Chuyên viên Kiểm soát chứng từ, dữ liệu tài sản cố định/ Fixed Asset Data and Document Specialist

Mục đích công việc

Đảm bảo thực hiện kiểm tra hồ sơ nghiệm thu dự án so với hợp đồng các dự án thuộc phạm vi phụ trách đảm bảo đúng theo Hợp đồng (hồ sơ nghiệm thu từng phần và toàn phần được kiểm soát theo đúng qui định kiểm tra hồ sơ và nghiệm thu, các công ty nhà máy
– Triển khai và kiểm soát kiểm tra hồ sơ nghiệm thu dự án so với hợp đồng các dự án thuộc phạm vi phụ trách đảm bảo đúng theo Hợp đồng (hồ sơ nghiệm thu từng phần và toàn phần được kiểm soát theo đúng qui định kiểm tra hồ sơ và nghiệm thu, các công ty nhà máy
– Triển khai và kiểm soát “Quản lý hồ sơ, giấy tờ có giá Bất Động Sản”
– Thực hiện kiểm tra bàn giao tài sản BIÊN BẢN BÀN GIAO (HAND – OVER FORM) (áp dụng từ cấp Phó/Trưởng phòng trở lên).
– Thực hiện tiếp nhận, đối chiếu & bàn giao hồ sơ nghiệm thu dự án so với hợp đồng các dự án thuộc phạm vi phụ trách đảm bảo đúng theo Hợp đồng (hồ sơ nghiệm thu từng phần và toàn phần được kiểm soát theo đúng qui định kiểm tra hồ sơ và nghiệm thu, các công ty nhà máy
– Thực hiện bàn giao tài sản cố định dự án & tài sản trang thiết bị sau khi nghiệm thu (bao gồm cả công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng, cây cảnh) cho đơn vị sử dụng cho trường hợp cấp mới và thay thế tài sản hư hòng và cập nhật đơn vị sử dụng thiết bị lên SAP nhằm đảm bảo tất cả tài sản được được theo dõi đầy đủ và chính xác trên SAP và thực tế.
Đảm bảo kiểm soát tài sản cố định (chính sách, quy trình, HDCV, SAP – module PM) bao gồm máy móc thiết bị, nhà xưởng, bất động sản, thiết bị vận chuyển, công cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng và thiết bị ICS.
– Thực hiện tạo hồ sơ nghiệm thu trên PRM trên PRM đối với: dịch vụ bảo hiểm cháy nổ bắt buộc TSCĐ; bảo hiểm TNDS bắt buộc phương tiện vận chuyển.
– Thực hiện tạo reser trên SAP cho trường hợp cấp phát/hoàn kho tài sản
– Thực hiện tuân thủ tài sản cố định (chính sách, quy trình, HDCV, SAP – module PM) bao gồm máy móc thiết bị, nhà xưởng, bất động sản, thiết bị vận chuyển, công cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng và thiết bị ICS.
Đảm bảo thực hiện kiểm kê tài sản cố định theo danh sách tài sản đã được thống nhất với kế toán tài sản theo đúng quy trình quy định. Thiết lập danh sách kiểm kê theo kế hoạch được phân công
– Tổng hợp kết quả kiểm kê so với SAP, các phản hồi của enduser cho các tài sản hư hỏng, thiếu , không có kế hoạch sử dụng v.v và nêu đề xuất giải quyết các trường hợp bất thường.
– Cập nhật tình trạng tài sản theo đề xuất trong báo cáo đã được CEO duyệt lên SAP nhằm đảm bảo tài sản chính xác và đầy đủ.
– Thông báo lịch kiểm kê và đi kiểm kê thực tế tại hiện trường, báo cáo số liệu thực tế sau kiểm kê
– Kiểm soát tình trạng điều chuyển tài sản, cập nhật hồ sơ, theo dõi hoàn trả và báo cáo theo khu vực phân công đảm bảo tài sản được điều chuyển, cập nhật hồ sơ đúng yêu cầu
Đảm bảo thực hiện Quản lý, giám sát liên quan đến việc sử dụng, vận hành, di chuyển giữa các khu vực và thanh lý tài sản theo quy định/ chính sách công ty.
– Tiếp nhận các Notification NCR và bảo hành và làm việc với các bộ phận để lấy đầy đủ thông tin về vật tư bị lỗi
– Thực hiện,giám sát bộ phận thực hiện vệ sinh, bảo quản thiết bị ngưng hoạt động thuộc phạm vi quản lý theo phê duyệt của CEO; thực hiện 3S (vệ sinh, nhận dạng/định danh thiết bị điều chuyển) nhằm bảo toàn giá trị và sẵn sàng tái dụng trong phạm vi các công ty/nhà máy.
– Làm việc với nhà cung cấp và enduser để đàm phán việc bảo hành theo đúng thời gian quy định
– Phân tích nguyên nhân vật tư lỗi va thống nhất giải pháp xử lý với các bộ phận để đưa ra giải pháp phòng ngừa
– Lập hồ sơ, báo cáo xử lý các khiếu nại theo quy định để kiểm soát các khiếu nại NCR về chất lượng và bảo hành vật tư MRO
– Kiểm soát việc thực hiện claim bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm tai nạn dân sự bắt buộc cho các tài sản khi có sự cố xảy ra:
+ Tiếp nhận thông tin sự cố từ các bộ phận liên quan để chuyển thông tin sự cố đến Công ty bảo hiểm
+Thực hiện lập danh mục tài sản cần mua bảo hiềm và tính toán đề xuất giá trị cần mua bảo hiểm theo qui định của luật hằng năm hoặc khi phát sinh tài sản cần mua bảo hiểm
+ Theo dõi, báo cáo tình trạng khắc phục sự cố cho tài sản bị thiệt hại nhầm đảm bảo hồ sơ bảo hiểm được xử lý xong.
+ Thu thập thông tin, hồ sơ chứng từ liên quan đến yêu cầu bảo hiểm cho tài sản nhằm cung cấp thông tin cho công ty Bảo hiểm thực hiện.

– Tốt nghiệp Cao Đẳng Kỹ thuật cơ/ Điện trở lên, hoặc các ngành liên quan
– Có kiến thức về kỹ thuật, bảo trì máy móc thiết bị, phân tích dữ liệu, lập kế hoạch, quản lý hồ sơ,..
– Kỹ năng làm việc nhóm
– Kỹ năng đàm phán, kỹ năng phân tích
– Ưu tiên đã từng làm việc tại các Nhà máy sản xuất Bia, giải khát,thực phẩm, Nhà máy bao bì, gia công cơ khí,giám sát các công trình xây dựng Civil , hạng mục thiết bị M&E
– Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kỹ thuật Cơ điện, Bảo trì, Dự án.
– Ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng hệ thống ERP(SAP) về quản lý dữ liệu Bảo trì, tài sản
– Tiếng Anh: đọc hiểu tài liệu kỹ thuật và hợp đồng
– Tin học văn phòng (Mirosoft officer: Word, Excel, Powerpoint), Autocad

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-07-06 18:05:03