuyên các khoản thu còn treo để đảm bảo các khoản đó phải được thu.
Kiểm tra việc chuẩn bị cho khách quan trọng, đảm bảo họ nhận được đúng và đủ các tiêu chuẩn của hạng khách mà họ đạt được.
Luôn chủ động việc giải quyết các vấn đề, đưa ra quyết định đúng và nhanh chóng.
Hiểu rõ quy trình khẩn cấp, cháy nổ và đảm bảo nhân viên cũng được đào tạo và biết cách ứng phó khi tình huống xảy ra theo đúng trình tự.
Phát triển và duy trì mối quan hệ mật thiết với các khách của khách sạn, cung cấp dịch vụ cho họ càng cụ thể từng cá nhân càng tốt.
Điều khiển, hướng dẫn tình trạng phòng qua việc liên lạc chặt chẽ với bộ phận đặt phòng, công suất phòng hàng ngày và tình trạng phòng trống để đảm bảo đạt được doanh thu cao nhất.
Nắm bắt thống kê tình hình phòng hàng ngày, tất cả các đặt phòng và gia hạn đặt phòng trong mùa cao điểm, số lượng phòng bán và quyết định đóng những ngày cần thiết trên mạng.
Có mặt chào đón tất cả các khách quan trọng và các khách quay lại của khách sạn.
Chịu trách nhiệm trong việc giữ phẩm chất đạo đức tốt và tính kỷ luật cao của các thành viên trong bộ phận.
Phối hợp với Bộ phận an ninh tiến hành kiểm tra, giám sát các trường hợp bất thường, các khách không mong muốn.
Kiểm tra và điều hành các tổ của Sảnh, đảm bảo nhân sự của BP thực hiện nhiệm vụ đúng theo tiêu chuẩn yêu cầu, đúng theo quy trình và có tính kiên định, luôn được áp dụng và duy trì từ khâu nhận đặt phòng của khách đến khi khách rời khỏi khách sạn.
Nắm bắt tất cả các tiêu chuẩn và quy trình liên quan đến kế toán, doanh thu… và hướng dẫn nhân viên làm đúng.
Ra chỉ tiêu cho BP và quản lý các chi phí một cách hiệu quả.
Chịu trách nhiệm duy trì công suất phòng cao thông qua việc lập kế hoạch, chiến lược và sắp xếp phòng ốc.
Hỗ trợ trong việc xây dựng công suất phòng và dự báo giá phòng bình quân.
Tổ chức các buối họp thường xuyên với các nhân sự trong bộ phận nhằm duy trì hiệu quả thông tin liên lạc.
Kiểm tra báo cáo hàng ngày từ các khu vực khác nhau của lĩnh vực nhỏ cũng như sổ nhật ký của quản lý trực ban về các vấn đề có liên quan đến bộ phận, về những việc cần thiết phải có sự theo dõi giải quyết hay cần phải thông báo Tổng quản lý.
Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong việc phát triển kinh doanh và chiều hướng kinh doanh của khách sạn.
Ra quyết định về việc nhận các khoản đặt cọc tiền mặt, huỷ các khoản thu, hay chi tiền mặt ra và trả lại tiền cho khách theo các quy trình đã được thiết lập.
Liên lạc chặt chẽ với Trưởng Buồng phòng trong việc đóng, mở các tầng, phòng cho việc bảo trì, bảo dưỡng
Sắp xếp lịch làm việc hàng tuần cho nhân viên và theo dõi các ngày phép của họ.
Chịu trách nhiệm tất cả các tài sản thuộc sự quản lý của sảnh (trang thiết bị, nội thất…)
Tuyển dụng và đào tạo (20%)
Giám sát quy trình làm vệc của nhân viên (10%)
Báo cáo (10%)
Các nhiệm vụ khác (10%)
