MÔ TẢ CHI TIẾT NGHIỆP VỤ
Thực hiện hiệu quả công việc vận hành Tòa nhà
- Quản lý tài sản thuộc vận hành Tòa nhà.
- Quản lý dịch vụ Lễ tân: đảm bảo nhân viên thực hiện đúng Quy chuẩn dành cho Lễ tân và các công tác văn thư.
- Quản lý cây xanh, cảnh quan: đảm bảo số lượng và chất lượng cây xanh, trang trí văn phòng các dịp lễ/Tết.
- Đảm bảo công tác vận hành về kỹ thuật: bảo hành bảo trì hệ thống Tòa nhà; Quy trình xử lý sửa chữa kỹ thuật nhanh chóng hiệu quả; Giám sát thi công, giám sát nhà thầu đảm bảo an toàn.
- Quản lý dịch vụ vệ sinh, xử lý côn trùng, khử mùi: Đảm bảo số lượng nhân sự và chất lượng dịch vụ; cung cấp đầy đủ vật tư và nhu yếu phẩm vệ sinh.
- Quản lý an toàn PCCC và an ninh bên trong Tòa nhà:
- Tổ chức diễn tập PCCC định kỳ.
- Phối hợp với Ban thanh tra tập đoàn kiểm tra an toàn hệ thống tòa nhà theo định kỳ.
- Tiếp đón các đoàn thanh tra kiểm tra về ISO, An toàn vệ sinh lao động, PCCC.
- Quản lý toàn bộ tài sản và kiểm soát tài sản ra vào tại khu vực được giao.
- Phối hợp Ban an ninh kiểm tra giám sát các công tác liên quan an toàn PCCC Tòa nhà.
- Quản lý quy trình kiểm tra PCCC định kỳ hàng tuần (Kỹ thuật và Bảo vệ phối hợp).
Hỗ trợ công tác quản lý thuê và cho thuê khu vực Shophouse/Gallery, cho thuê mặt bằng tổ chức sự kiện
- Hỗ trợ công tác quản lý và kiểm soát khách thuê, hợp đồng, chi phí vận hành và các chi phí khác có liên quan.
- Tham gia lập kế hoạch kinh doanh thuê và cho thuê, báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác phát sinh tại địa điểm được giao quản lý.
Kiểm soát ngân sách, quản lý thanh toán chi phí
- Theo dõi ngân sách hoạt động của tòa nhà đảm bảo việc sử dụng ngân sách tiết kiệm, hiệu quả và không vượt ngân sách đã được phê duyệt.
- Thực hiện công tác thanh toán đầy đủ, đúng quy trình quy định
Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu
- Thực hiện báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính định kỳ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian
Kỹ năng lập và theo dõi kế hoạch & kết quả công việc
Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhà Hàng Khách sạn, Thương mại, Kinh tế, Tài chính hoặc các ngành nghề tương đương.
Sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel, Power Point…), phần mềm hỗ trợ thông tin
Hiểu biết về nghiệp vụ Quản lý tài sản, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý lưu trữ hồ sơ & Quản lý văn phòng Sàn Giao dịch
Kiến thức chung về hành chính
Kiến thức về vận hành cao ốc/chung cư / văn phòng
Kiến thức về ngành bất động sản
Từ 03- 05 năm kinh nghiệm ở vị trí Trưởng phòng Vận Hành ở các công ty trong ngành Bất động sản; hoặc kinh nghiệm tương đương vị trí quản lý vận hành ở các ngành dịch vụ.
