GENERAL MISSION/ NHIỆM VỤ CHUNG
• To oversee the Finance and Accounting department in the hotel, and ensure its smooth running so that all financial reports, management reports, internal reports, and other reports required by the BOD are accurate and available by their due dates.
Giám sát bộ phận Tài chính và Kế toán trong khách sạn và đảm bảo bộ phận này hoạt động trơn tru để tất cả các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo nội bộ và các báo cáo khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo đều chính xác và có sẵn trước ngày đến hạn.
• To define and implement hotel internal control policies and procedures, ensuring their effectiveness so that the profitability of the hotel is maximized (in conjunction with the General Manager of the hotel).
Xác định và thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ của khách sạn, đảm bảo tính hiệu lực của chúng nhằm tối đa hóa lợi nhuận của khách sạn (kết hợp với Tổng Quản Lý khách sạn).
ADMINISTRATIVE RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM HÀNH CHÍNH
• To ensure that the hotel hold all required licenses and permits to operate.
Đảm bảo rằng nắm giữ tất cả các giấy phép cần thiết và giấy phép để hoạt động.
• To ensure the hotel has adequate insurance policies in place as stipulated in the Management Agreement.
Để đảm bảo khách sạn có đầy đủ các chính sách bảo hiểm theo quy định trong Hợp đồng Quản lý.
• To review all proposed contracts (Purchase contract, sale contract, HR contract) for pricing and terms, ensuring that hotel‟s interest comes first and is protected at all times
Xem xét tất cả các hợp đồng được đề xuất (Hợp đồng mua hàng và bán hàng và hợp đồng về nhân sự) về giá cả và điều khoản, đảm bảo rằng lợi ích của khách sạn là trên hết và luôn được bảo vệ
• To provide assistance to other operational departments in the definition, implementation and follow- up of improved internal control tools.
Hỗ trợ các bộ phận nghiệp vụ khác trong việc xác định, thực hiện và theo dõi các công cụ kiểm soát nội bộ được cải tiến.
• To maintain close communication with third parties such as the Owning company, public auditors, external auditors, local authorities, tax department.
TECHNICAL RESPONSIBITIES/ TRÁCH NHIỆM KỸ THUẬT
Duy trì liên lạc chặt chẽ với các bên thứ ba như Công ty sở hữu, kiểm toán viên, kiểm toán viên bên ngoài, chính quyền địa phương và cơ quan thuế.
• To oversee and ensure the smooth running of all accounting functions in the hotel and in particular:
Theo dõi và đảm bảo các chức năng của kế toán trong khách sạn hoạt động trơn tru.
• The timely preparation and release of accurate monthly financial statements and other related reports.
Chuẩn bị các báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan đúng kì.
• All balance sheet accounts are fully reconciled on a monthly basis and discrepancies are immediately identified and corrected.
Tất cả cân đối tài chính phải được theo dõi và sửa đổi ngay lập tức nếu có sai sót.
• To oversee and ensure the smooth running of Account Receivables, Credit and Cashiering functions, in particular:
Theo dõi và đảm bảo chạy trơn tru các chức năng kế toán công nợ, thủ quỹ….:
• That all account receivable balances are bona fide and appropriate actions taken to collect overdue amounts.
Tất cả các khoản phải thu đều được thực hiện một cách thận trọng và thích hợp để thu các khoản quá hạn.
• To regularly organize credit meetings with the participation of the General Manager and all concerned Heads of Department where all debtors‟ balances are analyzed
Thường xuyên tổ chức các cuộc họp với sự tham gia của Tổng Quản lý và tất cả các Trưởng bộ phận có liên quan để phân tích tất cả các số dư của khách nợ
• To oversee the maintenance of the Account Receivable sub- ledgers in creating new debtors‟ codes or updating credit limits.
Giám sát việc duy trì các sổ cái phụ Tài khoản phải thu trong việc tạo mã khách nợ mới hoặc cập nhật hạn mức tín dụng
• Safeguard of all hotel cash and bank assets: to certify all monthly bank and credit card reconciliation, to ensure that all daily cash and cheque collection are duly verified and banked- in intact on a daily basis.
Bảo vệ tất cả tiền mặt và tài sản ngân hàng của khách sạn: xác nhận tất cả đối chiếu ngân hàng và thẻ tín dụng hàng tháng, để đảm bảo rằng tất cả tiền mặt hàng ngày và việc thu tiền séc đều được xác minh hợp lệ và nhập ngân hàng nguyên vẹn hàng ngày.
• To oversee and ensure the smooth running of the overall Cost Control functions, in particular:
Giám sát và đảm bảo vận hành trơn tru các chức năng Kiểm soát chi phí tổng thể, cụ thể là:
Tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục và chính sách kiểm soát.
Hồ sơ thực tế và biện pháp bảo vệ của tất cả các kho dự trữ của khách sạn với tất cả các phương sai được xác minh và sửa chữa.
The strict respect of all control procedures and policies.
The actual record and safeguard of all stocks of the hotel with all variances being justified and corrected.
• To oversee and ensure the smooth running of the purchasing functions, in particular that all procurement of goods and services are done in accordance with the hotel policies and procedures
Giám sát và đảm bảo hoạt động trơn tru của các chức năng mua hàng, đặc biệt là tất cả việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ được thực hiện theo các chính sách và thủ tục của khách sạn.
• To oversee and ensure the smooth running of the overall payroll and general administrative functions, in particular:
Giám sát và đảm bảo sự vận hành trơn tru của biên chế tổng thể và các chức năng hành chính nói chung, cụ thể là:
- The accuracy of the payroll calculation and payment to employees
Tính chính xác của việc tính lương và thanh toán cho người lao động
- The strict respect of country tax legislation (preparation and filing of all tax matters ).
Tuân thủ nghiêm ngặt của luật thuế Nhà nước (chuẩn bị và nộp tất cả các vấn đề về thuế).
• To oversee all legal and tax matters related to the hotel in liaison with consultants and local authorities
Giám sát tất cả các vấn đề pháp lý và thuế liên quan đến khách sạn với mối liên hệ với các nhà tư vấn và chính quyền địa phương.
• To oversee and ensure the smooth running of the hotel‟s computer system and soft ware.
Giám sát và đảm bảo hệ thống máy tính, phần mềm của khách sạn hoạt động trơn tru.
• Setup SOP for managing and using assests which include FF&E and OS&E.
HUMAN RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM NHÂN SỰ
Thiết lập SOP để quản lý và sử dụng tài sản bao gồm FF&E và OS&E
• Develop the organizational structure of the Finance and Accounting department based on a model that aligns with the hotel’s current situation.
Xây dựng sơ đồ tổ chức của bộ phận tài chính kế toán theo mô hình phù hợp với thực trạng của khách sạn hiện tại.
• To ensure that necessary in- house/outside training for all employees of the department is provided, to enable personnel to temporarily fill another position during a regular employee‟s absence.
Đảm bảo rằng việc đào tạo nội bộ / bên ngoài cần thiết cho tất cả nhân viên của bộ phận được cung cấp, để cho phép nhân viên tạm thời đảm nhiệm vị trí khác trong thời gian nhân viên thường xuyên vắng mặt.
• To motivate all employees of the department and to encourage consistent job performance.
Tạo động lực cho tất cả nhân viên của bộ phận và khuyến khích thực hiện công việc một cách nhất quán.
COMMERCIAL RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM THƯƠNG MẠI
• To create self- appearance both on the telephone and in person with an excellent image of the hotel.
Tạo nên diện mạo cá nhân là một hình ảnh tuyệt vời của Khách sạn cả khi giao tiếp điện thoại và khi gặp trực tiếp với khách.
• Control the relative expenses with operation of Hotel
Kiểm soát chi phí liên quan đến hoạt động của khách sạn.
REPLACEMENT AND TEMPORARY MISSION/ TRÁCH NHIỆM THAY THẾ VÀ TẠM THỜI
• To be ready and responsible when assigned to perform any other duties as designated by higher management.
Sẵn sàng và chịu trách nhiệm khi được giao thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ định của cấp trên.
