Các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực hành chính quản trị
Công tác hành chính văn phòng
Tổ chức thực hiện công tác (soạn thảo, quản lý, lưu trữ …) Văn thư theo đúng quy trình quy định;
Quản lý con dấu, tài sản hành chính theo phân công;
Chủ trì triển khai thực hiện các thủ tục thay đổi giấy tờ pháp lý, quản lý một cách khoa học;
Phối hợp họp, đào tạo, sự kiện nội bộ theo yêu cầu
2. Công tác mua sắm
Thực hiện in ấn, cung cấp các ấn phẩm phục vụ khách hàng đảm bảo tối ưu chi phí;
Làm việc với các đầu mối nhà thầu, cung cấp dịch vụ phục vụ công tác hành chính;
Tổ chức cung cấp dịch vụ hành chính: văn phòng phẩm, dịch vụ lưu trú, visa, vé máy bay…) của Ban Lãnh đạo và các cán bộ quản lý khác…;
Chủ trì, phối hợp với các Khoa/Phòng xây dựng quy định, định mức cấp phát đồng phục hợp lý, hiệu quả. Tổ chức mua sắm, cấp phát theo quy định; Tổ chức thực hiện kiểm tra, giám sát việc tuân thủ của CBNV.
Mua sắm, sửa chữa các hạng mục hành chính theo ngân sách đã được phê duyệt;
Thực hiện mua sắm phục vụ khách hàng, đoàn khám đảm bảo tối ưu chi phí so với ngân sách đề xuất ban đầu;
3. Quản lý cơ sở vật chất – trang thiết bị hành chính
Phối hợp triển khai thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, kiểm tra, giám sát việc tuân thủ của CBNV;
Tổ chức thực hiện công tác quản lý tài sản, trang thiết bị máy móc văn phòng;
Quản lý văn phòng phẩm, ấn phẩm, vật tư tiêu hao, đồng phục trong phạm vi hành chính;
Tổ chức thực hiện công tác môi trường, quản lý hồ sơ môi trường, tiếp đón làm việc với các đoàn thanh tra, kiểm tra.
Phối hợp với kỹ thuật / IT/ Ban quản lý tòa nhà khi có sự cố liên quan đến hạ tầng;
Quản lý phòng họp và chuẩn bị phòng họp theo yêu cầu;
Chịu trách nhiệm triển khai công tác an toàn, vệ sinh lao động tại Công ty. Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ của CBNV, kịp thời đề xuất Ban Lãnh đạo nhằm đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động tại Công ty;
Các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực Lái xe ( nếu có )
Tham gia, phối hợp xử lý sự cố hỏng hóc xe.
Giám sát việc quản lý, bảo dưỡng xe, thủ tục, giấy tờ bảo hiểm xe;
Tiếp nhận, phối hợp làm thủ tục tạm ứng, thanh toán cho việc bảo dưỡng, đổ xăng dầu, phí cầu đường, cho phí công tác;
Chủ trì và phân công nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận lái xe;
Các công tác bảo vệ ( nếu có )
Chủ trì và phân công nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận Bảo vệ;
Giám sát công tác tuần tra, canh gác bảo vệ tài sản, đảm bảo an ninh trật tự tại Công ty, Phòng khám.
Bố trí sắp xếp và trông giữ các phương tiện, tài sản của Khách hàng/ Người bệnh vào ra Công ty, Phòng khám;
Tổ chức và giám sát việc tiếp đón Khách hàng/Người bệnh vào khám chữa bệnh tại Phòng khám một cách ân cần, chu đáo;
Các công tác tạp vụ
Phối hợp với Phòng Điều dưỡng, các Khoa/Phòng có liên quan trong việc điều tiết công tác tạp vụ; xử lý các vụ việc liên quan;
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên tạp vụ;
Giám sát công tác tạp vụ, đảm bảo công tác vệ sinh buồng bệnh, hành lang Phòng khám, định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung toàn Phòng khám;
Là đầu mối làm việc với các cơ quan nhà nước về an toàn, vệ sinh lao động, xử lý rác thải trên địa bàn.
Điều tiết, giám sát tạp vụ đảm bảo công tác vệ sinh văn phòng;
Công việc khác
Đề xuất cải tiến quy trình, sắp xếp không gian, cách thức quản lý hành chính để nâng cao hiệu quả vận hành;
Tham gia các khóa đào tạo và các cuộc họp khi được yêu cầu. Xây dựng kế hoạch đào tạo, đào tạo cho nhân viên để nâng cao kỹ năng chuyên môn;
Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của Công ty;
Đánh giá KPIs cho nhân viên cấp dưới;
Xây dựng sơ đồ tổ chức của phòng;
Phối hợp với Hành chính quản trị các cơ sở Nura khác khi có yêu cầu thống nhất vận hành;
