Daily Finance Operations / Xử lý tài chính hằng ngày
• Prepare payment requests and reimbursement forms for approval.
• Manage company bank transaction records with accuracy.
• Quản lý thu chi tài khoản ngân hàng của công ty, đảm bảo chính xác.
• Reconcile AP with Japanese breweries and suppliers; confirm payment cycles; handle cross- border transactions.
• Đối chiếu công nợ phải trả với nhà máy rượu Nhật & nhà cung cấp; xác nhận kỳ thanh toán; xử lý thanh toán quốc tế.
• Đối soát công nợ phải thu với các nhà hàng, theo dõi thanh toán, xác nhận tiền thực nhận.
• Reconcile AR with restaurant partners, follow up payments, verify actual receipts.
• Chuẩn bị phiếu đề nghị thanh toán, phiếu hoàn ứng và trình duyệt.
Invoice & Tax Documentation / Hóa đơn & Hỗ trợ thuế
• Check invoice details with restaurants and send to clients.
• Xuất hóa đơn điện tử, quản lý ký hiệu hóa đơn, đối chiếu hóa đơn và đơn hàng.
• Kiểm tra thông tin hóa đơn với nhà hàng và gửi cho khách.
• Organize tax documents and assist external accountants/tax consultants.
• Tổng hợp chứng từ thuế và hỗ trợ kế toán/đơn vị tư vấn thuế nộp báo cáo định kỳ.
• Issue e- invoices, manage invoice codes, match invoices with orders.
Cross- border Settlement / Thanh toán quốc tế
• Manage international remittances and ensure timely, secure payments.
• Assist brewery payments including FX checks, SWIFT/TT, and trade documents.
• Quản lý chuyển khoản quốc tế, đảm bảo chính xác và đúng hạn.
• Familiar with multi- currency settlements
• Thành thạo thanh toán đa tiền tệ
• Hỗ trợ thanh toán với các nhà máy rượu Nhật (tỷ giá, chuyển khoản SWIFT/TT, chứng
Administration & Documentation / Quản lý hành chính & hồ sơ
• Maintain contracts, purchase orders, receipts, logistics documents.
• Quản lý con dấu công ty, giấy ủy quyền, bản sao giấy phép kinh doanh.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thông quan & nhập khẩu rượu.
• Arrange meetings, car bookings, flights, and office supplies.
• Quản lý hợp đồng, đơn mua hàng, phiếu thu/chi, chứng từ logistics.
• Manage company stamps, authorization letters, license copies.
• Sắp xếp họp, đặt xe, đặt vé máy bay, mua sắm văn phòng phẩm.
• Assist with customs and import documentation.
Financial Reporting / Báo cáo tài chính & nội bộ
• Prepare monthly expense summaries, cost analysis, and cash- flow reports.
• Lập báo cáo tổng chi phí tháng, phân tích chi phí, báo cáo dòng tiền.
• Tổng hợp dữ liệu bán hàng & tồn kho, cung cấp báo cáo cơ bản cho Operations Manager.
• Compile sales & inventory data and provide financial insights.
Internal & External Coordination / Điều phối nội bộ & bên ngoài
• Coordinate billing and payment tracking with sales.
• Coordinate with breweries, forwarders, and banks.
• Verify warehouse/ logistics costs.
• Liên hệ với nhà máy rượu, đơn vị vận chuyển, ngân hàng.
• Làm việc với team Sales về công nợ & tiến độ thanh toán.
• Đối chiếu chi phí nhập kho, xuất kho, phí vận chuyển.
Payroll Preparation & Salary Payment / Chuẩn bị và chi trả lương
• Submit for management approval and process salary payment.
• Prepare monthly payroll including salary, KPI/bonus, attendance, OT, insurance, PIT.
• Trình duyệt ban lãnh đạo, sau đó tiến hành chi lương.
• Quản lý hồ sơ lương và đảm bảo bảo mật.
• Maintain payroll records securely.
• Chuẩn bị bảng lương hằng tháng: lương cơ bản, KPI/thưởng, chấm công, tăng ca,bảo hiểm, thuế TNCN.
