CHỨC NĂNG
Thực hiện dưới sự chỉ đạo của Quản lý trực ca / AFOM / FOM hoặc đại diện của anh ấy / cô ấy và trong các chính sách và thủ tục của công ty đã thiết lập. Giám sát BP lễ tân chịu trách nhiệm về hoạt động trơn tru và hiệu quả của Lễ tân. Ông/Bà cũng có trách nhiệm đảm bảo sự hài lòng tối đa của khách từ thời điểm nhận phòng cho đến khi trả phòng. Điều này bao gồm giám sát và kiểm soát đặt phòng, di chuyển nhóm, phân bổ phòng, kiểm tra phân công phòng VIP, tình trạng phòng phân phối phòng.
NHIỆM VỤ
- Lưu ý, kiểm tra, đôn đốc toàn bộ các thành viên trong ca thực hiện nhiệm vụ.
- Luôn nhiệt tình, có đạo đức và tế nhị về tất cả các sự việc liên quan tới hoạt động kinh doanh của khách sạn và luôn là một thành viên tích cực của đôi.
- Phân bổ các thành viên trong ca để thực hiện các công việc hiệu quả nhất.
- Chịu trách nhiệm các nội dung phức tạp được truyền đạt tại sổ bàn giao, sổ giao ca.
- Phát triển mối quan hệ lịch thiệp và chuyên nghiệp với các đồng nghiệp trong bộ phận cũng như thông tin liên lạc giữa các nhân sự khác trong khách sạn.
- Luôn giữ tác phong, ngoại hình tốt, gọn gàng, và nơi làm việc sạch sẽ.
- Có được các thông tin chính xác để thực hiện chủ trì các buổi họp giao ban.
Đảm bảo tất cả khách hàng nhận được tiếp đón nồng nhiệt từ khách sạn cũng như tạo ra được mối quan hệ mật thiết với từng khách để chắc chắn họ được tận hưởng kỳ nghỉ của mình.
- Rà soát các báo cáo về “khách đến, khách đang lưu trú, khách đi” cho ngày hôm sau và gửi đến tất cả bộ phận liên quan.
- Tham gia đầy đủ các buổi họp, chương trình đào tạo do bộ phận- phòng HCNS hoặc công ty tổ chức. Vì lý do gì vắng mặt phải được sự phê duyệt của FOM và phải nắm bắt từ đồng nghiệp sau đó.
- Chịu trách nhiệm về việc sử dụng có thứ tự các chứng từ có số như các hoá đơn hành chính, mẫu đơn chi tiền, huỷ thu, đổi ngoại tệ...
- Kiểm tra hoá đơn khách đã đúng các khoản thu và trả đúng tài khoản (bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, chi phiếu hay trả vào phòng).
- Đảm bảo toàn bộ các khu vực làm việc của sảnh trong ca được giữ sạch sẽ và tiện lợi.
- Tiếp nhận các yêu cầu và gửi tới các bộ phận liên quan để đáp ứng mức tối đa nhất mong đợi của khách.
- Tiếp nhận và báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh trong khi xử lý các yêu cầu của khách cho Trưởng để có hướng chỉ đạo giải quyết phù hợp, đảm bảo dịch vụ hoản hảo.
- Giữ bí mật thông tin cá nhân và số phòng của khách tại quầy lễ tân cũng như qua các cuộc hội thoại qua điện thoại.
- Rà soát việc huẩn bị thư chào đón khách, bì đựng chìa khoá và các vật dụng liên quan trước khi khách đến
- Nắm rõ các lối thoát hiểm, an toàn khu phòng nghỉ, quy trình phòng cháy chữa cháy, khuyến khích khách dùng két sắt an toàn và hướng dẫn họ cách sử dụng khi cần
- Giải quyết các phàn nàn của khách theo quy trình, báo cáo cho quản lý trực ca / Trưởng bộ phận để theo dõi khi cần thiết.
- Chịu trách nhiệm và bàn giao đầy đủ tất cả các tài sản trong tổ, nếu có bất kì tài sản nào bị mất, dù có nguyên nhân hay không có nguyên nhân, phải thông báo ngày cho quản lý trực ca / Trưởng bộ phận
- Cung cấp dịch vụ lịch thiệp và hiệu quả và nếu có thể thì đáp ứng từng yêu cầu của mỗi cá nhân khách
- Đảm bảo màn hình máy tính tại quầy luôn chính xác và các thông tin phải đầy đủ.
- Nhận toàn bộ các yêu cầu, các đặt phòng và đảm bảo rằng toàn bộ các tiêu chuẩn bao gồm cả hướng dẫn đàm thoại, yêu cầu về tài liệu thông tin khách sạn…được duy trì.
- Rà soát các booking cũng như việc phân phòng cho các khách đến ngày hôm sau, đặc biệt quan tâm đến các khách quan trọng và khách quay lại, hay các khách có yêu cầu đặc biệt.
- Rà soát việc thông báo tất cả các chi phí phát sinh khi trả phòng cho thu ngân, không được chậm trrẽ, cập nhật hồ sơ khách, để đầy đủ các khoản thanh toán..
- Quản lý, bàn giao và giải trình rõ ràng, chính xác các khoản tiền mặt lưu tại sảnh.
- Thao tác quỹ tiền mặt một cách chính xác và làm việc với thu ngân để nộp tiền cho kế toán.
- Duy trì liên tục cảnh giác và nhận thức về an ninh đặc biệt là vào ban đêm và báo cáo ngay những bất thường nảy sinh.
- Rà soát việc nhận bàn giao các hóa đơn sử dụng dịch vụ từ thu ngân cũng như việc phân các hoá đơn con của từng khách vào đúng các hộc hồ sơ của mỗi phòng.
- Nắm rõ tất cả các loại phòng, giá cả và tình trạng phòng trong mọi thời điểm. Bán hàng mọi cách để có thể đạt doanh thu cao nhất và công suất cao nhất, ví dụ, cố gắng bán các loại phòng có giá cao.
- Nắm chắc dữ liệu khách hàng đặc biệt là các khách quan trọng, cách ngoại giao và khách thường xuyên sử dụng dịch vụ.
- Phát triển, thúc đẩy toàn bộ các dịch vụ khác của khách sạn bất cứ khi nào có thể.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được cẩp trên giao cho mà chưa bao gồm trong bản mô tả công việc này.
- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên
