Tổng hợp dữ liệu và báo cáo
Chịu trách nhiệm mua sắm các hạng mục thuộc phạm vi hành chính (ngoại trừ thiết bị Công nghệ thông tin).
Thực hiện tổng hợp, cập nhật các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) theo yêu cầu của quản lý.
Thực hiện tất cả các công việc liên quan đến quản lý chi phí hành chính: xây dựng định mức, kiểm soát chi phí, ngân sách, báo cáo chi phí hành chính định kỳ/đột xuất.
Thống kê, phân tích và kiểm soát chi phí hành chính – vận hành; theo dõi ngân sách, đối chiếu số liệu và đề xuất điều chỉnh khi cần.
Quản lý tài sản
Tham gia kiểm kê tài sản định kỳ/đột xuất.
Kiểm tra hệ thống điện, điện lạnh văn phòng, hệ thống nước, phòng cháy chữa cháy, chống sét, báo cháy.
Đề xuất các phương án bảo quản và khai thác tài sản bất động sản hiệu quả.
Thực hiện các thủ tục công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng bất động sản và các thủ tục liên quan đến giấy tờ nhà đất.
Lập kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì, nâng cấp hàng năm.
Thực hiện thanh lý tài sản định kỳ/đột xuất.
Tổ chức bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa theo kế hoạch hoặc khi phát sinh.
Thực hiện các công tác sửa chữa nhỏ thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản.
Theo dõi và định kỳ tổ chức kiểm tra hiện trạng bất động sản.
Quản lý cơ sở hạ tầng, sắp xếp khu vực làm việc, lưu trú cho cán bộ nhân viên.
Thực hiện các hạng mục xây dựng và bảo trì khác ngoài phạm vi quản lý của các đơn vị quản lý dự án và kỹ thuật sản xuất, nông nghiệp.
Quản lý tài sản, máy móc trang thiết bị, công cụ dụng cụ nhóm Văn phòng.
Trang cấp, theo dõi danh mục và tình hình sử dụng, bảo quản tài sản, máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động hành chính, văn phòng.
Lập và triển khai kế hoạch xây dựng, sửa chữa, cải tạo.
Quản lý bất động sản (ngoại trừ đất nông nghiệp).
Quản lý văn thư
Quản lý con dấu và sử dụng con dấu đúng quy định.
Quản lý, cập nhật danh mục và lưu giữ toàn bộ hồ sơ của Công ty (pháp lý, từ thiện, bằng khen, giấy khen, …); cung cấp bản sao hồ sơ cho các đơn vị theo yêu cầu.
Quản lý và giải quyết công văn đi – công văn đến.
Quản lý kho văn bản lưu trữ tập trung và định kỳ tiếp nhận hồ sơ lưu trữ.
Thực hiện các thủ tục hành chính: photo, sao y, công chứng, dịch thuật hồ sơ.
Công tác hành chính phục vụ
Tổ chức sự kiện, hội nghị, các hoạt động tài trợ nội bộ.
Tổ chức hoạt động bếp ăn tập thể, nhà nghỉ công vụ.
Chăm sóc cảnh quan, vệ sinh môi trường khu vực văn phòng và khuôn viên Công ty, đảm bảo an toàn, gọn gàng, sạch đẹp.
Theo dõi và thực hiện các hợp đồng mua dịch vụ điện, nước, viễn thông, …
Tổ chức cúng định kỳ/đầu vụ/đột xuất.
Phục vụ hậu cần cho các hoạt động của Công ty.
Quản lý kho hậu cần hành chính.
Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên.
