Office Management:
Coordinate with vendors and service providers for office needs.
Oversee office budget and expenses, ensuring cost- effectiveness.
Maintain office systems, including supplies, equipment, and facilities.
Administrative Support:
Provide administrative assistance to various departments as needed.
Schedule meetings and appointments, and maintain calendars for executives.
Manage correspondence, including emails, calls, and letters.
Record Keeping:
Organize and archive documents, ensuring proper storage and retrieval.
Maintain accurate records and databases, both digital and physical.
Human Resources Assistance:
Post new recruitment through different platforms and arrange interviews.
Support HR in onboarding new employees and maintaining personnel records.
Communication and Coordination:
Facilitate communication within the company and distribute relevant information.
Serve as a point of contact between employees, management, and external parties.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Quản lý văn phòng:
Giám sát ngân sách và chi phí văn phòng, đảm bảo tiết kiệm chi phí.
Bảo trì hệ thống văn phòng, bao gồm vật tư, thiết bị và cơ sở vật chất.
Phối hợp với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ cho nhu cầu văn phòng.
Hỗ trợ hành chính:
Lên lịch các cuộc họp, cuộc hẹn và duy trì lịch trình cho các giám đốc điều hành.
Cung cấp hỗ trợ hành chính cho các bộ phận khác nhau khi cần thiết.
Quản lý thư từ, bao gồm email, cuộc gọi và thư từ.
Lưu trữ hồ sơ:
Tổ chức và lưu trữ tài liệu, đảm bảo lưu trữ và truy xuất hợp lý.
Duy trì hồ sơ và cơ sở dữ liệu chính xác, cả dạng số và dạng vật lý.
Hỗ trợ nguồn nhân lực:
Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc tiếp nhận nhân viên mới và lưu giữ hồ sơ nhân sự.
Đăng tuyển dụng mới thông qua các nền tảng khác nhau và sắp xếp các cuộc phỏng vấn.
Truyền thông và phối hợp:
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp trong công ty và phổ biến thông tin liên quan.
Phục vụ như một điểm liên lạc giữa nhân viên, ban quản lý và các bên bên ngoài.
