Xây dựng quy trình tiêu chuẩn làm việc cho bộ phận
- Tham gia việc xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình làm việc cụ thể cho mỗi vị trí công việc trong bộ phận.
- Thực hiện các điều chỉnh, thay đổi về tiêu chuẩn làm việc cho nhân viên theo những định hướng mới của khách sạn.
Quản lý, điều phối hoạt động của bộ phận
- Phối hợp với giám sát buồng phòng lên lịch làm việc cho nhân viên và thực hiện việc điều phối nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế.
- Lập kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận, triển khai – giám sát việc thực hiện kế hoạch hoàn thành đúng tiến bộ.
- Kiểm soát quy trình xử lý đồ thất lạc của khách.
- Thường xuyên kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên để đảm bảo đáp ứng được các tiêu chuẩn về chất lượng phục vụ, chất lượng vệ sinh trong phòng khách, phòng hội nghị, nhà hàng, khu vực công cộng… của khách sạn
Giải quyết các yêu cầu, phàn nàn từ khách hàng
- Triển khai phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách, giải quyết nhanh những điều khách phàn nàn để khách không có những ấn tượng không tốt về khách sạn
- Giải quyết những yêu cầu khó, những phàn nàn của khách mà nhân viên cấp dưới không xử lý được.
- Lưu lại nội dung những yêu cầu, phàn nàn khó của khách và hướng dẫn nhân viên cách xử lý khi gặp tình huống tương tự.
Tuyển chọn nhân sự cho Bộ phận
- Lên kế hoạch tuyển chọn nhân sự và phối hợp với bộ phận liên quan triển khai thực hiện.
- Trực tiếp phỏng vấn, tuyển chọn và đàm phán lương, thưởng, chế độ đãi ngộ với nhân viên mới.
- Chọn lựa những nhân viên có năng lực của bộ phận đảm nhận những vị trí cao hơn, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu công việc.
Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên
- Thiết lập chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên.
- Trực tiếp đào tạo hoặc phân công đào tạo nhân viên mới.
- Lên kế hoạch, tổ chức triển khai các khóa bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận và đảm bảo tính hiệu quả các khóa.
Các công việc phát sinh được yêu cầu khác
- Cập nhật tình hình hoạt động các trang thiết bị của bộ phận để có kế hoạch sửa chữa, thay thế mới để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
- Quản lý việc xuất – nhập các trang thiết bị, đồ dùng, vật dụng, hóa chất… cần thiết cho công việc của bộ phận.
- Tham gia các cuộc họp với ban quản lý khách sạn.
- Tích cực tham gia các hội nghị, hội thảo, khóa đào tạo về buồng phòng.
- Làm các báo cáo công việc theo quy định của khách sạn.
- Trực tiếp kiểm tra phòng lưu trú của khách, đoàn khách quan trọng của khu nghĩ dưỡng để đảm bảo đáp ứng những tiêu chuẩn chất lượng tốt nhất.
- Lập các mẫu form sử dụng cho quá trình hoạt động của bộ phận buồng phòng.
- Tổ chức các cuộc họp thường xuyên, đột xuất của bộ phận để triển khai công việc, phổ biến những chính sách mới…
- Hỗ trợ các bộ phận khác triển khai các hoạt động kinh doanh – phát triển khách sạn.
- Chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến hoạt động của bộ phận hiệu quả hơn.
- Thường xuyên kiểm tra nhật ký hoạt động của bộ phận để đảm bảo mọi công việc đều được giải quyết kịp tiến độ.
- Hướng dẫn nhân viên bộ phận sử dụng một cách hiệu quả, tiết kiệm: điện, nước, hóa chất…
- Xây dựng mối quan hệ tốt giữa các nhân viên trong bộ phận và với các bộ phận khác để phối hợp đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
- Các công việc khác theo chỉ đạo của Cấp trên
