- Tham mưu ban hành, tổ chức lữu trữ, quản lý toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
- Soạn thảo công văn thu hồi công nợ, gửi hồ sơ thu hồi công nợ qua email và bưu điện cho khách hàng.
- Quản lý, đặt mua văn phòng phẩm; in ấn tài liệu khi cần thiết; quản lý việc sử dụng tài sản, thiết bị, máy móc, tài liệu…
- Theo dõi công nợ của nhân viên: các khoản vay, tạm ứng, hoàn ứng và thường xuyên đối chiếu số liệu với kế toán.
- Lên thực đơn, tổng hợp báo cơm hằng ngày.
- Lên đơn thư bưu điện cho các phòng ban.
- Cấp phát đồng phục cho nhân viên, theo dõi và đặt đồng phục kịp thời.
- Đón tiếp khách đến giao dịch tại văn phòng, đặt tiệc (nếu cần thiết).
- Các thủ tục đề nghị thanh toán.
- Bao quát, theo dõi các hoạt động vệ sinh, điện, nước và các hoạt động phát sinh khác tại văn phòng.
Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch tuyển dụng nhân sự:
- Hướng dẫn cho nhân viên mới về những quy định, chính sách nhân sự của công ty.
- Xây dựng Bản mô tả công việc chuẩn cho từng vị trí các phòng ban.
- Lên kế hoạch tuyển dụng, lựa chọn các hình thức đăng tuyển hiệu quả nhất và trình cấp trên phê duyệt.
- Phối hợp với các Trưởng bộ phận tổ chức việc phỏng vấn, lựa chọn những ứng viên đạt yêu cầu.
- HĐLĐ/HĐCTV, theo dõi thời hạn và đề xuất tái ký hợp đồng.
- Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ các phòng ban.
- Làm báo cáo đánh giá kết quả tuyển dụng, thử việc trình cấp trên.
- Gọi điện thoại hoặc gửi email thông báo đến những ứng viên đã trúng tuyển.
- Chuẩn bị sẵn hợp đồng lao động để ký kết với nhân viên mới.
- Thực hiện việc đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ, gửi email mời phỏng vấn ứng viên.
Đào tạo:
- Tổng hợp nhu cầu đào tạo của phòng ban, liên hệ lấy báo giá, trình Giám đốc phê duyệt và triển khai việc đào tạo đến nhân viên, theo dõi quá trình thực hiện.
Vận hành hệ thống bảng lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác:
- Tham mưu tổ chức các sự kiện du lịch, tất niên, …
- Hàng tháng, tổng hợp ngày công, tính lương, thưởng, tăng ca, tiền điểm, các khoản phụ cấp khác cho người lao động và chuyển bộ phận kế toán kiểm tra, gửi cho người lao động check.
- Cập nhật các thay đổi về việc nâng – hạ lương cho người lao động, kết hợp làm quyết định.
- Căn cứ vào thị trường lao động, các điều kiện thực tế, đưa ra các phương án điều chỉnh mức lương, thưởng và chế độ đãi ngộ xứng đáng với người lao động và trình cấp trên xem xét.
- Theo dõi, đề xuất, làm thanh toán các phúc lợi khác như sinh nhật, hiếu hỷ, ngày lễ tết,… cho nhân viên đã ký HĐLĐ.
- Phổ biến các chính sách phúc lợi cảu công ty đến người lao động, giải thích nếu nhân viên có thắc mắc.
Triển khai thực hiện các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên:
- Chuẩn bị các hồ sơ, thủ tục cần thiết và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm liên quan để người
