CÔNG TÁC LỄ TÂN
- Theo dõi tình hình đi muộn về sớm của nhân viên trong văn phòng Hà Nội
- Đón tiếp và hướng dẫn khách tới liên hệ, làm việc tại công ty
- Tổ chức và hỗ trợ các cuộc tiếp khách của Công ty
- Tiếp nhận công văn đi, đến, thư tín, tài liệu… rồi chuyển lại các phòng ban liên quan
- Chuyển phát nhanh giấy tờ, hồ sơ cho các phòng ban
CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THEO DÕI TÀI SẢN
- Theo dõi sự sắp xếp, trang trí phòng ốc để đảm bảo hình ảnh thẩm mỹ, chuyên nghiệp cho công ty.
- Phụ trách thực hiện kiểm kê giám sát tài sản toàn công ty theo định kỳ
- Kiểm soát công tác tạp vụ, vệ sinh văn phòng và kết quả công tác vệ sinh
- Lập sổ theo dõi lên mã và dán mã tài sản tại công ty.
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
- Quản lý, lưu trữ và theo dõi giấy tờ quan trọng của Công ty ( Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép…..và giấy tờ cá nhân của BGĐ) và hợp đồng dịch vụ với đối tác.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu của các phòng ban và kiểm tra tài liệu trình ký BGĐ + trả tài liệu trình ký cho các đơn vị.
- Lập sổ theo dõi và báo cáo công tác đóng dấu
- Lấy số Công văn đi: (thông báo, quyết định, tờ trình)…., vào sổ công văn đến.
- Tổ chức và sắp xếp, thông báo, hoãn hủy các cuộc họp nội bộ, giữ vai trò thư ký cuộc họp, soạn thảo và lưu trữ các biên bản họp.
- Thực hiện công tác quản lý bảo quản con dấu và thực hiện đóng dấu theo quy định.
- Theo dõi lịch làm việc tuần của các bộ phận.
- Quản lý các mẫu giấy tờ hành chính, ban hành các form mẫu chuẩn, thống nhất, ví dụ như đơn xin nghỉ phép, nghỉ việc, tăng ca và cấp phát khi có nhu cầu.
CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ HÀNH CHÍNH
- Tổng hợp thanh toán chi phí nước uống, văn phòng phẩm, điện thoại (di động và cố định), internet và các chi phí hành chính phát sinh khác theo từng giai đoạn.
Công tác truyền thông nội bộ:
- Tổ chức các sự kiện nội bộ, viết bài về các sự kiện nội bộ.
CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ PHÁT TRIỂN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
Xây dựng và quảng bá hình ảnh nội bộ gắn kết CBNV
- Kế hoạch quảng bá hình ảnh của công ty, xây dựng văn hóa doanh nghiệp thông qua cách thức truyền thông và ấn phẩm truyền thông nội bộ.
- Đề xuất những ý tưởng mới gắn kết CBNV và tạo động lực làm việc.
- Quản lý các kênh truyền thông nội bộ.
- Xử lý khủng hoảng, những sai lệch từ thông tin bên ngoài gây bất lợi cho hình ảnh của công ty.
Thiết lập ngân sách truyền thông nội bộ:
- Đề xuất đánh giá tất cả kênh truyền thông để đưa giải pháp điều chỉnh.
- Thiết lập/theo dõi và báo cáo ngân sách truyền thông nội bộ
CÔNG TÁC KHÁC
- Thực hiện các công việc phát sinh theo sự chỉ đạo của TP, BGD
- Làm công tác hậu cần chuẩn bị cho các sự kiện của công ty (sinh nhật, du lịch, tất niên, liên hoan…)
- Thực hiện đề xuất các nội dung công việc phát sinh như: Đồng phục, y tế, vé máy bay,
- Xây dựng và duy trì nề nếp văn hóa công ty: Tổ chức thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ, sinh con, … Phân bổ chi phí công đoàn cho các nội dung chế độ của đoàn viên và tổ chức thực hiện.
- Chuẩn bị cho nhân viên mới đi làm việc (VPP, Vị trí làm việc, máy tính, email giới thiệu…)
- Quản lý nước uống, văn phòng phẩm và các chi phí khác…
- Quản lý và cấp phát đồng phục cho CBNV theo quy định.
- Thực hiện công tác hỗ trợ công việc các thành viên trong phòng khi có yêu cầu từ trưởng bộ phận
- Tổng hợp các loại báo cáo theo phòng, các nội dung thông tin tổng hợp theo phòng.
- Kiểm tra nhân viên nghỉ việc và mời ra khỏi nhóm.
CÔNG TÁC BÁO CÁO
- Báo cáo đột xuất theo yêu cầu công việc và yêu cầu của TP, BGĐ
- Báo cáo về các chuyên môn nghiệp vụ tại vị trí định kỳ và phát sinh theo quy trình, quy định công ty
TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN
TRÁCH NHIỆM
- Chịu trách nhiệm trước TBP và BGĐ trong phạm vi công việc được giao
QUYỀN HẠN
- Điều phối công việc theo phân công
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
- Yêu cầu các đơn vị phối hợp thực hiện công việc chung
