Mục đích
- Kiểm soát các khoản chi nhằm đảm bảo chi phí hợp lý, hợp lệ.
- Tham gia vào quá trình xây dựng, cải tiến và hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty với điều kiện không vi phạm nguyên tắc độc lập, khách quan quy định.
- Đưa ra những đề xuất- kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của các quy trình, quy định, góp phần đảm bảo Công ty hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
- Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin và hoạt động liên tục của hệ thống thông tin.
- Rà soát, đánh giá độc lập, khách quan về mức độ đầy đủ, tính thích hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Phát hiện và ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và hoạt động của Công ty.
- Thực hiện báo cáo phân tích chuyên sâu nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí, đưa ra các đề xuất để hỗ trợ cho Ban lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định kinh doanh.
- Kiểm soát việc sử dụng các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
- Thực hiện kiểm soát về tài chính, kế toán và hoạt động tại công ty.
Nhiệm vụ chủ yếu
Kiểm soát tuân thủ
- Đánh giá hoạt động, phân tích dữ liệu, hồ sơ của các phòng ban và/hoặc phỏng vấn CBNV liên quan hoặc trao đổi Ban lãnh đạo nhằm:
Xác định các vi phạm, gian lận, lãng phí thời gian và nguồn lực hoặc thiếu tuân thủ về chính sách, quy trình của Công ty và quy định nhà nước.
Đảm bảo tính tuân thủ quy định nội bộ và quy định nhà nước (đầu tư, xây dựng, mua hàng, thuế, XNK, lao động,…)
- Lấy ý kiến bộ phận liên quan để cập nhật, cải tiến, hoàn thiện hệ thống nội bộ.
- Tổng hợp, phân tích, kiểm tra và báo cáo Trưởng, Phó BKS khi nhận thấy các điểm bất thường, đặc biệt hoặc không tuân thủ.
- Xây dựng/cập nhật hệ thống văn bản nhà nước, nội bộ.
- Tư vấn, tham mưu đến Trưởng, Phó BKS nhằm hoàn thiện hệ thống.
- Công việc khác do Trưởng, Phó BKS phân công.
Kiểm soát chi phí
- Thực hiện báo cáo phân tích chuyên sâu nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí, đưa ra đề xuất đến Trưởng, Phó BKS.
- Phân tích chi phí phát sinh, đánh giá tính hiệu quả trong việc sử dụng chi phí.
- Kiểm soát chi phí đầu tư, hoạt động, vận hành nhằm đảm bảo hợp lý, hợp lệ.
- Kiểm soát hồ sơ mua sắm đầy đủ theo quy định, đảm bảo giá mua phù hợp với chất lượng, dịch vụ. Số lượng giao hàng, thời gian giao hàng phù hợp với nhu cầu sử dụng; Số tiền thanh toán phù hợp với các nội dung điều khoản trên đơn hàng/hợp đồng và thực tế;
- Thực hiện đánh giá, khảo sát giá thị trường về thông tin khách hàng/nhà cung cấp, giá thị trường, các loại hàng hóa dịch vụ mua thường xuyên/định kỳ theo kế hoạch kiểm soát.
- Kiểm soát việc sử dụng tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
- Đánh giá hệ thống phân tích, hệ thống báo cáo quản trị chi phí tại công ty.
- Theo dõi việc cấp phát, sử dụng CCDC, nguyên vật liệu. Đánh giá công tác quản lý và hiệu quả sử dụng.
- Công việc khác do Trưởng, Phó BKS phân công.
Kiểm soát các rủi ro về thuế
- Soát xét báo cáo thuế GTGT, TNCN, TNDN và công tác quyết toán năm theo kế hoạch kiểm soát hoặc chỉ đạo từ Trưởng BKS.
- Kiểm tra công tác lưu trữ, tính đầy đủ, đúng đắn của hồ sơ, chứng từ kế toán, thuế.
- Xây dựng/cập nhật hệ thống văn bản (pháp lý, nội bộ) liên quan đến: kế toán tài chính, thuế.
- Soát xét dữ liệu quyết toán sản xuất xuất khẩu, kiểm soát công tác hoàn thiện hồ sơ thuế/hải quan liên quan đến loại hình Nhập SXXK tại Công ty.
- Kiểm tra hệ thống kế toán về: thông tin kế toán (đầy đủ, chính xác, kịp thời), công tác vận hành kế toán đảm bảo hữu ích trong việc đánh giá, ra quyết định của Ban lãnh đạo.
- Công việc khác do Trưởng, Phó BKS phân công.
Kiểm soát chất lượng điều thô, điều nhân
- Đánh giá, kiểm tra quá trình kiểm soát chất lượng thành phẩm, bán thành phẩm trong quá trình sản xuất, đóng gói, lưu trữ và xuất bán.
- Đánh giá nguyên nhân hao hụt hàng hóa, nguyên liệu đầu vào, thành phẩm, bán thành phẩm trong quá trình lưu kho, sản xuất, gia công, đóng gói.
- Đánh giá, kiểm tra quá trình kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào: Tiếp nhận thông tin từ BP.KCS (về dữ liệu thống kê nguyên liệu đầu vào, đánh giá phân loại chất lượng nguồn nguyên liệu…) để có ý kiến đánh giá, theo dõi chất lượng hàng hóa đầu vào.
- Tham gia cùng BP.KCS để kiểm tra, đánh giá chất lượng hàng hóa trong một số trường hợp cần thiết (khi nhập, khi bán hàng, khi mang đi sản xuất) hoặc theo phân công của Trưởng BKS.
- Kiểm tra, đánh giá quá trình sản xuất, gia công, đóng gói liên quan đến công tác phân loại, quản lý thành phẩm, bán thành phẩm tại Nhà máy, CSGC.
- Kiểm tra, giám sát công tác bảo quản hàng hóa, nguyên liệu đầu vào, thành phẩm, bán thành phẩm để không làm tiêu hao hay suy giảm chất lượng.
- Chủ động đề xuất giải pháp để việc kiểm tra chất lượng sản phẩm đạt hiệu quả cao nhất.
- Báo cáo tình hình, tham mưu, tư vấn đến Trưởng/phó BKS về công việc phụ trách.
- Kiểm tra, đánh giá công tác hun trùng, đặt thuốc xông trùng kho bãi và hàng hóa lưu kho.
- Định kỳ, độc lập kiểm tra công tác bảo quản/xử lý chất lượng hàng hóa.
- Đánh giá nguyên nhân khách hàng trả hàng/giảm trừ giá (khi đã xuất bán) hoặc khách hàng không đồng ý đóng hàng/ từ chối nhận hàng vì không đạt chất lượng.
- Trao đổi, làm việc với BP.KCS điều thô/ điều nhân về tình hình chất lượng thành phẩm, bán thành phẩm khi cần thiết hoặc theo phân công của Trưởng BKS.
- Công việc khác do Trưởng, Phó BKS phân công.
Kiểm soát hoạt động tại Nhà máy & các cơ sở gia công
- Kiểm tra, kiểm soát định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại các công đoạn.
- Kiểm soát công tác thanh lý hàng cấp dưới, thanh lý phế liệu, thanh lý tài sản…
- Đánh giá hiệu quả sử dụng vật tư – bao bì sản xuất.
- Xem xét báo cáo kiểm kê và theo dõi khắc phục sau kiểm kê (nếu có).
- Đánh giá công tác tổ chức, phân công, hiệu quả sử dụng nguồn lực tại Nhà máy và các CSGC.
- Kiểm soát công tác bảo trì – bảo dưỡng máy móc, thiết bị tại Nhà máy.
- Theo dõi, đánh giá công tác ghi nhận, báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa; Đánh giá nguyên nhân chênh lệch thừa/ thiếu hàng tồn kho (Thành phẩm, bán thành phẩm, hàng tẩm vị…).
- Kiểm soát giá thành tại Nhà máy.
- Đánh giá thực hiện các quy trình, quy định, hướng dẫn tại Nhà máy và các CSGC.
- Công việc khác do Trưởng, Phó BKS phân công.
