MỤC TIÊU CHỨC DANH (JOB PURPOSE)
Chịu trách nhiệm tổng hợp, theo dõi và hỗ trợ các hoạt động tài chính – hành chính – hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Showroom, đảm bảo thông tin, báo cáo và hồ sơ được xử lý đúng hạn – chính xác – tuân thủ quy định, góp phần hỗ trợ hiệu quả cho Ban Giám đốc và các bộ phận vận hành.
NHIỆM VỤ & TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Tổng hợp & kiểm soát kế hoạch tài chính Showroom
Tổng hợp kế hoạch tài chính, ngân sách chi phí của các Showroom.
Lập báo cáo chi phí định kỳ (ngày/tuần/tháng).
Theo dõi, phát hiện các khoản chi bất thường và báo cáo kịp thời cho Giám đốc Showroom/BGĐ.
Đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo tính chính xác.
Hồ sơ thanh toán, tạm ứng & trình phê duyệt
Tổng hợp hồ sơ thanh toán, tạm ứng các chi phí phát sinh tại Showroom.
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ trước khi trình phê duyệt (PD).
Gửi hồ sơ đúng quy trình tới các bộ phận phụ trách (Kế toán, Tài chính, HO…).
Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và phản hồi kịp thời cho các bộ phận liên quan.
Báo cáo & tổng hợp thông tin cho CBLĐ/BGĐ
Tổng hợp báo cáo theo yêu cầu của CBLĐ/BGĐ.
Tổng hợp và trình phê duyệt các vấn đề phát sinh từ Showroom.
Truyền đạt kịp thời các yêu cầu/chỉ đạo từ BGĐ đến các bộ phận liên quan.
Hỗ trợ hợp đồng & đối tác
Hỗ trợ giao dịch ký kết hợp đồng, phụ lục hợp đồng với:
Nhà cung cấp (NCC)
Đơn vị bảo hiểm
Các đối tác liên quan
Theo dõi tình trạng hợp đồng, phụ lục, thời hạn và các nội dung liên quan.
Hỗ trợ xử lý vấn đề nội bộ Showroom
Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh nội bộ liên quan đến hoạt động Showroom.
Là đầu mối hỗ trợ thông tin giữa Showroom và các phòng/ban chức năng.
Ghi nhận, tổng hợp và theo dõi việc xử lý các vấn đề tồn đọng.
Tuân thủ & phát triển cá nhân
Thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế, kỷ luật lao động của Công ty.
Tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo theo yêu cầu.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý/Giám đốc Showroom.
KẾT QUẢ/KPI CHÍNH
Báo cáo tài chính & chi phí đúng hạn, chính xác
Tỷ lệ hồ sơ thanh toán/tạm ứng được xử lý đúng quy trình, không bị trả lại
Thời gian xử lý hồ sơ & yêu cầu từ Showroom
Mức độ hỗ trợ kịp thời cho hoạt động kinh doanh & hậu mãi
Mức độ tuân thủ nội quy, quy trình nội bộ
QUYỀN HẠN
Được tiếp cận dữ liệu, hồ sơ và thông tin cần thiết phục vụ công việc.
Được phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý công việc.
Được đề xuất cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả hỗ trợ kinh doanh.
QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Báo cáo cho:
Giám đốc Showroom
Phối hợp nội bộ:
Các khối, phòng ban trong Công ty
Phối hợp bên ngoài:
Khối Kinh doanh Showroom VinFast
Nhà cung cấp (NCC)
Đơn vị bảo hiểm và đối tác liên quan
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7
Sáng: 08h00 – 12h00
Chiều: 13h00 – 17h00
Trang bị: Laptop, văn phòng phẩm
Chế độ, phúc lợi: Theo chính sách Công ty
