MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Đảm bảo hoạt động hành chính và cơ sở vật chất của công ty vận hành ổn định, hiệu quả; hỗ trợ nhân viên và các phòng ban trong quá trình làm việc. Vị trí này chịu trách nhiệm quản lý không gian làm việc, tài sản, hậu cần, mua sắm và phối hợp với HR trong các hoạt động dịch vụ nội bộ nhằm nâng cao trải nghiệm nhân sự.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Quản lý cơ sở vật chất
Đảm bảo môi trường làm việc sạch đẹp, an toàn, đúng tiêu chuẩn.
Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất văn phòng (điện, nước, điều hòa, bàn ghế, phòng họp…).
Phối hợp nhà cung cấp xử lý sửa chữa, bảo trì định kỳ và đột xuất.
Quản lý tài sản
Quản lý danh mục tài sản công ty: cập nhật, theo dõi nhập- xuất- tồn, tình trạng sử dụng.
Kiểm kê định kỳ, báo cáo chênh lệch và đề xuất thay thế, bảo trì.
Hỗ trợ thủ tục bàn giao, thu hồi tài sản khi nhân sự onboarding, offboarding.
Quản lý không gian làm việc
Chuẩn bị chỗ làm cho nhân viên mới, tối ưu hóa không gian khi công ty mở rộng.
Đảm bảo văn phòng luôn gọn gàng, chuyên nghiệp, thân thiện.
Quản lý sơ đồ chỗ ngồi, điều phối vị trí làm việc theo tình hình nhân sự.
Quản lý hàng tồn kho
Theo dõi xuất- nhập- tồn, đặt hàng kịp thời, kiểm soát mức tồn kho tối ưu.
Đảm bảo cung ứng đầy đủ cho các phòng .
Quản lý kho vật tư hành chính (văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao…).
Quản lý mua sắm cho hành chính – văn phòng
Chịu trách nhiệm mua sắm các vật tư, thiết bị và dịch vụ phục vụ hoạt động hành chính, văn phòng (như văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng,..).
Tiếp nhận yêu cầu, khảo sát nhà cung cấp, lấy báo giá và đề xuất lựa chọn phù hợp theo quy định công ty.
Theo dõi tiến độ giao hàng, nghiệm thu và phối hợp thanh toán đúng hạn.
Đảm bảo nghiệp vụ lễ tân/tiếp đón
Giao tiếp lịch thiệp, chuyên nghiệp, đảm bảo trải nghiệm tốt cho nhân sự, học viên và khách hàng khi đến công ty.
Hỗ trợ triển khai các nghiệp vụ lễ tân: tiếp đón khách, nhận- gửi bưu phẩm.
Quản lý và cấp phát đồng phục, công cụ làm việc
Theo dõi số lượng, kích cỡ đồng phục; đặt may bổ sung; cấp phát cho nhân sự mới.
Quản lý các công cụ làm việc (thẻ nhân viên, phụ kiện văn phòng…).
Quản lý hậu cần, vận chuyển
Làm việc với đơn vị vận chuyển, theo dõi chi phí và chất lượng dịch vụ.
Sắp xếp phương tiện giao nhận, vận chuyển tài liệu/hàng hóa.
Điều phối các nhu cầu di chuyển nội bộ khi có yêu cầu (họp, sự kiện…).
Quản lý thanh toán chi phí hành chính hàng tháng
Đối soát hóa đơn – chứng từ; làm việc với bộ phận Kế toán.
Theo dõi và báo cáo chi phí hành chính hằng tháng.
Tổng hợp và chuẩn bị hồ sơ thanh toán các chi phí: văn phòng phẩm, nước uống, internet, vệ sinh, vận chuyển, bảo trì…
Các công việc khác theo sự phân công của quản lý.
